Проба персонала в удаленном формате. Сложности процесса.

Вхождение нового сотрудника в компанию – всегда сложный процесс, независимо от формата. В первые дни работы новичок получает много информации, принимает дела, знакомится с функционалом, коллегами, корпоративной культурой компании. Удаленный формат добавляет сложностей в коммуникациях: есть опасения, что сотрудник может не наладить контакт с командой, не вольется в коллектив и не прочувствует ценности организации. Если в режиме очной работы, в офисе, мы можем отследить настрой нового сотрудника и его эмоциональное состояние, то на «удаленке» это сложно, так как она сильно ограничивает личное взаимодействие.

Работая над адаптацией в удалённом формате, мы сделали фокус на построение коммуникации внутри отделов, удобную онлайн-передачу дел, а все этапы, которые проходили очно, мы преобразовали в видеоформат, общение в мессенджерах и созвоны. 

Адаптация нового сотрудника — это не изолированное однодневное мероприятие, а процесс, который начинается с момента получения оффера и продолжается в течение нескольких месяцев, предполагая погружение работника в новую среду: понимание им правил поведения, взаимодействия в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.

Работа начинается еще до выхода сотрудника в компанию и разбита на несколько этапов:

• Приветственное письмо накануне выхода, первичное знакомство с корпоративной культурой, дресс-кодом.
• План первого рабочего дня с таймингом. Ссылки и данные для удаленного подключения.
• В день выхода - оформление и подписание документов онлайн.
• Онлайн-подключения для знакомства с корпоративной культурой компании “Добро пожаловать”.
• Заочно знакомим с руководящим составом компании и контактными лицами.
• Помощь с техническим подключением.
• Знакомство с наставником и коллективом. Дистанционная передача дел.
• Добавление на корпоративные платформы, в группы, чаты.
• Коммуникация первый месяц каждую неделю, далее периодичность можно изменить.
• Анкеты опросники и обязательное условие - созвоны и общение в мессенджерах.

Важно определить частоту коммуникаций с руководителем, наставником, HR и установить периодичность встреч.

С какими сложностями удалось столкнуться в удаленном формате?

На первых этапах были технические сложности с подключением и полностью дистанционной передачей дел, но этот блок был настроен быстро, так как мы адаптировали имеющиеся шаблоны документов.К слову, четко прописанная структура передачи дел и шаблоны документов - это важно в любом формате входа в компанию.

Возникали проблемные моменты с самодисциплиной сотрудников и тайм-менеджментом. Сейчас в каждом подразделении руководитель и наставник сами выстраивают план взаимодействия, контроля сотрудника, загрузки и отчетности.

Задача HR - поддерживать коммуникацию и выстраивать доверительные отношения с новыми сотрудниками, задавать нужный вектор общения, чтобы коллега не боялся задавать вопросы и просить помощи у команды. В новой для себя обстановке многие люди стесняются спрашивать о рядовых моментах. Кто-то боится показаться навязчивым, не сообразительным, а кому-то некомфортно обращаться за помощью.

Важно донести до нового сотрудника, что задавать вопросы это - нормально, человек не может прийти в новую структуру и все знать. Хорошо, когда сотрудник заинтересован в скорейшем освоении функционала и активно вовлечен в рабочий процесс.

Процесс адаптации проходит обоюдно: организация оценивает сотрудника, а сотрудник организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы человек как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.

Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока. Она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план, прикрепление наставника, выстроенная система обучения.

По итогам за 2021г, более 85 % принятых в Coleman Group сотрудников успешно прошли адаптацию и это показатель того, что со сложностями мы успешно справились и контролируем их.

По итогам 2021 г. 85 % наших сотрудников успешно прошли адаптацию, соответственно оставшиеся 15% покинули компанию.

Мы получаем обратную связь от руководителя и проводим Exit интервью с работниками, поэтому есть понимание, почему 15% не прошли испытательный срок.

Причин, по которым новый сотрудник не прошел адаптацию много и не всегда руководитель и HR может на них влиять. Удаленный формат также оставляет некий отпечаток.

Что влияет на успешную адаптацию:

• Открытость компании к выходу нового сотрудника в коллектив.
• Корпоративная культура – насколько она открыта, логично выстроена, есть ли готовые алгоритмы интеграции
• Психологический климат в коллективе: в доброжелательной обстановке адаптация проходит быстрее.
• Четкий план передачи дел и вхождения в должность. Грамотное распределение задач и загрузки нового сотрудника.
• Должность и ответственность работника.
• Соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.
• Мотивация нового сотрудника: как он настроен на рабочий процесс и может организовать работу.
• Личностные особенности новичка – эмоциональный интеллект, коммуникативные навыки, образование, квалификация.

Сложности процесса адаптации и причины по которым 15% сотрудников не прошли испытательный срок:

• Низкая мотивация на работу. Когда изначально для себя сотрудник рассматривал предложение как временный вариант. К сожалению, такая практика существует, когда принимая оффер, кандидат скрывает истинные мотивы, рассматривая предложение как подработку, ожидая других вариантов.
• Сложный участок и переоценка возможностей. Не всегда подробный рассказ о работе и ее объемах дает четкую картину. Даже имея схожий опыт, сотрудник может не справиться с многозадачностью или не влиться в нужный ритм, тем более в дистанционном формате.
• Организация и планирование рабочего времени. Самая главная «ловушка» удаленной работы, которая непременно негативно скажется на рабочем процессе – это возможность уделять больше времени себе и домашним делам. Важно, чтобы сотрудник соблюдал дисциплину и планировал рабочий день на «удаленке», а со стороны руководителя и наставника обязателен контроль и реперные точки для отчета по выполненным задачам.
• Мнимое желание работать на удаленке. Такой опыт тоже был в нашей практике, когда человек пришел на полностью удаленный график впервые и эмоционально не смог без «живых» коммуникаций и коллектива.

Таким образом, адаптация сотрудников, особенно в условиях удаленной работы – это всегда сложный процесс, при организации которого нужно учесть большое количество моментов: от технических возможностей и грамотного планирования до личностных качеств работника и корпоративных особенностей компании.

Елена Храмова, руководитель направления по подбору и адаптации Coleman Group.