Производственная компания (фильтры): опыт аутсорсинга бухгалтерских функций с нестандартным графиком

Справка о компании-клиенте:

Немецкая компания по производству воздушных, масляных, топливных, салонных и других видов фильтров для всех современных типов двигателей и механизмов. Компания имеет более 60 филиалов по всему миру и около 16 000 сотрудников.

Описание проблемы:

• Планируемые объемы работ - первые 10 рабочих дней каждого месяца + дополнительно 3 рабочих дня в каждом первом месяце нового квартала. В случае камеральных, либо встречных проверок у клиента – оказание услуги на ежедневной основе до полной обработки запрашиваемых документов.
• На момент обсуждения возможного сотрудничества услуга аутсорсинга проверки первичной бухгалтерской документации для Клиента уже оказывалась другой консалтинговой компанией, однако он был недоволен стоимостью и качеством услуг.
• Представители Клиента не обладали подробной информацией по процедуре оказания услуги, в связи с чем требовалось получить максимум информации от текущего провайдера и качественно выстроить все бизнес-процессы.

Реализация проекта:

1 этап: подбор сотрудника.

• Для оказания услуги необходимо было подобрать сотрудника, который бы соответствовал следующим параметрам: опыт работы с первичной бухгалтерской документацией и заинтересованность в частичной занятости с возможностью дополнительных выходов по просьбе Клиента.
• Как результат: вакансия была закрыта в течение 1 недели после получения заявки от Клиента.

2 этап: получение информации по проекту от текущего провайдера.

• Передача дел по проекту от текущего провайдера проходила в течение 5 рабочих дней. Нашему сотруднику в устной форме была передана информация, какие именно документы обрабатываются, каким образом происходит их проверка на корректность, где отражается информация по обработанным документам и как организовывается их дальнейшее хранение, либо возврат с целью внесения исправлений.
• После получения информации по проекту на протяжении следующего месяца в процессе оказания услуги были выстроены бизнес-процессы и перестроена работа сотрудника таким образом, чтобы минимизировать временные затраты на проводимые операции. После чего был подготовлен регламент работы по проекту.
• Через полтора месяца после начала сотрудничества по проверке первичной бухгалтерской документации, у клиента начался период подготовки документации к камеральным и встречным проверкам. Для того, чтобы вовремя подготовить всю необходимую документацию, в течение месяца помимо уже работающего на проекте сотрудника был задействован дополнительно ещё один человек на полную занятость 5 дней в неделю.

Дополнительно

• Для возможности быстрого реагирования на запросы клиента была предусмотрена система бэкапов – периодическое размещение вакансий с целью наработки базы сотрудников, готовых к временной/периодической занятости. Это позволило оперативно и своевременно реагировать на все дополнительные запросы клиента. После появления ещё нескольких аналогичных проектов также появилась возможность использовать для замены сотрудников, задействованных на других проектах.

Практические результаты для клиента:

• Сокращение затрат;
• Выстраивание и регламентация всех бизнес-процессов по работе с первичной бухгалтерской документацией;
• Непрерывность и высокое качество услуг;
• Возможность обработки большого количества документов в короткие сроки;
• Сохранение информации по процессу работы с первичной бухгалтерской документацией.