Выберите язык
Применить
Выберите регион
Применить
Москва
Пресс-Центр

Срывая покровы: аутсорсинг бизнес-процессов

# Аутсорсинг бизнес-процессов
Срывая покровы: аутсорсинг бизнес-процессов Людмила Голубоцких руководитель направления "Предоставление временного персонала"

Любая организация стремится к повышению эффективности собственной деятельности, увеличению доходов и снижению расходов. Одним из инструментов для достижения этой задачи является аутсорсинг бизнес-процессов. Аутсорсинг – это использование ресурсов, знаний и налаженной инфраструктуры внешнего поставщика (провайдера) для организации собственных бизнес-процессов и решения бизнес-задач компании. Как правило, услуга аутсорсинга носит долговременный характер. Основная цель использования данной услуги – возможность сконцентрироваться на основном бизнесе компании за счет передачи провайдеру непрофильных функций.

Другая задача – обойти существующие ограничения (например, размер штатного расписания не позволяет с достаточной эффективностью вести работу по проекту или направлению). Как правило, это бизнес-процессы, которые обеспечивают функционирование основных бизнес-процессов организации по созданию продукта/услуги. Это процессы заключения договоров, организации закупок, обслуживания зданий и оборудования и т. п.

Если говорить о российской HR-сфере, наиболее популярными функциями, передаваемыми на управление провайдерам, являются административные (аутсорсинг ресепшен, курьеров и mail-room, ведение баз данных, обработка счетов, авансовых отчетов и т. д.) и учетные (аутсорсинг расчета  заработной платы, аутсорсинг кадрового делопроизводства, аутсорсинг подбора персонала (RPO) и т. д.). В пользу эффективности этого метода говорят результаты совместного исследования HeadHunter, UCMS Group и Intercomp, проведенного в конце 2013 г., согласно которым 40% компаний в России уже используют или планируют аутсорсинг учетных функций.


Какими преимуществами обладает аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing)?


Отметим главные преимущества аутсорсинга бизнес-процессов:

  • Возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, стратегических целях, не отвлекаясь и не тратя свои силы на вспомогательные функции.

  • Возможность передать провайдеру «головную боль». Не секрет, что работа с персоналом требует много времени и ресурсов: поиск, обучение, построение системы мотивации, контроль, обеспечение замены в случае отсутствия на рабочем месте того или иного сотрудника, а также многое другое. При аутсорсинге именно провайдер берет на себя ответственность за работу с персоналом.

  • Качество работы. Провайдер – это эксперт и профессионал в своем деле. Он специализируется на выполнении той или иной функции и аккумулирует зарекомендовавшие себя практики. Более вам не требуется пристально следить за инновациями и изменениями в этой сфере, т. к. это одна из функций провайдера.


Выбор провайдера


К выбору поставщика следует подойти со всей серьезностью и ответственностью, т. к. именно он будет отвечать за качественное выполнение возложенных на него функций.

Наибольшее внимание стоит уделить следующим вопросам:

  1. Опыт провайдера в области предоставления аутсорсинговых услуг.

  2. Система работы с персоналом и наличие разработанных мотивационных программ. Персонал – это база, без которой невозможно качественное выполнение функции, поэтому важно, чтобы провайдер умело с ним работал. Наличие тренингового центра и/или разработка тренингов специально под нужды клиента будет являться существенным плюсом.
  3. План запуска проекта, который имеет установленные сроки и включает в себя поэтапную передачу вашей экспертизы провайдеру.

  4. Команда проекта – один из ключевых факторов успеха. Какие специалисты будут поднимать проект на старте и какие будут привлекаться в процессе? Где сосредоточена экспертиза провайдера – в Москве или регионах? Оптимально наличие на территории клиента постоянного представителя провайдера (site manager), который будет отвечать за реализацию проекта и его бесперебойное функционирование. Как правило, появление такой позиции обусловлено масштабами проекта.

  5. Организационная структура проекта. Попросите провайдера представить вариант оргструктуры будущего проекта на основе предоставленных вами данных.

  6. Система коммуникации «клиент – провайдер». Важно на начальном этапе проекта определить, каким образом будет происходить передача информации от вас провайдеру и обратно. Отдельно стоит обсудить, какое количество времени дается провайдеру на решение той или иной возникшей проблемы, кто будет инициатором изменений, возникающих в ходе проекта.


Механизм запуска проекта по аутcорсингу HR-функции.


Как правило, запуск проекта аутсорсинга состоит из нескольких этапов: изучение провайдером текущих бизнес-процессов клиента, подготовка карт рабочих мест, описание существующих механизмов и процедур, а также последующее их закрепление совместно с клиентом. Возможно, потребуется адаптация текущих бизнес-процессов компании к их передаче на сторону. Есть вероятность, что уже на этом этапе провайдер сможет предоставить заказчику рекомендации по оптимизации деятельности. Но, как правило, это относится к типовым услугам (например, аутсорсинг службы ресепшен). Только после тщательной подготовки провайдер может приступить к самостоятельной работе.

Ожидаемые результаты от передачи бизнес-процесса провайдеру описываются в соглашении о гарантированном уровне сервиса, там же закрепляются сроки выполнения работ. Дополнительно необходимо определить ключевые показатели эффективности (KPI), которые должны быть легко измеримы и отражать объективную оценку работы провайдера.

Если говорить о передаче провайдеру уникальных или специфичных функций, характерных исключительно для кон-кретной организации (например, администрирование коммерческих контрактов), то провайдеру потребуется время на изучение особенностей работы именно вашей организации. При реализации сложных проектов тестовый период может продолжаться от 1 до 6 месяцев, при стандартных – проект может стартовать через 1–2 недели после выбора вами провайдера.


Пример реализации аутсорсингового проекта.


В качестве примера рассмотрим следующую ситуацию. Отдел закупок компании-клиента работает на базе BPM-системы (business process management), вследствие чего обязательная процедура согласования договоров носит сложный характер и отнимает массу времени на согласование с различными отделами внутри компании, как минимум юридическим и финансовым департаментами. Несмотря на то, что в процедуре прописаны четкие сроки согласования договора каждым департаментом, сотрудники отдела часто жаловались на постоянные нарушения установленных сроков со стороны смежных подразделений. Более того, у каждого менеджера по закупкам в работе находится одновременно несколько договоров, и в этой ситуации крайне сложно отслеживать работу коллег (своевременность ответов на запросы, согласование проблемных вопросов). В связи с этим риск несвоевременного продления/подписания договора крайне велик, что может повлечь за собой негативные последствия, особенно если говорить о поставках сырья на производство.

На момент контакта с провайдером клиент продумал перечень процессов, которые он хочет передать на аутсорсинг, рассчитал планируемое количество рабочих часов на выполнение поставленных задач и обработку всех имеющихся в отделе закупок документов и тем самым обозначил первоначальный количественный состав проекта. Провайдер, исходя из полученных данных и планируемых результатов, организовал поиск и подбор сотрудников, которые отвечали требованиям клиента, и обеспечил успешное прохождение организованного клиентом обучения по работе в BPM-системе. Для управления командой был выделен менеджер проекта со стороны провайдера (он же и единое контактное лицо для клиента).

В результате аутсорсинговая команда отвечает за согласование всех необходимых документов в программе клиента в срок и в утвержденном порядке, а при возникновении трудностей и проволочек со стороны других департаментов и поставщиков информирует ответственного менеджера отдела закупок клиента.

Таким образом, контракты всегда своевременно проходят согласование по действующей в компании процедуре. Более того, с течением времени команда проекта выросла (за счет расширения объема работ), и к ней уже проявляют интерес другие структурные подразделения клиента, которые также готовы передать часть своей работы на аутсорсинг.


ЖУРНАЛ СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА, №10, 2014

ЖУРНАЛ СПРАВОЧНИК ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ, №10 2014

Получить комментарий
от Coleman Group

Получить комментарий

Получить комментарий от экспертов Coleman Group вы можете, обратившись к следующим нашим сотрудникам:

В этом разделе вы можете найти новости и фотоматериалы, просмотреть опубликованные в российских СМИ статьи и экспертные мнения специалистов Coleman Group

Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Политика обработки персональных данных
Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Политика обработки персональных данных
Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Политика обработки персональных данных
Защита от автоматического заполнения
  captcha
Подтвердите, что вы не робот*

Текст примечание, например: Coleman Group оставляет за собой право отказать в участии представителям компаний, чей профиль не соответствует профилю мероприятий.

Политика обработки персональных данных

Заполните форму и наши консультанты свяжутся с Вами

Веб-форма не найдена.

Выберите рубрику
Применить