Софья Повзикова (руководитель отдела по кадровому администрированию, Coleman Services)

В КДП в 2020 – 2021 гг. произошли изменения, которые не только повлияли на работу отдела кадров, но и вызвали ряд вопросов, которые мы рассмотрим в данной статье.

С 1 января 2020 года была начата реализация одного из ключевых изменений – введение электронных трудовых книжек.

Был утвержден Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, который внёс изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установил возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде.

Стоит отметить, что с ведением электронных трудовых книжек у работодателей появились новые обязанности:

Так, до 30 июня 2020 года включительно нужно было уведомить всех (в том числе совместителей, пенсионеров, иностранных работников) в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.

В течение какого времени сотрудник может выбрать, на какую трудовую книжку ему перейти?

Сотрудник может определиться с выбором в любое время. Если он не принял решения в 2020 году, то работодатель будет автоматически вести бумажную трудовую книжку.

Механизм перехода следующий: работодатель должен письменно уведомить работника о выборе трудовой книжки и дождаться от него обратной связи. Если сотрудник до конца 2020 г. не написал заявление о своем решении, то автоматически продолжается ведение бумажной трудовой книжки.

Порядок оформления сотрудника, который выбрал электронную трудовую книжку.

Если на оформление к работодателю пришёл сотрудник, выбравший электронную форму трудовой книжки, то у него в бумажной трудовой книжке уже есть закрывающая запись, а также на руках имеются сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р.

СТД-Р – это форма, которую выдают при увольнении тем, кто выбрал электронный вариант трудовой книжки. Она нужна для того, чтобы кадровик удостоверился, что у сотрудника точно выбрана электронная трудовая книжка и зафиксировал информацию о стаже. Если ранее у сотрудника была бумажная трудовая книжка, ее необходимо также предоставить работодателю для подсчета стажа.

Далее сотрудник отдела кадров снимает копии, считает стаж, вносит сведения в программу, а оригиналы документов возвращает.

Порядок увольнения сотрудника, который выбрал электронную трудовую книжку.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку ранее увольнения - отдел кадров выдаёт ему бумажную трудовую книжку в момент, когда он подписал заявление. Перед выдачей в бумажную трудовую книжку вносится, так называемая, закрывающая запись.

Специалисты отдела кадров, перед тем как выдать бумажную трудовую книжку, обязаны проверить, что у них есть информация о трудовом стаже сотрудника, чтобы в дальнейшем не было проблем с оформлением больничного листа.

Аналогично поступает отдел кадров, если сотрудник выбирает электронную трудовую книжку в момент увольнения: закрывающая запись вносится в бумажную трудовую, а запись об увольнении будет уже в электронной.

В законе сказано, что когда у сотрудника выбрана электронная трудовая книжка, он должен сообщить кадровикам, в каком виде предпочитает получить сведения по форме СТД-Р: в электронном или бумажном. С формой СТД-Р на бумажном носителе проблем нет, а вот при выдаче сведений в электронном виде остаются неизвестными некоторые нюансы:

Для того чтобы отдел кадров мог выдать файл – должна быть в наличии электронная цифровая подпись. Она есть, но нигде не написано, в какой форме её должны поставить, потому что электронная цифровая подпись бывает двух видов: прикреплённая и встроенная.

Прикреплённая – это когда электронный вид имеет два файла: сама форма и подпись.С ней проблем обычно не возникает, документ легко открывается. Но, когда электронная подпись встроенная, то визуально она выглядит как прикрепленная, но файл всего один и открыть его можно только через специальные программы. Редко, когда у физического лица она есть.

Непонятно, как именно документы должны выдаваться: нужно направить файл на электронную почту сотрудника, выдать ему «флешку», отправить через Гос. Услуги? Никакой информации нет.

Если сотрудник работает дистанционно и у него электронная трудовая книжка, то в день увольнения отдел кадров не может выдать ему форму СТД-Р, так как у работника не получится за ней приехать. Ранее, в случае, когда у сотрудника была бумажная трудовая книжка, отдел кадров писал письмо с просьбой сообщить, куда можно отправить документы. Если книжка в электронном виде, то согласно законодательству, отдел кадров должен автоматически отправить письмо с формой СТД-Р без согласия работника. Однако часто встаёт вопрос, на какой адрес направлять документы? На данный момент наши специалисты отдела кадров отправляют документ на тот адрес, который указан при приёме в трудовом договоре.

После того как форма СТД-Р была распечатана, её нужно выдать работнику. Но непонятно, каким образом это сделать, если книга учета движения трудовых книжек заполнена только для бумажных носителей? Как подтвердить факт, что работник получил СТД-Р?На данный момент для подтверждения получения СТД-Р используются формы расписок.

Прямые выплаты пособий из ФСС.

Теперь коснёмся ещё одного нововведения: с 1 января 2021 года к механизму прямых выплат пособий из ФСС были подключены следующие регионы: Краснодарский край, Пермский край, Московская, Свердловская, Челябинская области, Ханты-Мансийский автономный округ, города федерального значения Москва и Санкт-Петербург.

Цели и задачи прямых выплат:

• Гарантия полноты и своевременности выплачиваемых пособий.
• Обеспечение прозрачности назначения и выплаты пособий.
• Отсутствие отвлечения оборотных средств работодателя.
• Повышение социальной защищённости лиц, если работодатель имеет финансовые проблемы или прекратил свою деятельность.
• Развитие электронного документооборота между участниками.

Теперь работодатель не сам возмещает деньги работнику, а перенаправляет данные в ФСС, и выплаты происходят напрямую от ФСС к работнику.

Соответственно прекращается действие зачётного механизма: сотрудник приносил работодателю больничный лист, работодатель оплачивал работнику больничный лист и подавал сведения в ФСС о выплате, ФСС возмещал работодателю сумму, выплаченную по больничному.

Теперь работник предоставляет работодателю больничный лист (или номер электронного больничного листа) и заявление с просьбой об оплате больничного листа, работодатель не позднее 5 календарных дней заполняет необходимые данные в специальном реестре и отправляет его в ФСС, где в течение 10 дней принимается решение о выплате. Сама же выплата осуществляется в период 30 календарных на любую карту, а с 1 июля на карту МИР.

Работники смогут уточнить у работодателя или на сайте ФСС информацию о том, что данные в ФСС были переданы.

Какие пособия будут выплачиваться?

При прямых выплатах, выплата застрахованному лицу перечисляется на его лицевой счёт, на карту или направляется почтовым переводом.

Прямые выплаты, больничный лист в том числе с несчастным случаем оплачивать будет ФСС.

Также ФСС будет оплачивать единовременное пособие на рождение ребёнка, пособие по беременности и родам, дополнительные отпуска пострадавшим по несчастному случаю, единовременное пособие при постановке на учёт и ежемесячное пособие по уходу за ребенком.

Журнал "PRO-персонал", март 2021