Должностная инструкция: что это и как составить

Должностная инструкция – это локальный нормативный документ организации, который определяет обязанности конкретного должностного лица компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения.

Следует отметить, что трудовое законодательство не обязывает работодателя составлять должностные инструкции. Содержание трудовой функции (обязательное условие трудового договора) может быть описано как в самом тексте трудового договора, так и в самостоятельном документом (например, в должностной инструкции).

Зачем нужна должностная инструкция

Работодателю:

• Поможет Работодателю определить требования к специалисту (знания, навыки, компетенции), а также составить список обязанностей сотрудника.

• Основываясь на ДИ, принимать решение о найме или увольнении сотрудников.

• ДИ помогает объективно оценивать результаты работы сотрудника в период испытательного срока и дальнейшей работы в компании.

• Положения ДИ послужат серьезным аргументом в случае возникновения трудовых споров, помогут улаживать конфликты с работниками и привлекать их к дисциплинарной ответственности при необходимости.

Работнику:

• В процессе работы поможет сориентироваться по ключевым задачам, поработать над их улучшением.

• При возникновении конфликтных ситуаций послужит подспорьем для определения зоны ответственности и защиты своих интересов.

Роструд дает рекомендации разрабатывать должностные инструкции для каждой должности, имеющейся в штатном расписании. В качестве источника информации можно использовать Единый квалификационный справочник должностей.

Согласно письму Минтруда РФ от 25 июня 2024 года № 14-6/ООГ-3817 «Установление объема трудовых обязанностей конкретному работнику относится к компетенции работодателя и разрешается им в соответствии с целями и задачами юридического лица (индивидуального предпринимателя), а также с учетом особенностей организации производства, труда и управления у данного работодателя.»

Поэтому, на практике каждый работодатель самостоятельно разрабатывает шаблон должностной инструкции, самостоятельно определяет функционал конкретного работника и требует его исполнения.

Готовую должностную инструкцию утверждают приказом по организации и знакомят с ней сотрудника под роспись. Отказ сотрудника от подписи фиксируется актом произвольной формы. Отказ работника от ознакомления не является дисциплинарным нарушением. Обязанности работника будет определять его трудовой договор и локальные нормативные акты Работодателя, с которыми работники ознакомлен под роспись.

Как разработать должностную инструкцию

На практике должностные инструкции разрабатываются совместно руководителями профильных подразделений (требования к квалификации и обязанности) и специалисты по трудовому праву (юристы и/или кадровики).

Чтобы должностная инструкция приобрела статус локального нормативного акта Работодателя необходимо:

• сделать ее самостоятельным документом, т.е. не приложением к трудовому договору конкретного работника.

• оформить и утвердить приказом по организации (аналогично приказу об утверждении ПВТР).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то изменения вносятся и в ДИ, и в договор путем составления дополнительного соглашения.

Состав должностной инструкции

Документ обычно состоит из нескольких разделов.

Раздел 1 «Общие положения» включает:

• Название должности.

• Требования к кандидатам. Содержание данного пункта является указанием для специалистов по подбору персонала при размещении вакансии и осуществлении поиска.

Пример

На должность бухгалтера-экономиста принимаются лица с высшим финансовым или экономическим образованием, опытом работы от 1 года в области бухгалтерского учета, владеющие английским языком на среднем уровне, уверенные пользователи MS Office (Word, Excel, Outlook) и специализированных программ бухгалтерского учета.

• Необходимые профессиональные знания. Знания указываются на момент, когда сотрудник выполняет все обязанности в полном объеме (приблизительно после 3-х месяцев работы). Пункт заполняется на основании обязанностей в разделе 2 «Должностные обязанности».

Пример

Для того, чтобы выполнить обязанность качественно сотрудник должен знать: основы бухгалтерского учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности; типовые бухгалтерские проводки; порядок оформления первичных бухгалтерских документов; порядок расчетов с контрагентами и т.п

• Подчиненность, замещение в случае отсутствия,

• Место выполнения работы. Может быть важным если в трудовом договоре указан только город, где трудится работника. В должностной инструкции можно указать конкретный адрес или конкретное подразделение. Особенно актуально для дистанционных работников или работников с разъездным (подвижным) характером работы.

• Наличие специальных знаний и допусков. Например, инженеру-энергетику может быть нужно обучение работе на высоте или удостоверение Ростехнадзора для работы с высоковольтным оборудованием.

• Наличие материальной ответственности. Для должности «бухгалтер-кассир» , например, этот пункт принципиально важен.

И т.д.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.       _______________________________ относится к категории _____________________.

1.2.       _______________________________ осуществляет и несет ответственность за выполнение возложенных на него функций и задач, определенных настоящей должностной инструкцией.

1.3.       Назначение на должность _________________________________________ и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению непосредственного руководителя.

1.4.       ________________________________ непосредственно подчиняется руководителю Отдела по обслуживанию клиентов либо иному назначенному Работодателем лицу.

1.5.       На должность ____________________________________ принимаются лица с ____________________________ образованием и опытом работы ______________________ не менее ____ лет. К ____________________________________ также предъявляются требования: знание иностранного языка (___________________) на уровне _______________, уверенное использование Excel, Word, Outlook, _________________________________

1.6.       При отсутствии ____________________________________ на рабочем месте по болезни, при уходе в очередной отпуск и в иных случаях, его служебные обязанности выполняет ______________________________________ (либо «лицо, назначенное в установленном порядке»).

1.7.       ____________________________________ должен знать:

 Раздел 2 «Должностные обязанности»

Раздел 2 заполняется данными о функционале сотрудника.

Пример:

Бухгалтер-экономист обязан:

2.1. Вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности); расчеты с поставщиками и заказчиками компании-Клиента, за предоставленные услуги.

По мере возможности в разделе 2 необходимо избегать ссылок на совместную работу с коллегами, т.к. в случае разбирательств с сотрудником по некачественному выполнению должностных обязанностей это дает возможность сотруднику «переводить стрелки» на коллег по работе.

Нельзя при составлении ДИ указывать, что сотрудник будет исполнять обязанности другого сотрудника, т.к. исполнение обязанностей на другом участке может быть только добровольным и за отдельную плату (предусмотрено ТК РФ). Если есть острая необходимость в таком указании, то можно дополнить текст ТИ пунктом «Может привлекаться к исполнению обязанностей отсутствующего специалиста на аналогичной должности, с должностной инструкцией которого ознакомлен.»

В начале раздела помещаются обязанности конкретного работка, а затем могут быть указаны пункты, которые актуальны для всех сотрудников компании. 

2.1.

2.2.        ____________________________________________________ ___________________

2.3.        _______________________________________________________________________

2.4.        _______________________________________________________________________

2.___.    Регулярно просматривает свою электронную почту с целью своевременного реагирования на запросы, задания и поручения, поступающие как от работников компании-Клиента, так и от сторонних организаций.

2.___. Своевременно и качественно выполняет письменные и устные служебные задания и поручения уполномоченного лица компании-Клиента.

2.___.    Отвечать за санитарное состояние своего рабочего места.

Наша компания при разработке должностных инструкций также включает в раздел «Должностные обязанности» 2 дополнительных подпункта: «Работнику запрещено» и «Работник отстраняется от работы». Причина появления дополнительных подпунктов – складской персонал, который то мед. осмотр не пройдет, то курит в неположенном месте.

Комплектовщику-упаковщику запрещено:

2.10.1. Разглашать конфиденциальную информацию или зарегистрированную как собственность Работодателя;

2.10.2. Использовать компьютер, техническое оснащение и другое, предоставленное Работодателем оборудование для выполнения рабочих заданий, в личных целях;

2.10.3. Сознательно повреждать собственность Работодателя;

2.10.4. Вносить несанкционированные изменения в данные информационных систем, подделывать отчетность;

2.10.5. Грубо нарушать дисциплину (в том числе опаздывать к началу рабочего дня), создавать конфликтные ситуации, оскорбительно высказываться в отношении коллег, кричать.

2.10.6. Находиться на рабочем месте и/или в помещениях Работодателя в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также под воздействием лекарственных препаратов, снижающих скорость реакции и внимание.

2.10.7. Курить на рабочем месте, в помещениях и на территории Работодателя.

2.10.8. Допускать распитие спиртных напитков на рабочем месте, в помещениях и на территории Работодателя.

2.11. В случае не прохождения в установленном порядке обязательного медицинского осмотра или проверки знаний и навыков в области охраны труда, а также в ряде других случаев, установленных законодательством, Комплектовщик-упаковщик не допускается к работе до устранения обстоятельств, явившихся основанием для недопущения к работе.

Раздел 3 «Права»

В данном разделе указывается перечень прав, которые предоставлены работнику для выполнения своих трудовых функций во взаимодействии с другими работниками организации.               

3.___.    Принимать участие в рассмотрении администрацией Работодателя и\или непосредственным руководителем материалов о допущенных им нарушениях действующих нормативных документов, а также поступивших жалоб.

3.___.    Знакомиться с проектами решений руководства Работодателя, касающимися его деятельности.

3.___.    Вносить на рассмотрение руководства Работодателя предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

и т.д.

В этом разделе прописывают персональную ответственность сотрудника за ненадлежащее исполнение обязанностей неиспользование прав для ведения профессиональной деятельности, несоблюдение локальных нормативных актов организации. Указывают, за что работник несёт дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.

4.___. За ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящей должностной инструкции, политик, стандартов, процедур Работодателя и/или компании-Клиента в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. невыполнение и иных инструкций,

4.___. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.___. За своевременность, качество и достоверность предоставляемых отчетов о работе, финансовых, в том числе авансовых отчетов о использовании денежных средств, служебных поездках и т.п.

Ответы на часто задаваемые вопросы про должностные инструкции

Можно ли внести изменения в Должностную инструкцию без согласия работника?

Изменения в должностную инструкцию могут быть двух видов: изменение (увеличение или уменьшение) объема выполняемых обязанностей или конкретизация (более подробное описание) ранее установленных должностных обязанностей.

Если Работодатель решил конкретизировать должностные обязанности и трудовая функция работника не меняется, то работодателю следует утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работника в установленном порядке.

Можно ли уменьшить перечень задач работника сохранив при этом его оплату труда?

В соответствии со ст. 72 ТК РФ определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме. Трудовая функция – обязательное условие, которое включается в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Даже уменьшение перечня обязанностей работника, является изменением его должностной инструкции. Поэтому, изменить содержание должностной инструкции только с письменного согласия работника.

Работодателю следует:

- утвердить новую редакцию должностной инструкции, помня при этом о статья 72 и 74 ТК РФ. 

- подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору работника

- ознакомить работника с должностной инструкцией и дополнительным соглашением под роспись

- если работник отказывается подписывать новую редакцию – составить Акт.

- если работник не согласен работать в новых условиях – исполнить требования статьи 72, а возможно и пункта 7 части 1 ст. 77 ТК РФ.

Может ли Работодатель не разрабатывать должностные инструкции?

Трудовая функция – обязательное условие, которое включается в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Если в тексте трудового договора содержится подробный перечень должностных обязанностей работника, Работодатель может не разрабатывать должностную инструкцию.

Может ли работник не выполнять обязанности, которые отсутствуют в Должностной инструкции, с которой Работник ознакомлен под роспись.


Может ли работник не выполнять обязанности, которые отсутствуют в Должностной инструкции, с которой Работник ознакомлен под роспись?

Статья 60 ТК РФ устанавливает, что запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Таким образом, работник не должен выполнять обязанности, отсутствующие в должностной инструкции. Исключение: форс-мажорные обстоятельства, когда от выполнения разового поручения зависит бесперебойная работа Работодателя.


Работник работает уже несколько лет. Можно его заставить подписать должностную инструкцию

Работодатель обязан (статья 22 ТК РФ) знакомить работников с документами, касающимися их работы, под роспись. У работника нет обязанности в обязательном порядке знакомиться с документами работодателя. То есть обязанность работника знакомиться под роспись с должностной инструкцией законодательством не предусмотрена. 
Отказ работника от ознакомления с должностной инструкцией можно зафиксировать актом произвольной формы. Оснований для привлечения работника к дисциплинарной ответственности или для увольнения за отказ от ознакомления с должностной инструкцией нет.