Выберите язык
Применить
Выберите регион
Применить
Москва
Пресс-Центр

Составляем регламент кадрового делопроизводства и документооборота

# Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Составляем регламент кадрового делопроизводства и документооборота Светлана Дмитрищук руководитель отдела по кадровому администрированию Coleman Services

От правильного документирования кадровых процедур и качества оформления кадровых документов зависит успешность прохождения организацией проверок контрольно-надзорных органов, позиция организации в тех случаях, когда кадровая документация выступает доказательством в судебном разбирательстве.

Для того, чтобы в организации применялись единые правила кадрового делопроизводства (КДП), основанные на требованиях трудового законодательства, необходимо разработать регламент, определяющий систему КДП и документооборота.

Регламент составляется с учетом специфики деятельности организации, ее организационной структуры, особенностей и объема документооборота. В современных организациях со сложной структурой такой регламент затрагивает работу нескольких подразделений, поэтому регламент определяет также порядок взаимодействия подразделений и работников организации при проведении полного цикла кадрового документооборота.

При составлении регламента, прежде всего, необходимо учитывать требования действующего законодательства Российской Федерации в области трудового права, нормативных правовых актов и методических рекомендаций в области организации делопроизводства. Регламент рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Кроме того, необходимо учесть требования учредительных документов организации по оформлению трудовых отношений.

Наиболее полное содержание регламента может быть следующее.


  1. Порядок назначения должностных лиц, ответственных за ведение КДП, их полномочия и ответственность.

  2. Основные требования к оформлению кадровых документов.

  3. Порядок согласования кадровых документов,  их нумерации, присвоения индексов и регистрации.

  4. Особенности оформления отдельных кадровых процедур (приема, перевода, изменения условий трудового договора и т.д.). При этом необходимо закрепить сроки формирования, порядка движения каждого вида документа и указанием ответственных должностных лиц, за которыми закрепляются функции получения первичных документов (заявлений, служебных записок), проверки  правильности их составления, формирования проекта распорядительных документов, организации их согласования и подписания, регистрации, контроля  соблюдения сроков, организации ознакомления работников, передачи документов в бухгалтерию, организации хранения исполненных документов.


Возможно определить ответственных лиц как за проведение полного цикла каждой из процедур, так и распределение ответственности среди работников кадровой службы по каждому из этапов указанного цикла.

Отдельными подразделами указать особенности процедур расторжения трудового по истечению срока трудового договора,  по дисциплинарным основаниям и сокращению численности или штата работников. 

Для каждой из процедур необходимо разработать формы документов, которые могут быть оформлены приложением к регламенту.       


  1. Особенности оформления трудовых отношений с определенными категориями работников (руководители организации, несовершеннолетние работники, работники – инвалиды, лица с семейными обязанностями, иностранные работники и т.д.).

  2. Порядок оформления документов при привлечении к дисциплинарной ответственности.

Особое внимание следует уделить описанию процедурных моментов и сроков, которые определены трудовым законодательством.


  1. Порядок формирования и утверждения штатного расписания, графика отпусков.

  2. Порядок табельного учета рабочего времени.

  3. Порядок ведения учета входящей и исходящей информационно-справочной документации.

  4. Порядок использования печати на кадровых документах.

  5. Порядок и особенности электронного документооборота, электронного ведения учета и хранения определенных кадровых документов.

  6. Порядок и периодичность проверки состояния КДП (внутреннего кадрового аудита).

  7. Порядок подготовки и выдачи копий документов.

  8. Порядок выдачи оригиналов документов в случае затребования государственными органами.

  9. Порядок составление номенклатуры, подготовки и передачи дел на архивное хранение.


Регламент, как бы подробно он не был составлен, не может быть долгое время неизменным документом. Его необходимо изменять и дополнять соответственно текущей ситуации, стадии развития организационной структуры.


ЖУРНАЛ "СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА" №9, сентябрь 2014 г.



Получить комментарий
от Coleman Group

Получить комментарий

Получить комментарий от экспертов Coleman Group вы можете, обратившись к следующим нашим сотрудникам:

В этом разделе вы можете найти новости и фотоматериалы, просмотреть опубликованные в российских СМИ статьи и экспертные мнения специалистов Coleman Group

Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Политика обработки персональных данных
Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Политика обработки персональных данных
Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Политика обработки персональных данных
Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Текст примечание, например: Coleman Group оставляет за собой право отказать в участии представителям компаний, чей профиль не соответствует профилю мероприятий.

Политика обработки персональных данных

Заполните форму и наши консультанты свяжутся с Вами

Веб-форма не найдена.

Выберите рубрику
Применить