Орехова Юлия (руководитель направления "Аутсорсинг бизнес-процессов.Аудит.Консалтинг", Coleman Group)

С 1 января 2020 года начата реализация одного из ключевых изменений в трудовом законодательстве этого года – введение электронных трудовых книжек.

Утвержден Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, который вносит изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде.

Другие законы утверждают обязанности работодателей в части учета данных и сдачи отчетности:

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ, которым вносятся изменения в Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», а также вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников (отчет по форме СЗВ-ТД).
• Постановление Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 25.12.2019 № 730п, которым утверждены форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», порядок заполнения и предоставления сведений по форме СЗВ-ТД, формат сведений для формы СЗВ-ТД в электронном виде.
• Форма СТД-Р, по которой работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности работникам, выбравшим «электронную» трудовую книжку, в период работы и при увольнении – на момент написания статьи находится в стадии утверждения.

Это серьезный шаг правительства РФ в части учета и контроля сведений о работе граждан России и иностранных граждан, попадающих под действие нашего законодательства. Аналогичные шаги предпринимались и предпринимаются и другими странами, например, в Казахстане с 2018 года реализуется процедура электронной регистрации трудовых договоров и изменений в них в общей государственной системе E-hr.

Что делают работодатели России на этапе внедрения нового законодательства по электронному учету трудовой деятельности?

HR-специалисты начали процедуры внесения изменений в локальные нормативные акты с целью приведения положений актов в соответствие с новым законодательством и документооборотом.

Ранее в ЛНА были зафиксированы только бумажные трудовые книжки. Необходимо добавить информацию об электронном учете трудовой деятельности и предоставлении данных при приеме и увольнении по форме СТД-Р.

Работодатели уже начали уведомлять работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника (через подачу работодателю соответствующего письменного заявления) сделать выбор между продолжением ведения работодателем бумажной трудовой книжки или выборе электронной трудовой книжки. Срок данного уведомления определен законодательством до 30 июня 2020 года включительно.

По предварительным данным первое время сохранят бумажные трудовые книжки от 85 до 100 процентов уже работающих сотрудников.

В своих рекомендациях ПФ РФ одним из мероприятий, которые осуществляют работодатели в 2020 году указывают «обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР». Для реализации данной задачи фирма 1С выпустила новую версию программы 1С ЗУП с изменениями, касающимися электронных трудовых книжек. Впервые максимально полный комплект структуры для внесения данных по электронному учету трудовой деятельности появился в релизе 3.1.12.113.

Работодатели уже начали отправлять первые отчеты по форме СЗВ-ТД.

Под новый отчёт СЗВ-ТД ПФР запускается новая информационная система федерального уровня.

Первое время в данной системе будут обрабатываться отчёты СЗВ-ТД и исходящие документы ПФР о выявленных нарушениях и об уплате штрафов. Позднее на эту базу данных могут перевести и остальные формы.

Поскольку это новая система документооборота, в ней необходимо заново регистрироваться независимо от того, заключала ли ранее организация Соглашение об обмене электронными документами с ПФР. Для регистрации необходимо направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД).

Сделать это можно в электронном виде через ту же систему, с помощью которой организация сдает отчётность в ПФР. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью, выданной на имя руководителя организации. После того, как ПФР направит подтверждение, что заявление принято, можно направлять отчет СЗВ-ТД.

Отчет СЗВ-ТД работодатели предоставляют в территориальный орган ПФР с 01 января 2020 года – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия: прием, постоянный перевод, увольнение работника (в т.ч. совместителя или дистанционного работника), а также подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки/ предоставлении сведений о трудовой деятельности. При представлении указанных сведений впервые в отношении работника организации необходимо одновременно представить сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

На первом этапе мы видим, что автоматизированный отчет СЗВ-ТД требует внимательной проверки всех данных, внесенных по сотрудникам, а также некоторых корректировок и дополнений, которые специалисты по кадровому администрированию вносят вручную.

Необходимо обратить внимание на то, что для организаций, у которых в течение 2020 года отсутствуют по работнику кадровые мероприятия, а также заявления о продолжении ведения трудовой книжки и предоставлении сведений о трудовой деятельности, сведения по состоянию на 01 января 2020 года у данного работодателя на такого работника представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

Электронные трудовые книжки ставят новые задачи и открывают возможности. С одной стороны, у организации появляется дополнительная ответственность за внесение сведений о трудовой деятельности, за сроки сдачи отчетности и т.д., с другой стороны, повышается достоверность и сохранность данных, сокращаются затраты на ведение трудовых книжек, у работника есть возможность получить необходимые сведения из электронной трудовой книжки без привязки к месту жительства, создается больше возможностей для дистанционного трудоустройства.