+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Законы и решения по дистанционному труду. Часть 1.

Александр Выходцев (консультант Coleman Services по ведению трудовых споров)

Законы и решения по дистанционному труду. Практические советы и подводные камни при переходе на разные виды дистанционного труда. Часть 1.

В данной статье мы постараемся рассмотреть вопросы, связанные с изменениями в регулировании дистанционного труда, рассмотрим, какие изменения произошли с 2021 года в сравнении с предыдущими годами.

В СССР существовала надомная работа – предшественник дистанционного труда, к которому мы «пришли» сейчас. Впоследствии, в связи с развитием фриланса, появилась необходимость расширения понятия надомной работы, и тогда появилось определение дистанционной работы.

К дистанционной работе за последние годы все уже привыкли – в этих реалиях мы работали, но надо отметить, что на момент введения в 2013 году в Трудовой кодекс понятия «Дистанционная работа», нормы, которые ввёл Законодатель уже устаревали.

Проблемы возникли из невозможности введения комбинированного труда работников в трудовой договор или локально-нормативный акт. В то же время на практике большинство компаний не только хотели, но и использовали такой механизм, когда работники работали часть рабочего времени на стационарном рабочем месте, а часть удалённо. Законодатель не спешил вводить нормы, регулирующие такой комбинированный режим работы в Трудовой кодекс, хотя, очевидно, необходимость такая была.

Все изменилось, когда в начале 2020 года мы столкнулись с пандемией коронавируса, и в приказном порядке, на основании Указа Президента РФ, часть работников была освобождена от трудовой деятельности, а часть переведена на удалённый труд.

В прошлом году мы впервые столкнулись с термином «Удалённая работа». Несмотря на то, что термин был введён до 1 января 2021 года на законодательном уровне он никак не регулировался, и только после того, как были приняты поправки в закон, мы поняли, что дистанционная и удалённая работа – это одно и то же.
Кроме введения в Трудовой кодекс нового термина «Удалённая работа», Законодатель также принял существенные изменения в порядок регулирования дистанционной работы, обратился к вопросу комбинированной работы, а также ввёл иные особенности.

Итак, для начала разберёмся в понятии дистанционно-удалённой работы. Рассмотрим закон о дистанционной работе, который был введён Президентом РФ и, соответственно, вступил в силу 1 января 2021 года.

Понятие дистанционной работы до 1 января 2021 года.
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» (редакция ст. 312.1 Трудового кодекса РФ до 01.01.2021)

Понятие дистанционной работы после 1 января 2021 года.
Дистанционной (удаленной) работой (далее - дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).

Что изменилось?
Как уже было сказано выше, Законодатель приравнял понятия дистанционной и удалённой работы. Кроме того, для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по рабочим вопросам используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе сети «Интернет» и сети связи общего пользования. Это тоже важное нововведение, и оно отвечает духу времени. Безусловно, как мы знаем, кроме традиционных средств связи, таких как почта, смс сообщения в нашу жизнь ворвались совершенно новые средства коммуникации: различные мессенджеры, программы, в которых люди взаимодействуют порой чаще, и они удобнее.

Определение дистанционного работника.
Разберёмся, что изменилось в понятии дистанционного работника. Раньше данное понятие было достаточно лаконичным. Дистанционными работниками считались все лица, которые заключили трудовой договор о дистанционной работе (редакция ст. 312.1 Трудового кодекса РФ до 01.01.2021). Все достаточно просто, однако до 1 января 2021 года, данное определение не отвечало реалиям применения трудового законодательства.

Что изменилось?
Теперь под дистанционным работником понимается работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору, указанные в части второй ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со статьей 312.9 Трудового кодекса. (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).

Так трудовые договоры о дистанционной работе заключались путем не только заключения непосредственно трудового договора, но и путём заключения дополнительных соглашений к нему. Данная особенность была учтена законодателем и соответственно была добавлена в Трудовой кодекс.

Приведены дополнительные требования о том, что удалённая работа должна соответствовать требованиям ч.2 ст. 312.1 ТК РФ, а также, что работник выполняет трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ. Это важное нововведение и возможность регулирования особенностей дистанционной работы локально-нормативными актами, а не только трудовым договором будет прослеживаться на протяжении всех изменений, которые мы рассмотрим.

Виды дистанционной работы.
Еще одно важное нововведение, на которое нужно обратить внимание – это виды дистанционной работы. До 1 января 2021 года у нас существовало 2 вида работы: дистанционная и не дистанционная. Ранее мы уже обращали внимание, что такой подход устарел еще много лет назад и требовал включения в трудовой договор не только дистанционной или не дистанционной работы, но и комбинированного режима работы. Законодатель «услышал» работника и работодателя и более широко подошёл к этому вопросу. Таким образом, в Трудовой кодекс было введено 4 вида дистанционной работы.

Дистанционная работа на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора). Фактически – это то, что было ранее и с чем многие работали.

Выполнение работы временно. Непрерывно, в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к нему сроком, не превышающим шесть месяцев. Когда возникает потребность временно перевести сотрудника на дистанционную работу, работодатель и работник договариваются на определённый период времени.

Выполнение работы периодически. При условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте. То, о чём просили работодатели и работники на протяжении последних лет.

Выполнение работы временно по инициативе работодателя или по решению органа государственной власти и (или) органа местного самоуправления (в исключительных случаях, на период действия чрезвычайных обстоятельств, включая эпидемии). Обратим внимание, что данный вид дистанционной работы отличается от всех остальных и основное отличие заключается в том, что в данном случае перевод работника на дистанционную работу осуществляется без его волеизъявления: либо по инициативе работодателя, либо по решению органов государственной власти.

Во всех остальных случаях: для перевода, для заключения трудового договора, для выбора одного из трёх видов дистанционной работы согласие работника необходимо.

Особенности заключения трудового договора о выполнении работы дистанционно и дополнительного соглашения к нему.
Трудовой договор может регулироваться путём обмена электронными документами между работниками и работодателем. Важно, что есть два варианта заключения трудового договора: подписание его традиционным способом – физически; либо обмен электронными документами, который имеет определённую специфику.

Кроме обмена электронными документами, раньше работодателю необходимо было в обязательном порядке, не позднее трех календарных дней со дня заключения трудового договора, заказным письмом с уведомлением направить трудовой договор на бумажном носителе. (редакция ст. 312.1 Трудового кодекса РФ до 01.01.2021)

То есть Законодатель предусматривал, что независимо от того заключается ли трудовой договор дистанционно или нет - наличие бумажного экземпляра договора необходимо.
В настоящее время такое требование не является обязательным. Теперь работодатель обязан направить дистанционному работнику экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе только по письменному заявлению дистанционного работника, в срок не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления (ст. 312.2 Трудового кодекса РФ).

Внесение сведений о выполнении дистанционной работы в трудовую книжку.
Здесь изменения незначительные, но их необходимо учесть. Ранее для внесения сведений о трудовой деятельности по соглашению работника и работодателя информация о дистанционной работе могла не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику могла не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника являлся экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставлял работодателю трудовую книжку лично или направлял ее по почте заказным письмом с уведомлением (редакция ст. 312.1 Трудового кодекса РФ до 01.01.2021).
Теперь по желанию работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (ст. 312.2 Трудового кодекса РФ).

Подписание трудового договора о дистанционной работе либо дополнительного соглашения к нему с помощью обмена электронными документами.
Самый важный момент здесь – это каким образом подписывать трудовые договоры в электронном виде. Как и ранее Законодатель говорит о квалифицированной электронной подписи. Несмотря на то, что квалифицированные электронные подписи введены в оборот в сфере трудового законодательства достаточно давно, к сожалению, широкого распространения они не получили. Но, безусловно, для обмена документами наличие электронной подписи необходимо и Законодатель такое требование устанавливает для самых важных документов, которые регулирует дистанционный труд, а именно: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Ранее для обмена электронными документами необходимо было использование квалифицированной электронной подписи как для дистанционного работника, так и для работодателя.

Сейчас эти требования немного изменены, в частности, если для работодателя сохранено требование использования усиленной квалифицированной электронной подписи, то для работника дано право использовать усиленную квалифицированную электронную подпись либо усиленную неквалифицированную электронную подпись. Подписи отличаются по защите и по порядку оформления. Неквалифицированная электронная подпись оформляется проще – в неаккредитованных центрах. Она имеет более широкое распространение, но имеет меньшую защиту.
Данное представление дано работникам с целью популяризации электронной подписи, а также в связи с невозможностью либо со сложностями в оформлении усиленной электронной подписи работниками.

В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться с помощью обмена электронными документами.

С трудовым договором и дополнительным соглашением к нему все понятно: обменялись, подписали либо очно, либо с использованием электронной подписи. Как быть с локально-нормативными актами, приказами и иными документами? Порядок обмена работодатель может устанавливать самостоятельно: единственно важное правило, он должен быть закреплён в ЛНА. То есть мы можем предусмотреть в ЛНА, что ознакомление работника с документами, поступающими от работодателя, осуществляется путем отправки на электронную почту и последующим подтверждением того, что работник прочитал это письмо. Это один из способов, есть и другие, но для нас важно, что Законодатель не требует для ознакомления с документами использовать электронную подпись, что сильно упрощает взаимодействие между работником и работодателем.

На практике обмен электронными документами без использования электронной подписи фактически осуществлялся. И в Судах, и при проверке Гос. органами мы уже сталкивались с таким понятием как электронный образ документа и электронные документы. При этом, чтобы электронный документ пробрел статус документа необязательно, чтобы он был подписан электронной подписью - есть и другие способы подтверждения его законности. Это важно, с одной стороны, для того чтобы облегчить взаимодействие между удалённым работником и работодателем. С другой стороны, чтобы придать легитимность этим документам.

Что касается подтверждения получения электронного документа, и в прошлой редакции Трудового кодекса, и в новой – работнику было необходимо подтверждать его. При этом, если раньше это требование должно было быть закреплено в трудовом договоре, то сейчас Законодатель дал возможность определять сроки подтверждения получения электронного письма ЛНА, трудовым договором либо дополнительным соглашением к нему. Обратим внимание, что нам даёт возможность закреплять те или иные положения не только в трудовом кодексе, но и в ЛНА. Основное различие заключается в том, что большинство изменений в трудовой договор мы обязаны и можем вносить только с согласия работника. Кроме некоторых исключений, например, если в компании меняются организационные условия труда, то изменение условий трудового договора может осуществляться без согласия работника.

Сайт Wayxar.wall.com, июль 2021

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться