Как найти идеального администратора на ресепшн?

Ксения Марышева менеджер проекта Coleman Services

Ксения Марышева, менеджер проекта Coleman Services, поделилась комментарием «Как найти идеального администратора на ресепшн?»  с порталом по поиску работы Rjob.

Зона ресепшн –  это значимая составляющая любого  крупного офиса, которая выполняет ряд важных административных  функций, таких как распределение звонков, встреча и информирование гостей, обработка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими и транспортными службами.  Администратор является  лицом  компании – это первый человек, с которым встречаются  люди, приходя в организацию.

Обычно руководство компании хочет видеть на ресепшн девушку: ухоженную, доброжелательную, с грамотной речью. Сотрудник, претендующий на должность администратора, должен быть ответственным, стрессоустойчивым, усидчивым, инициативным и готовым к работе в режиме многозадачности.

При отборе кандидатов в первую очередь необходимо обращать внимание на мотивацию соискателя, а именно: чем ему интересна административная позиция, как долго кандидат готов работать секретарем/администратором.

Часто кандидаты рассматривают роль секретаря/администратора как начало карьеры. На встрече соискатели озвучивают, что готовы работать от 1 до 1,5 лет на предлагаемой позиции, но впоследствии хотели бы развиваться дальше.

На собеседовании важно узнать, какие задачи готов выполнять соискатель. Многие кандидаты, приходя на вакансию секретаря/администратора говорят, что им нравится работать с документами, но они не готовы отвечать на большое количество звонков или принимать корреспонденцию от курьеров. К сожалению, у таких соискателей присутствует страх общения с людьми, который в последствии отрицательно скажется на работе.

Как показывает практика, сотрудники задерживаются на позиции администратора на  более длительный срок при наличии в компании дружелюбной атмосферы, а также, если помимо основных обязанностей им предлагают выполнять интересные задачи, которые в перспективе смогут помочь перейти на работу в другой отдел, возможно в соответствии с полученным образованием.

Так что работа в зоне ресепшн вполне неплохой старт, позволяющий выработать полезные навыки и успешно развиваться в дальнейшем.