+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Введение электронных трудовых книжек

Повзикова Софья (Руководитель отдела по кадровому администрированию )

Буквально на днях я стала свидетелем интервью на телевидении, в ходе которого
представитель некоей некоммерческой организации, занимающейся цифровизацией трудовых книжек, рассказывал об их внедрении. В интервью было много обтекаемых фраз, обещающих отсутствие проблем и сложностей. С одной стороны, страна идет по пути цифровизации, предполагающей отказ от большинства бумажных носителей, с другой – люди больше склонны доверять бумажным документам.
В данный момент процедура подтверждения опыта специалиста с помощью обычной трудовой книжки является вполне прозрачной, тогда как пока не ясно как будет подтверждаться стаж сотрудника на новом месте работы после предстоящих нововведений.
 
Но обо всем по порядку.
 
Какие плюсы я вижу для работника:
 
* Не надо хранить бумажный документ (когда сотрудник не работает);

* нет необходимости предоставлять и забирать документ у работодателя;

* в случае утраты документа, сведения о должностях, условиях, стаже и т.п. не пропадут;

* не надо воевать за выдачу документа, если работодатель оказался не очень порядочным;

* сотрудник может самостоятельно получить доступ к информации, связанной с трудоустройством (проверить стаж, получить копию или справку и т.п.), но сделать он это может либо через портал госуслуг (с необходимостью регистрации) либо через офис "Моих документов" (но только при очном посещении его). Смутный плюс, т.к. работодатель, как правило, ближе к работнику.
 
С плюсами для Работодателя пока всё очень проблематично, т.к. нет достоверной информации как будет работать предложенный механизм.
 
* Возможно будет отменен или упрощен порядок выдачи трудовых книжек при увольнении Работника;

* возможно не нужно будет вести учет бланков строгой отчетности (если не закупать новые бланки ТКн);

* возможно уменьшатся почтовые расходы, если все сотрудники откажутся от ведения ТКн на бумажной основе;

* возможно уменьшение временных затрат на оформление больничных листов, если данные о стаже можно будет получать оn-line, а количество электронных больничных будет увеличиваться.
 
Что касается минусов, то они в настоящий момент превышают плюсы, но опять же это от незнания будущего механизма работы:
 
Минусы для работника:
 
* Хоть чиновники и говорят о том, что данные в Пенсионном фонде защищены всеми доступными способами – угроза взлома, похищения, уничтожения, разглашения данных работника всё же может существовать;

* есть также вероятность ошибки при переносе данных от работодателя в Пенсионный фонд. По мнению чиновников, ошибку можно будет исправить в суде (при наличии бумажного документа) или, подав корректировочные сведения от Работодателя (если он согласен внести изменения).
 
Минусы для работодателя:
 
* Увеличение штата специалистов кадровых служб, т.к. большинство опрошенных нами работников не готовы отказаться от бумажной трудовой книжки и, соответственно, необходимо будет вести двойной документооборот.

* На сайте ПФР размещен проект регламента передачи информации о трудовом стаже работника.  Указано, что на уведомление о приеме и об увольнении будет даваться 1 рабочий день. Даже миграционная служба дает на уведомление о приеме (увольнении) иностранного работника 3 рабочих дня. Количество ошибок будет (особенно в самом начале) огромным. И у нас нет уверенности, что база ПФР выдержит наплыв информации, а сотрудники ПФР смогут ее обработать. Значит, опять возникает необходимость увеличения штата отделов кадров.

* Уведомление ПФР о приеме в течение 1 рабочего дня, противоречит трудовому законодательству, так как дата фактического допуска сотрудника может не совпадать с датой заключения трудового договора.

* Остается открытым вопрос о том, как будет работник подтверждать свой стаж на других предприятиях, где важен опыт работы по определенной должности. Кадровики уверены, что уже через совсем короткое время мы будем получать поддельные распечатки электронных трудовых книжек.

* Непонятно как будут отражаться в электронных трудовых книжках переводы и другие изменения в трудовой деятельности работника.

* Непонятно проведена ли аналитика ведения кадрового делопроизводства и не возникнут ли разночтения в требованиях законодательства и в порядке ведения электронных трудовых книжек.
 
Пока очень похоже, что бумажная трудовая книжка повторит путь заявления о приеме на работу: по Трудовому кодексу РФ такого документа не существует, но большинство Работодателей его используют.
 
Журнал "Деловой мир" (август)

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться