Орехова Юлия

Руководитель направления "Аутсорсинг бизнес-процессов.Аудит.Консалтинг", Coleman Services

Кадровый аудит – это общепринятое название для проверки правильности ведения кадрового делопроизводства в организации. Для компаний, собирающихся воспользоваться данной услугой, важно выбрать компетентного провайдера, убедиться в профессионализме экспертов и проверить предоставленный результат.

Проверяющие-эксперты (аудиторы) анализируют документы с точки зрения соответствия трудовому законодательству РФ, специфике и бизнес-процессам организации, а именно: законодательно правильному отражению особенностей бизнес-процессов компании в локальных нормативных актах организации и всех остальных кадровых документах.

Результат кадрового аудита зависит от целей, которые ставит компания. Также в зависимости от целей задач выбирается и вид аудита – полный, выборочный, экспресс-проверка, специальный.

Полный аудит – включает аудит ЛНА и всех документов сотрудников за определенный период (от 1 до 3 лет, как правило). В результате компания получает полную картину кадрового документооборота, перечень ошибок, максимально точный объем и количество документов, которые необходимо восстановить (при необходимости).

При выборочном аудите проверяются локальные нормативные акты и документы сотрудников по выборке (проверяют от 10 до 50% от всех сотрудников, в зависимости от численности компании). В результате выявляются системные ошибки и примерный объем работ для восстановления.

Экспресс-проверка (проверка небольшого количества документов/отрезка времени) обычно проводится при отсутствии информации о кадровом документообороте, как результат – понимание необходимости проведения более развернутого аудита. Однако для планирования восстановления документов данных экспресс-проверки недостаточно.

При плановом проведении аудита (это конечно, идеальный вариант) – есть возможность запланировать и провести внешнюю проверку своих документов в достаточно спокойный период существования организации: спустя 1-2 года с момента основания. Как правило, в этот период уже накоплен достаточный для проверки документооборот, сформированы основные должности в штатном расписании и режимы работы сотрудников, и есть время до потенциальной первой плановой проверки ГИТ. В этот период руководитель организации может спланировать время и финансы для проверки документации и решить все вопросы, в случае необходимости, по корректировке и восстановлению документов без жесткого давления грядущей проверки или суда.

На практике, во многих случаях кадровый аудит проводится организациями при возникновении экстренных ситуаций: судебный спор, получение информации о планируемой или внеплановой проверке ГИТ, жалобы сотрудника в ГИТ. Зачастую аудит необходимо провести в очень сжатые сроки. С этой точки зрения плановый аудит, конечно же, – более результативен и эффективен.

Результат аудита и ответственность аудитора – это понятия, которые неразрывно связаны. Фактически, кадровый аудит заимствовал свое название у финансового аудита, который осуществляется законодательством Российской Федерации и регулируется определенными законодательными актами. Например: права и обязанности аудируемых лиц, аудиторов и аудиторских организаций прописаны в определенных Федеральных законах (например, 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности» и другие).

В нашем случае «кадровый аудит» – это услуга по проверке правильности ведения кадрового документооборота, и на данную услугу не распространяются законы, применимые к финансовому аудиту. Услуга оформляется с провайдером договором возмездного оказания услуг, где прописываются и согласовываются ответственность, права, обязанности и ожидаемый результат. Именно договор будет основным документом, как при приемке результата работ, так и в случае возникновения спорных ситуаций. Поэтому у заказчика аудита возникает необходимость проверить правильность отражения в договоре всех аспектов, которые ведут к ожидаемому результату.

В соответствии с целями аудита необходимо отразить в договоре:

• Полный перечень локальных нормативных актов и документов сотрудников.
• Количество сотрудников, по которым проводится проверка (в некоторых случаях количество документов).
• Проверяемый период.
• Права и обязанности сторон.
• Сроки проведения проверки и срок предоставления отчета.

Как правило, в обязанность организации-заказчика кадрового аудита входит предоставление всех необходимых документов для проверки и места для проверки (отдельный кабинет или комната, чтобы соблюсти конфиденциальность информации и сохранность персональных данных). Нужно быть готовым к тому, что провайдер попросит сформировать личные дела и папки для проверки.

Как видим, кадровый аудит организационно проводится по аналогии с финансовым аудитом. По аналогии мы ожидаем результат и можем прописать в договоре ответственность.

Итак, для организации, которая проводит проверку правильности ведения кадрового делопроизводства (или кадровый аудит), мы можем указать в обязанностях: произвести проверку правильности ведения кадрового документооборота, указав закрытый перечень проверяемых кадровых документов. Как правило, компании, предоставляющие услуги кадрового аудита, владеют информацией о том, какие документы проверяет ГИТ и другие инстанции и какие документы наиболее критичны в случае трудовых конфликтов с сотрудником.

А если HR-менеджер впервые организовывает кадровый аудит или впервые сотрудничает с компанией-провайдером? Как проверить, какие документы необходимо предоставить проверяющим и, соответственно, включить этот перечень в договор (или проверить перечень, предоставленный провайдером услуги)?

Во-первых, при полном аудите нужно обязательно включать в перечень проверки все обязательные локальные нормативные акты, во-вторых, ориентироваться на перечень кадровых документов, которые ведутся в организации (например, указаны в номенклатуре), в-третьих, можно ориентироваться на чек листы ГИТ.

Далее указываем обязанность сформулировать выводы о правильности ведения и предоставления информации, о законодательных и нормативных актах Российской Федерации, на которых основываются выводы проверяющих-экспертов. Это важная информация – не случайно данное право указано одним из пунктов в финансовом аудите. Один из ключевых пунктов проверки аудиторов – обоснование каждого из сделанных выводов с указанием закона или нормативного акта (включая статью, раздел, пункт). Выводы в отчете кадрового аудитора не должны «повисать в воздухе». Также обращаем внимание на срок предоставления отчета по кадровому аудиту.

Необходимо обязательно включать срок отчета в договор с провайдером услуги, и компания заказчик вправе требовать предоставление отчета в указанный срок.

Эксперты рекомендуют задать уточняющие вопросы по содержанию отчета на этапе выбора провайдера.

Его содержание зависит как от общего перечня документов в соответствии с законодательством РФ, так и от специфики организации. Вопросы будут зависеть от целей организации.

Например, если уже на этапе планирования понимаем, что есть значительные пробелы в ведении кадрового документооборота, и компания планирует по результатам аудита проводить восстановление документов, то необходимо уточнить у провайдера, будет ли в результате аудита понятен объем восстановления: количество документов с системными ошибками, количество документов с разовыми или техническими ошибками и т.д.

Пример из практики: Компания по производству медицинской техники (численность 800 сотрудников) заказала экспресс-проверку только кадровых документов сотрудников («личные дела») по определенной выборке 5%). Данная проверка не охватывала локальные нормативные акты компании. Проверка выявила значительные недочеты в оформлении кадровых документов. На этапе предоставления отчета заказчик услуги задал вопрос об объеме и сроках восстановления документов. Данных экспресс-проверки в этой ситуации недостаточно для точного количества документов и сроков их восстановления, что и было озвучено экспертами. В итоге, вместо запланированных 3 недель документы восстанавливали 5 недель, т.к. на этапе проверки локальных нормативных актов был выявлен ряд аспектов, не отраженных документально, а также ряд пунктов, отраженных некорректно. Эта история с хорошим финалом, т.к. компанию не ждала плановая проверка, и не было текущих трудовых споров, а все документы были восстановлены и подготовлены в спокойном режиме.

В эффективности кадрового аудита значительную роль играет профессиональная экспертиза, как компании провайдера в целом, так и проверяющего-аудитора.

Компанию, предоставляющую услуги кадрового аудита, проверяем, для начала, как и любого другого контрагента на надежность. Далее, возможно запросить рекомендательные письма или рекомендации клиентов данной компании, которые уже пользовались услугами проверки правильности ведения кадрового документооборота.

При личных переговорах можно задать провайдеру вопросы о широте экспертизы, уровне компаний, прохождения проверок ГИТ после проведения аудитов и исполнения рекомендаций.

Что касается личности эксперта, который будет выполнять проверку (или руководить проверкой в случае объемных аудитов), то обычно компании-провайдеры готовы предоставить его краткое резюме, в некоторых случаях возможно присутствие аудитора на предварительных переговорах.

Если говорить о границах юридической ответственности проверяющего эксперта и компании провайдера, то еще раз повторимся, она находится в рамках содержания договора возмездного оказания услуг и Гражданского кодекса РФ, который и осуществляет правовое регулирование данных договоров. Отдельных законов, определяющих ответственность проверяющих, как у финансовых аудитов, для кадровых аудитов не предусмотрено.

Отдельно хотелось бы остановиться на периоде проверки и зоне ответственности проверяющих экспертов в плане сроков. Актуальность отчета по аудиту и результатам проверки действует на дату предоставления отчета. После предоставления отчета жизнь и законотворчество продолжаются, и уже руководству или HR-специалисту организации необходимо самостоятельно отслеживать дальнейшие изменения законодательства, письма и постановления соответствующих органов, судебную практику, которые могут повлиять на правильность ведения кадрового документооборота и оценку рисков после проведения аудита.

Пример из практики. Яркий пример, который помнят многие компании – мультипликация штрафов в 2014 году после Постановления Верховного Суда РФ от 15 августа 2014 г. N 60-АД14-16, подтверждающая законность права ГИТ привлекать к административной ответственности (штрафу) за каждое отдельное нарушение.

Зарубежная компания (оптовая продажа продуктов питания), численность 1200 сотрудников провела кадровый аудит в июле 2014 года, на основании которого произвела оценку рисков штрафных санкций при потенциальной проверке ГИТ. В процессе аудита был выявлен ряд повторяющихся недочетов в оформлении командировок и отпусков сотрудников. Риски были оценены как незначительные, восстановление и исправление документов было запланировано на следующий 2015 год. В 4 квартале 2014 в компанию пришла плановая проверка, по результатам которой была назначена административная ответственность уже с учетом Постановления и практики мультипликации штрафов. В результате штрафные санкции и затраты на исправление ошибок у компании превысили изначально допустимые в 2,5 раза.

Такой пример сохраняет свою актуальность и сейчас, он позволяет понимать необходимость отслеживания изменения законодательства и оценивать границу ответственности аудиторов. HR- специалисты понимают, что проверяются именно прошлые периоды, убеждаются, что ведут кадровый документооборот верно, оценивают риски и продолжают постоянно следить за изменениями нашего трудового законодательства, периодически проводя внутренний или внешний кадровый аудит, и, обеспечивая тем самым максимальную защиту как компании работодателю, так и сотрудникам.

Журнал "PRO-Personal"

Август 2020 г.