Сервисная компания: как кадровый аудит помог выявить и минимизировать финансовые риски

Справка о компании-клиенте:

Представительство иностранной компании на территории России. Осуществляет маркетинговую, информационную и техническую поддержку крупнейшего мирового разработчика и производителя печатной техники.

Описание проблемы:

Клиенту требовалось:

• Выявить существующие проблемные зоны в системе кадрового документооборота компании, которые были связаны с блоком расчета заработной платы, сроками выплат заработной платы и отпускных. Важно было наладить взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии, найти возможности для оптимизации рабочих процессов.
• Устранить риски, связанные с ведением кадрового делопроизводства в условиях меняющегося трудового законодательства. Для этого необходимо было ликвидировать пробелы в локальных нормативных актах и трудовых договорах, повысить качество документов и избежать недочетов, путем внесения изменений в локальные нормативные акты и заключения дополнительных соглашений с сотрудниками.

Реализация проекта:

1 Этап. Аудит локальных нормативных актов компании.

• Проанализированы Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных и Положение об оплате с целью выявления соответствия действующему законодательству РФ.

2 Этап. Выборочная проверка – аудит кадрового документооборота.

• 70 % документов сотрудников прошли проверку за предшествующий год, непосредственно в офисе клиента.
• Была проверена корректность заполнения и ведения кадровых журналов, приказов по личному составу, табелей учета рабочего времени, личных карточек, трудовых книжек и ведомостей начисления заработной платы.
• Аудит выполнялся с использованием бланков и чеклистов, позволяющих в любое время клиенту и сотрудникам Coleman Services обратиться к первичным данным аудита.
• По итогам проведения аудита клиенту были предоставлены отчеты по стандартам компании Coleman Services, включающие состояние документации, рекомендации по устранению недочетов, нормы трудового законодательства, а также практические рекомендации и комментарии по проверенным документам.

Практические результаты для клиента:

• Устранение спорных ситуаций, связанных с расчетом заработной платы. Были внесены изменения в бизнес-процессы клиента.
• Актуализация локальных нормативных документов в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства.
• Разработка и заключение новой редакции трудового договора, содержащей актуальные условия трудового законодательства.
• Подготовка структурированного и систематизированного отчета по результатам аудита.
• Выявление финансовых рисков, возникающих в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов, и разрешение возникающих трудовых споров с работниками с целью их минимизации.