Специальный аудит* для фармацевтической компании

Справка о компании-клиенте:

Международная биофармацевтическая компания, один из крупнейших разработчиков и производителей лекарственных препаратов в мире. Компания поставляет оригинальные жизненно важные лекарственные средства для нужд здравоохранения и ветеринарии.

Описание проблемы:

Клиенту требовались:

• Специальная проверка данных о страховом стаже сотрудников и корректности системы хранения, ведения и учета трудовых книжек в компании в рамках подготовки к плановой проверке ГИТ.
• Выявление и решение сложных и спорных ситуаций, связанных с ведением трудовых книжек и расчетом страхового стажа, и последующий инструктаж сотрудников отдела кадров по работе с аналогичными ситуациями.
• Повышение качества работы сотрудников отдела кадров.

Реализация проекта:

Проект реализовывался в 2 этапа:

• 1 Этап. Выборочный специальный аудит, выборка - 15% от общего объема. Проверены трудовые книжки и рассчитан страховой стаж с целью выявления системных и технических ошибок.
• 2 Этап. Полная специальная проверка – аудит расчета страхового стажа и проверка корректности заполнения трудовых книжек полностью по компании - выполнен штатными и внешними экспертами компании Coleman.
• Аудит выполнялся с использованием технологий проведения аудита компании Coleman: использование бланков и чеклистов, позволяющих в любое время клиенту и сотрудникам Coleman обратиться к первичной информации аудита.
• По результатам каждого этапа специальной проверки подготовлены отчеты, включающие описание состояния документации и данных страхового стажа в программе 1С на момент проверки, рекомендации по устранению недочетов, а также рекомендации и комментарии по каждому проверенному документу.

Практические результаты для клиента:

• Полностью проверена корректность заполнения трудовых книжек в соответствии с ТЗ клиента.
• Подготовлен структурированный и систематизированный отчет по результатам специального аудита.
• Подготовлены 2 инструкции для сотрудников отдела кадров клиента: «Инструкция по ведению трудовых книжек» и «Инструкция по расчету страхового стажа». Документы подготовлены с акцентом на специфику и профиль компании-клиента, с примерами из документов компании-клиента.
• Проведен тренинг-инструктаж сотрудников ОК по вопросам заполнения трудовых книжек и расчета страхового стажа, включающий разбор сложных и спорных ситуаций именно компании-клиента.

*Специальный кадровый или payroll аудит – проверка кадровой документации или начислений заработной платы, которая проводится в соответствии с целями и пожеланиями заказчика.