Coleman Group провел исследование по внутренним коммуникациям в компаниях среди более чем 100 HR-специалистов, включившее в себя масштабный перечень задач: определение основных целей внутренних коммуникаций в компаниях; выявление процессов взаимодействия; инструментов внутренних коммуникаций между сотрудниками и работодателем, а также их оценка. Дополнительно, необходимо было проанализировать, какие социальные сети, каналы для видеоконференций, мессенджеры используются в компаниях.

Профиль участников исследования

52% составили международные компании, тогда как 48% - российские. 75% респондентов представляют производственные компании против почти четверти (25%) непроизводственных.

По численности персонала: 37% организаций располагают штатом от 101 до 500 сотрудников; 27% - от 1001 до 5000; 17% от 501 до 1001; еще 13% до 100 человек и 7% - более 5001 сотрудников.

По отраслевой принадлежности респондентов большинство компаний представляют FMCG и строительную сферу – по 18% соответственно; 12% заняты в сфере фармацевтики; 8% относятся к сфере оборудования и инженерных компонентов; 7% к таре и упаковке; по 5% к машиностроению и IT/телекому.

Остальные сферы участников опроса: пищевое производство; сельское хозяйство/агропром; автором; банки/финансы/страхование; логистика/транспорт; нефть/газ/ГСМ; химическая промышленность.

Основные цели внутренних коммуникаций в компании

Абсолютное большинство респондентов (82%) к главной цели внутренних коммуникаций в компании отнесли создание общего информационного пространства, тогда как чуть более половины участников исследования (57%) – формирование корпоративной культуры.

Еще 52% компаний в качестве приоритетной цели рассматриваемого вопроса выделили сбор обратной связи от сотрудников, а 27% - поддержание взаимодействия персонала, что, как следствие, снижает текучесть кадров.

20% организаций к основной цели отнесли развитие бренда работодателя, позволяющее снизить стоимость найма; 18% - повышение эффективности работы сотрудников; 13% - снижение общего уровня стресса, тогда как 5% - адаптацию к изменениям внешней среды.

Инструменты внутренних коммуникаций, применяемые для взаимодействия руководства компании с сотрудниками и оценка их эффективности

Наиболее популярными инструментами внутренних коммуникаций для взаимодействия руководства с сотрудниками являются E-mail рассылки (98%). Встречи, совещания и брифинги распространены у 94% участников исследования, а опросы у 88%.

Видеоконференции и мероприятия применяют по 81% респондентов, тогда как корпоративный интернет-портал подключили 69% организаций. 67% компаний ведут внутренний СМИ (корпоративный дайджест) для освещения событий, происходящих внутри компании. 65% используют мессенджеры; 40% организовали ящик сбора предложений; 27% для коммуникации используют социальные сети.

Самыми эффективными инструментами внутренних коммуникаций для взаимодействия руководства и сотрудников, по опыту респондентов, являются мероприятия; встречи, совещания, брифинги; мессенджеры (90%-92%).

Видеоконференции и E mail рассылки чуть менее эффективны – 87%. За результативность проведения опросов высказались 76% компаний; 72% оценили работу корпоративного дайджеста; 64% высказались в пользу корпоративных порталов; 62% оценили продуктивность социальных сетей. Ящик сбора предложений считают действенным только 21% опрошенных.

Инструменты внутренних коммуникаций, применяемые в компаниях, для взаимодействия сотрудников с руководством и оценка их эффективности

Для коммуникации сотрудников и руководства абсолютно все компании применяют встречи, совещания и брифинги (100%). Опросы используют 72% респондентов; мероприятия – 66%; мессенджеры – 63%; видеоконференции – 59%; информационные доски – 41%; социальные сети –9%.

Теперь рассмотрим вопрос с точки зрения эффективности. Самым действенным инструментом для коммуникации сотрудников с руководством респонденты считают мессенджеры: в пользу них высказались 100% участников исследования. С небольшим отставанием следуют встречи, совещания и брифинги (97%). Высокую результативность показывают опросы (96%). По 95% голосов набрали видеоконференции и мероприятия.  

Меньшую эффективность показывают информационные доски (77%); мониторы (75%) и социальные сети (67%).

Инструменты внутренних коммуникаций, применяемые в компаниях для взаимодействия сотрудников между собой, и оценка их эффективности

Для взаимодействия между собой сотрудники в основном используют мессенджеры – 97%; 87% обсуждают рабочие вопросы на встречах, совещаниях и брифингах; 81% коммуницирует в ходе корпоративных мероприятий; 68% работников общаются в рамках неформальных встреч; 62% проводят видеоконференции, тогда как 41% пользуется соц. сетями.

Примечательно, что абсолютное большинство респондентов (100%) признало наиболее эффективным инструментом общения между сотрудниками – видеоконференции, при том, что в списке применяемых инструментов они находятся далеко не на первом месте. Немного отстают по эффективности мессенджеры (97%); встречи, совещания и брифинги (94%) наряду с неформальными встречами (92%) также признаны очень эффективными.

Результативность мероприятий оценили 87% респондентов, тогда как за соц. сети высказалось всего 67% опрошенных.

На базе какого онлайн-сервиса создан в компаниях корпоративный портал

Чуть больше четверти респондентов (28%) в качестве корпоративного портала применяют собственную разработку, тогда как 23% используют «Битрикс 24». Еще 37% признают, что корпоративные порталы не актуальны в их компаниях; 12% прибегают к помощи Sharepoint, Microsoft и Webtutor.

Социальные сети и мессенджеры, используемые в компаниях в качестве канала и инструмента внутренних коммуникаций

73% респондентов используют WhatsApp, тогда как 60% Telegram; VK для внутренних коммуникаций используют 20% опрошенных; по 5% Instagram и Viber; Facebook 2%.

18% дали альтернативные варианты ответов: MS Teams, Viva Engage (MS Office), внутренняя сеть, Yammer, Workplace; не используют никакие сети и мессенджеры.

Преимущества и недостатки социальных сетей и мессенджеров для внутренних коммуникаций

Мы попросили респондентов оценить преимущества и недостатки в работе c наиболее популярными социальными сетями и мессенджерами.

WhatsApp

Среди достоинств мессенджера WhatsApp участники опроса отметили быстроту, скорость, оперативность; удобство администрирования группы; наличие обратной связи; доступность; возможность просмотра профилей участников чата; хороший охват.

К недостаткам мессенджера были отнесены: ограничения в передаче файлов; отсутствие систематизации; в некоторых компаниях – запрет на корпоративное использование в соответствии с глобальной политикой безопасности.

Теперь коснемся вопроса с точки зрения целей использования WhatsApp в качестве инструмента внутренних коммуникаций. 43% респондентов применяют его для оперативного информирования и обмена данными среди сотрудников; 20% для коммуникации с персоналом; 17% создали рабочие чаты в рамках отделов для быстрой связи; 9% опрошенных прибегают к WhatsApp для общения друг с другом; 6% для массовых информационных рассылок, тогда как еще столько же в качестве доски объявлений.

Telegram

К преимуществам Telegram респонденты отнесли: оперативность; эффективность при использовании в качестве информационного канала; конфиденциальность; доступность; охват; удобный интерфейс; обеспечение анонимности; возможность создавать мини-опросы и приглашать сотрудников в канал ссылкой.

Недостатки, с которыми столкнулись участники опроса: мессенджер не пользуется популярностью среди сотрудников; наличие скрытых контактов; непрозрачная авторизация; сообщения теряются в чатах ввиду большого числа подписок на каналы.

Большинство опрошенных (43%) используют Telegram для оперативной связи и информирования сотрудников; почти треть (30%) как канал для продвижения корпоративного бренда; 13% в качестве рабочих чатов, тогда как еще 13% для неформальной коммуникации.

Вконтакте

Среди преимуществ vk для внутренних коммуникаций в компаниях были отмечены: понятный интерфейс; известность социальной сети; хороший охват; наличие внешнего хранилища фото и видеофайлов; возможности для оформления страницы.

К недостаткам респонденты относят необходимость постоянной работы с сообществом, включающей регулярное обновление контента, более сложное присоединение участников для общения в чате; необходимость привлечения SMM-специалиста. Правда стоит отметить, что vk, являясь социальной сетью, несет в себе больший функционал, чем мессенджеры и в основном используется среди опрошенных (80%) для развития HR-бренда компании и привлечения внешней аудитории (20%). Поэтому едва ли постоянное администрирование страницы можно отнести к недостатку. Это больше вопрос целей и задач, которые ставит перед собой организация: мессенджеры больше предназначены для общения в чатах, тогда как соц. сети для развития бренда.

Сервисы для видеоконференций, используемые в компаниях в качестве канала и инструмента внутренних коммуникаций

Наиболее часто применяемым сервисом для видеоконференций является Microsoft Teams – им пользуются более половины (55%) опрошенных. Немного уступает ему Zoom – 44% респондентов отдают предпочтение именно ему.

Ответы по остальным сервисам распределились следующим образом: Яндекс Телемост – 17%; Skype – 15%; Контур. Толк – 5%; VideoMost – 2%; Google Hangouts –2%; TrueConf – 2%; Go to Meeting – 2%.

Преимущества и недостатки сервисов для видеоконференций

Microsoft Teams. К преимуществам данного сервиса респонденты отнесли: доступность; удобный интерфейс; привычный функционал; простоту в использовании; возможность подключать большие группы; широкий набор функций. К недостаткам: иностранное ПО, отсутствие лицензий; иногда неважное качество связи.

43% опрошенных используют Microsoft Teams для проведения конференций и совещаний; треть (33%) для проведения рабочих встреч; 15% для международного общения и 9% для обмена файлами.

Zoom. К преимуществам Zoom участники опроса отнесли: доступность (много опций даже в бесплатной версии); удобный интерфейс; привычный функционал; известность среди пользователей; стабильность и надежность в работе; возможность планировать рабочий день. Среди недостатков: ограничения по времени в бесплатной версии; необходимость корпоративной подписки; имеются сложности при оплате.

Половина (50%) респондентов использует Zoom для проведения конференций; чуть больше четверти (27%) для организации обучения и тренингов; 13% для организации собраний с сотрудниками, которые работают удаленно; 10% для проведения мероприятий от внешних подрядчиков.

Далее рассмотрим преимущества и недостатки менее популярных, согласно опросу, сервисов для видеоконференций.

Skype. Респонденты пользуются Skype для общения с удаленными коллегами и коммуникации с филиалами; проведения опросов, видеоконференций, совещаний, обучения и тренингов.

К преимуществам сервиса опрошенные отнесли: доступность; удобный интерфейс и привычный функционал, тогда как к недостаткам – низкое качество связи.

Яндекс Телемост. Данный сервис респонденты используют для проведения видеоконференций и совещаний. Среди его преимуществ – наличие опции привязки к корпоративному календарю и почте, а среди недостатков: неудобство в использовании и низкое качество связи.

Контур. Толк. Участники опроса применяют сервис для проведения видеоконференций, совещаний, обучения и тренингов. Среди преимуществ: удобный интерфейс и отсутствие ограничений, тогда как среди недостатков: недостаточная известность и доработка (не все опции хорошо работают).

Google Hangouts. Сервис используется для осуществления внутренних звонков. Удобен в пользовании.

TrueConf. TrueConf – это российский продукт, использующийся в качестве корпоративного мессенджера, для организации видеоконференций и вебинаров. К недостаткам можно отнести наличие недоработок.

Go to Meeting. Используется респондентами для проведения видеоконференций. Среди недостатков: узкий функционал и отсутствие комнат для сессий.

Подводя итоги опроса, мы можем сделать вывод, что большинство респондентов к главной цели внутренних коммуникаций в компании относят создание общего информационного пространства и формирование корпоративной культуры.

Для взаимодействия руководства с сотрудниками самыми эффективными инструментами внутренних коммуникаций, по опыту респондентов, являются мероприятия; встречи, совещания, брифинги; мессенджеры.

Примечательно, что абсолютное большинство респондентов (100%) признало наиболее эффективным инструментом общения между сотрудниками – видеоконференции.

Самыми применяемыми корпоративными порталами являются сервис собственной разработки и «Битрикс 24».

В качестве мессенджера большинство участников опроса использует WhatsApp, тогда как для видеоконференций в основном применяют Microsoft Teams.