Как исправить ошибку в трудовой книжке

Хотя сейчас распространены электронные трудовые книжки, работа с бумажными все еще актуальна. Кадровики оформляют дубликаты утерянных книжек, ведут бумажные трудовые и вкладыши в книжки. Елена Кожина, Заместитель руководителя отдела по кадровому администрированию Coleman Group, поделилась экспертизой в вопросе исправления ошибки в трудовой книжке. Документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей от 16 апреля 2003 г. № 225; Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. Порядок исправления ошибок зависит от того, в какой раздел бумажной трудовой книжки (или вкладыша) необходимо внести изменения. Титульный лист Должен быть заполнен без помарок и исправлений. Распространенные ошибки: опечатки в фамилии (особенно путаница «Е» и «Ё»), исправления путем наложения букв, подчистки лезвием. Несовпадение данных паспорта и трудовой книжки — серьезная проблема. Работодатель может быть и примет такой документ, но у Работника в будущем будут серьезные проблемы при оформлении пенсии, подсчетом стажа. Подтвердить принадлежность книжки может только работодатель, допустивший ошибку. В спорных случаях нужно обращаться в суд. Чем раньше ошибка будет выявлена, тем лучше. Для внесения изменений в персональные данные (фамилия, имя, отчество, образование) нужен подтверждающий документ (свидетельство о браке, диплом и т.п.). Старые данные зачеркиваются одной чертой, рядом пишутся новые, на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ. Если информация отсутствовала, ее вносят, также сделав ссылку на документ. До 2023 года исправления мог вносить новый (текущий) работодатель, после появления письма Минтруда от 15.05.2023 № 14-6/ООГ-3428, это делает только правопреемник или (при ликвидации без правопреемника) новый работодатель на основании документов из суда или архива. В остальных случаях — только работодатель, допустивший ошибку. Разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивания запрещены. Для исправления ошибки в графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — дата исправления, в графе 3 — текст «Запись за номером ... недействительна», затем правильная запись. В графе 4 указываются реквизиты приказа. Если даты в приказе и графе 2 не совпадают, дату из приказа пишут в графе 3. Для отмены ошибочной записи графа 4 остается пустой. Теперь рассмотрим возможные ошибки в электронных трудовых книжках (точнее, в сведениях о трудовой деятельности). Документ содержит те же данные, что и титульный лист бумажной, плюс СНИЛС, место работы, должность, информацию о приеме, увольнении, переводах и ссылки на приказы. Ошибки в ней аналогичны ошибкам в бумажной версии, за исключением сведений о награждениях (их в электронной книжке нет). Ошибки в персональных данных маловероятны, так как работодатель отправляет отчет СЗВ-ТД в СФР, где информация проверяется. Ошибки в разделе «Сведения о работе» более вероятны, так как СФР не проверяет эти данные. Сотрудник может обнаружить ошибку в СТД-Р при увольнении или в выписке с Госуслуг. Данные на Госуслугах обновляются с задержкой (прием/увольнение – следующий рабочий день, перевод – до 15 числа следующего месяца). Исправлять ошибки должен работодатель, который их допустил. Новый работодатель не может вносить исправления в сведения предыдущих работодателей. Возможны ошибки, связанные с выбором между бумажной и электронной трудовой. Если в СФР переданы сведения о сохранении бумажной книжки, а у сотрудника есть запись о переходе на электронную, он должен обратиться к предыдущему работодателю для исправления. Если записи о переходе на электронную книжку нет, а сотрудник считает, что перешел, новый работодатель может принять заявление о переходе и отправить сведения в СФР. Если сотрудник хотел сохранить бумажную книжку, а в СФР переданы сведения о переходе на электронную, работодатель должен подать корректировку. Из практики: был случай, когда у сотрудника в бумажной трудовой книжке была запись о переходе на электронный формат, а затем записи о приеме и увольнении от другого работодателя. В выписке с Госуслуг были указаны две даты: переход на электронную книжку и сохранение бумажной (причем вторая дата была позже первой). Это недопустимая ситуация, так как после перехода на электронную книжку вернуться к бумажной нельзя. В этом случае ведение бумажной трудовой книжки невозможно из-за наличия закрывающей записи. Оставалось непонятным, почему предыдущий работодатель внес записи о приеме и увольнении в бумажную трудовую книжку после записи о переходе на электронный формат, и откуда взялась дата сохранения бумажной книжки (совпадающая с датой трудоустройства у этого же работодателя). Сотрудник подтвердил, что хотел перейти на электронную книжку и не планировал возвращаться к бумажной. В СФР ему сообщили, что видят только дату перехода на электронную книжку, а данных о сохранении бумажной нет. Таким образом, документы сотрудника оформлены корректно: есть закрывающая запись и дата перехода на электронный формат, а ошибочная дата сохранения бумажной книжки присутствует только на Госуслугах. Откуда она там взялась — неизвестно. При обнаружении ошибки в бумажной трудовой нужно сверить данные с выпиской с Госуслуг. Если ошибка есть и в СЗВ-ТД, сотрудник обращается к работодателю для корректировки. Журнал. Зарплата (июль 2025)