Юлия Орехова (руководитель направления «Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг»)

2020 год был насыщен экономическими, общественными и законодательными событиями, которые активно повлияли на услуги аутсорсинга учетных функций. Такие факторы, как введение электронных трудовых книжек, рост курсов валют и события, связанные с COVID2019, повлияли на содержание и формат оказания услуг по аутсорсингу учетных функций и смежным услугам.

Компании уже начали переход на электронные трудовые книжки. Как и прогнозировалось, от 80 до 100% сотрудников предпочли оставить ведение своей трудовой книжки в бумажном виде. В первом квартале 2020 года сданы первые отчеты СЗВ-ТД, специалисты кадровых служб активно начали заниматься подготовкой и подписанием уведомлений с сотрудниками. В рамках данных законодательных изменений были востребованы как услуги по доработке локальных нормативных актов в части внесения изменений, связанных с новым форматом ведения трудовых книжек, так и услуги по сдаче самой отчетности.

Новые реалии диктуют новый спрос на новые услуги - это можно назвать девизом 2020 года. Пандемия и режим самоизоляции – несомненно, для всех напряженный и стрессовый период, время перемен и принятия быстрых решений. В период пандемии департаменты и подразделения коммерческих организаций, до этого всегда являвшиеся «бэк офисом», внезапно оказались на передовой – это и юристы, и кадровики, и бухгалтеры по расчету заработной платы.

Юристам сразу были адресованы вопросы о статусе организации в соответствии с Указом Президента РФ – работающая или неработающая. Кадровикам стало необходимо вести учет рабочего времени с учетом новых реалий «нерабочих оплачиваемых дней», бухгалтерам – рассчитывать заработную плату с учетом постоянно проходящих изменений.

Соответственно, значительно увеличился спрос на консалтинговые услуги – консультирование по вопросам трудового законодательства, расчета заработной платы, разработки шаблонов документов – примерно на 15-20% по сравнению с аналогичным периодом 2019 года.

Также увеличилось количество индивидуальных консультационных кейсов компаний, связанных с изменением режима рабочего времени, условий труда, простоя, дисциплинарных взысканий и сокращения штата - в среднем на 18-20%. Наиболее востребованные темы консультаций: оформление кадровой документации в период режима повышенной готовности, возмещение расходов по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции, порядок индексации заработной платы и многое другое.

Многие компании оценили плюсы удаленного ведения кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, а также обратили внимание на такое преимущество аутсорсинга, как бесперебойность оказания услуги: пандемия позволила зрительно увидеть то, что ранее было сложно перевести в рубли.

Наличие норм и понятий, не указанных в Трудовом законодательстве РФ, динамичное изменение документов (Указов Президента РФ и других), ориентация на разъяснения Минтруда и других инстанций, отсроченная реакция недовольных сотрудников и отсутствие судебной практики – все это заставляет кадровиков держать руку на пульсе и быть на связи как со своими юристами по трудовому праву, так и с внешними консультантами.

Также, многие организации уже сейчас понимают возможность в дальнейшем применения вынужденных мер оптимизации (сокращение штата, изменение условий работы и т.д.)

Это является одной из причин обращения к услугам аудита кадровых документов, в первую очередь, локальных нормативных актов организации, включая должностные инструкции, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Например, к экспертам Coleman Services обратилась одна из европейских производственных компаний с целью проработки возможной реструктуризации и реализации одного из первых этапов – актуализации локальных нормативных актов и анализа штатного расписания и это достаточно типичный пример. Но не только подготовка к изменениям является причиной проведения аудитов, другая причина – это то, что многие HR- специалисты, в связи с переходом на дистанционную работу, нашли возможность и время спокойно проработать ключевые кадровые документы компании. Тем более, что экспертизу данных документов можно сделать как раз в дистанционном режиме. Практика второй половины апреля 2020 года показала увеличение запросов на аудит локальных нормативных актов на 24%, а на консультации по трудовому законодательству - на 35%.

Экономическая ситуация, в том числе связанная с ростом курсов валют, также задала определенный вектор интересов компаний. Ряд организаций получили разрешение сменить глобальных поставщиков услуг на локальных, в связи с этим потребовалась работа и по поиску поставщиков, проведению тендеров на услуги и проведению встреч в формате видеоконференций и звонков. Еще в самом начале пандемии в Coleman Services практически в один день обратились три европейские компании, причем с различными сферами деятельности, с целью централизованных поставщиков, которым приходилось производить оплату услуги в валюте. Компании подобрали для себя оптимальные пакеты услуг по кадровому консультированию с оплатой в рублях и оперативно начали получать всю необходимую информацию, что особенно было важно в первый месяц пандемии. Аналогичные обращения продолжаются и далее, в течение всего 2020 года.

Прогнозы - экономические, политические и «пандемические» позволяют полагать, что все вышеуказанные тренды и направления развития будут актуальными как до конца 2020, так и большую часть 2021 года, что позволит услугам аутсорсинга учетных функций и кадрового консалтинга быть одними из самых актуальных и востребованных услуг.