Когда бизнес небольшой, все кадровые вопросы решает собственник или один единственный HR-специалист. По мере развития компании работник в единственном лице часто перестает справляться с обязанностями — особенно если бизнес резко вырастает и требует найма большого количества сотрудников. Для решения таких задач
нужен целый отдел.

Когда пора создавать HR-отдел

HR-отдел — это подразделение, которое специализируется на всём, что связано с человеческими ресурсами. HR-менеджеры подбирают персонал и помогают новичкам адаптироваться на новом месте, ведут кадровый учёт и сдают отчёты, занимаются развитием работников и организуют корпоративные мероприятия.

На то, что компании стоит задуматься о создании HR-отдела, могут указывать два признака.

Компания планирует масштабироваться. Сюда можно отнести рост объёмов производства или продаж, открытие дополнительных филиалов, запуск новых направлений. Например, фирма производит корпусную мебель для дома. Благодаря активному росту владелец решает арендовать ещё один цех, докупить оборудование, запустить производство мягкой мебели или начать принимать заказы из других городов — а возможно, всё и сразу. Количество работы увеличивается, а значит, требуются новые сотрудники, которых кто-то должен найти, трудоустроить и постоянно заниматься их документами.

Специалист не справляется с работой в одиночку. Это «не справляется» способно выражаться по-разному. В одном случае возрастает объем работы, например, увеличилась текучка кадров, тогда как в другом - рекрутментом по совместительству занимается сотрудник в зону ответственности которого входит КДП. Тогда логично, что одно из направлений будет проседать.

Какие задачи решает HR-отдел

В функционале HR-отдела можно выделить шесть стратегических задач.

Подбор сотрудников, или рекрутинг. Процесс подбора делится на несколько этапов. Сначала специалист вместе с руководителем определяют под какие задачи компании нужен новый сотрудник. Затем составляется профиль кандидата, где подробно прописаны его необходимые компетенции и будущие обязанности. На сервисах по поиску работы размещается вакансия. HR-менеджер обрабатывает отклики, оценивает соискателей, отбирает подходящие кандидатуры и проводит собеседования. Результат его работы — закрытая вакансия.

Адаптация, или онбординг. Новая работа для многих сопряжена со стрессом. Чтобы свести его к минимуму, специалист отдела начинает адаптацию сотрудника ещё до того, как он вышел на работу: подробно рассказывает о его задачах, знакомит с коллегами и руководителями, объясняет, с кем следует взаимодействовать в разных ситуациях. Наконец, просто проводит экскурсию по предприятию или офису, чтобы человек не заблудился в первый рабочий день. Как правило, онбординг длится до конца испытательного срока. В этот период HR-менеджер наблюдает за работой сотрудника и много с ним общается, чтобы понимать, как он себя чувствует на новой работе и минимизировать стресс.

Кадровый учёт. HR-специалист оформляет приём и увольнение сотрудников, формирует личные дела, заполняет трудовые книжки, готовит документы, связанные с больничными, отпусками, трудовыми договорами. Кроме того, он регулярно составляет отчёты для Пенсионного фонда, Росстата и центров занятости населения. За тем, как ведётся кадровый учёт, следит Государственная инспекция труда. Если её специалисты найдут нарушения трудового законодательства, компанию и самого кадровика могут оштрафовать.

Формирование корпоративной культуры. Корпоративная культура — это нормы отношений в компании. К ним относятся формальные и неформальные правила поведения и общения. Например, когда со всеми, в том числе с руководителями, в коллективе принято говорить на «ты», а с клиентами — строго на «вы». HR-специалисту нужно фиксировать эти нормы и следить за тем, чтобы они работали. Другой пример корпоративной культуры связан с традициями в коллективе. Как правило это общие мероприятия: корпоративы, квесты, походы, поздравления с профессиональными и личными праздниками - их организацией чаще всего занимается отдел кадров.
Среди синих воротничков очень ценятся поздравления с днями рождения, годовщинами работы, вручение благодарностей. Это расценивается как искренний знак внимания от предприятия, повышающий лояльность сотрудников.

Удержание и мотивация персонала. Когда работник задумывается об увольнении,
HR-менеджер должен вникнуть в его ситуацию и понять, по какой причине он собирается уходить. Иногда в ходе беседы выясняется, что лояльность к компании снизилась из-за, казалось бы, мелочей, которые на деле оказываются для сотрудников очень важными — стали реже выдавать униформу, отменили корпоративные обеды. Решив эти проблемы, можно удержать людей, поэтому так важно быть в постоянном контакте с коллективом.
Простая, но эффективная мера — регулярно проводить опросы. Лучше делать это без лишнего официоза и не создавать напряжения. Бывает, что достаточно в начале рабочего дня встать на проходную и завести неформальный разговор с несколькими сотрудниками: узнать, что их беспокоит, устраивает ли новая система премирования или что следует добавить в пакет ДМС на следующий год.

HR-аналитика. HR-специалист собирает и анализирует информацию по каждой из стратегических задач, а затем предлагает решения, которые позволят сделать работу отдела более эффективной. Например, анализ рекрутинга позволяет понять, с каких платформ по поиску работы приходит больше всего релевантных откликов, а от чего стоит отказаться; где стоимость отклика будет для компании низкой, а где — неоправданно высокой.

Кто работает в HR-отделе

Чаще всего HR-отдел состоит из кадровика, рекрутера и руководителя отдела. При подобной структуре все задачи распределяются между этими тремя типами специалистов.

Кадровик (инспектор по кадрам) занимается кадровым делопроизводством. Он должен знать Трудовой кодекс, нормативные правовые акты в сфере труда, а также постоянно сверяться с изменениями в законодательстве, чтобы не пропустить чего-нибудь важного. Когда в компании работает один HR-специалист, чаще всего это как раз кадровик: у документов есть строгие сроки сдачи, их нельзя игнорировать, поэтому учётные функции автоматически выходят на первый план.

Рекрутер — специалист, который занимается подбором, адаптацией, удержанием и мотивацией персонала. Рекрутер должен хорошо ориентироваться на рынке труда, обладать хорошими навыками коммуникации и эмоциональным интеллектом, чтобы не ошибиться в выборе кандидатов и уметь выстраивать с сотрудниками доверительные отношения.

Руководитель отдела кадров (начальник HR-департамента) контролирует выполнение обязанностей внутри отдела, занимается аналитической работой и корпоративной культурой. Руководитель должен обладать качествами управленца: иметь стратегическое мышление, уметь расставлять приоритеты и делегировать задачи.
Это условное разделение обязанностей. К примеру, начальник отдела может помогать своим сотрудникам закрывать текущие дела и заниматься менеджерской работой по остаточному принципу. Или наоборот — руководитель отдела по совместительству может быть заместителем директора или бизнес-партнёром, и он будет выполнять исключительно стратегическую работу, например, создавать HR-бренд компании.
Если вы редко нанимаете новых сотрудников, лучше усилить отдел ещё одним кадровиком, а подбор отдать на аутсорс. И наоборот: без рекрутера, а то и двух, не обойтись там, где персонал меняется часто: это производство, торговля, логистика.
Чем больше компания, тем больше в отделе сотрудников. Например, у вас может работать 3 рекрутера, 2 кадровика, 1 замруководителя и 1 руководитель. Так или иначе, всё зависит от задач и профиля компании.

Коротко: Как создать HR-отдел и каких сотрудников туда нанять

Когда бизнес небольшой, кадровыми вопросами занимается собственник или один HR-специалист, который совмещает в себе функции рекрутера и кадровика. Если компания активно растёт, или единственный сотрудник отдела не справляется с работой, - появляется необходимость сформировать в компании полноценный HR-отдел.

Вот шесть основных направлений его работы:

• подбор,
• адаптация,
• кадровый учёт,
• формирование корпоративной культуры,
• удержание и мотивация сотрудников,
• HR-аналитика.

В HR-отделе работают инспекторы по кадрам, рекрутеры и руководители отдела. Специалистов может быть несколько — всё зависит от задач компании.