Зона ресепшн – это значимая составляющая любого крупного офиса, которая выполняет ряд важных административных функций, таких как распределение звонков, встреча и информирование гостей, обработка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими и транспортными службами. Подбор квалифицированных секретарей, администраторов, их оформление и контроль за работой – это достаточно трудоемкая задача, которая требует к тому же немало времени.
Очень часто компании сталкиваются со следующими проблемными моментами:
-
Необходимо снизить риски некачественной работы секретарей, отсутствия сотрудников на рабочем месте, контроля выполнения задач.
-
Необходимо снизить объем административной работы и сконцентрироваться на более стратегических вопросах.
-
Необходимо обеспечить бесперебойность работы службы ресепшн.
Для того, чтобы избежать подобных проблем, компании обращаются к услугам специализированных провайдеров, которые берут на себя комплекс функций, связанных с обслуживанием зоны ресепшн для полноценного функционирования бизнеса клиента.
Как выстраивается работа по проекту?
Со стороны провайдера выделяется единое контактное лицо – менеджер проекта.
Менеджер проекта отвечает за работу с персоналом (формирование команды, расстановка персонала, обучение, обеспечение бесперебойности работы/ замен), регулярное посещение и мониторинг работы персонала на объектах, повышение эффективности бизнес процессов, предоставление отчетности и многое другое.
Итак, остановимся подробнее на проблемных моментах и методах их решения.
Проблемный момент №1: снижение рисков некачественной работы секретарей и формирование новой команды.
Для того, чтобы снизить риски некачественной работы секретарей проводится аудит – визит на ресепшн «тайного посетителя», который задает различные вопросы по должностным компетенциям, тем самым проверяя уровень подготовки секретарей. Либо проводится телефонный звонок, который выполняет те же функции, только заочно. Наряду с аудитом осуществляется оценка текущей работы персонала. Руководство компании заполняет специальную анкету, в которой нужно оценить выполнение секретарями своих профессиональных обязанностей. Данная анкета информирует провайдера о наличии проблемных моментов, над решением которых нужно будет сосредоточить особое внимание, чтобы улучшить качество работы зоны ресепшн.
Аудит и оценка текущей работы службы ресепшн проводятся не только на старте проекта. Подобные проверки осуществляются систематически для контроля персонала и работы над ошибками.
Менеджер проекта осуществляет регулярный мониторинг работы персонала на объектах. После аудита, при необходимости, формируется новая команда. Ее создание полностью ложится на плечи провайдера. C помощью профессиональных рекрутеров осуществляется подбор персонала, а затем наиболее успешные кандидаты проходят собеседование на территории клиента.
После того, как набор новой команды осуществлен, менеджер проекта отвечает за расстановку персонала и его обучение. Также менеджер своевременно реагирует на проблемные ситуации и регулярно предоставляет отчеты о работе.
Проблемный момент №2: снижение объема административной работы.
После того как команда подобрана и сформирована, начинается работа по оформлению персонала в штат компании-провайдера. Теперь работа по ведению трудовых книжек сотрудников, расчету и выплате заработной платы, разработке графика отпусков, больничных листов, открытие банковских карт, отчисления в Фонд социального страхования, Пенсионный фонд и т.д. – это зона ответственности провайдера.
Таким образом, весь спектр работ от подбора персонала до администрирования команды переходит к компании провайдеру.
Проблемный момент №3: Обеспечение бесперебойной работы службы ресепшн.
Если кто-то из работников берет больничный, решает сменить место работы и т.д., компания оперативно осуществляет замену. Задача усложняется тем, что найти и обучить персонал нужно в предельно короткие сроки.
Провайдер способен предоставить необходимую замену максимально быстро. Как это работает? Существует база сотрудников, которые обладают опытом работы в административной сфере. Все они уже числятся в штате компании-провайдера и оформлены по договору ГПХ. Когда возникает потребность в замене, менеджер проекта связывается с временным сотрудником, согласовывает дату и время выхода на проект. Сотрудник может выйти на работу, как только это будет необходимо. Временная замена может быть предоставлена как на 1 день, так и на более длительный срок, в зависимости от потребности Клиента. Это сильно экономит время и нервы внутреннему HR-у компании и руководству.
Каким компаниям стоит обращаться к данной услуге?
Данная услуга подходит всем компаниям, которые хотят снизить объем административной работы и сконцентрироваться на более стратегических вопросах.
Какие еще виды аутсорсинга административного персонала существуют?
Помимо аутсорсинга ресепшн, существует еще ряд услуг:
-
почтовая комната (mail room);
-
курьерская служба;
-
офис-менеджмент;
-
call center;
-
служба горничных;
-
управление поставщиками;
-
административная поддержка работы отделов (закупки, финансы, продажи и т.д.).
Существует услуга административный аутсорсинг функций, который объединяет все вышеперечисленные административные задачи, то есть работа по всей административно-хозяйственной деятельности компании переходит под контроль провайдера.
Таким образом, аутсорсинг ресепшн помогает решить большой объем задач и избавить от «головной боли» руководство компании и HR отдел, позволяя сконцентрироваться на основных стратегических задачах, что очень важно в условиях современного бизнеса.
Журнал: "Деловой квартал", 2017
Подписаться на анонсы
Хотите быть в курсе предстоящих мероприятий Coleman Group?