Кадровое агентство Coleman Services
+7 (495) 640-17-55 
+7 (495) 640-16-55
Личный кабинет
Your corporate or personal HR-adviser

Персональные данные работника: что можно делать без согласия работника, а что – нельзя?

Ирина Плотникова (Юрисконсульт)

Ответы на частые вопросы, которые задают работодатели при обработке персональных данных работников.
 
Трудовые отношения между работодателем и работником неразрывно связаны с обработкой персональных данных, которые работодатель при приеме сотрудников в организацию, должен собирать, хранить, передавать и т.д.
 
В данной статье мы решили ответить на вопросы, которые чаще всего возникают у работодателя при обработке персональных данных работников.
 
Как быть, если при заключении трудового договора работник отказывается дать согласие на обработку его персональных данных?
 
Либо, если работник сначала дал свое согласие, но позже отозвал его – ведь по закону работодатель обязан передавать сведения о работнике в государственные органы, например, в Пенсионный фонд?
 
Прежде всего, необходимо помнить, что работодателю не требуется получать согласие работника на обработку таких сведений о нем, как фамилия, имя, отчество, паспортные данные, номер телефона, адрес места проживания, либо иных сведений, не относящихся к категориям специальных или биометрических персональных данных, при условии, что обработка этих сведений осуществляется работодателем в целях исполнения трудового договора. Так, не требуется получать согласие на обработку персональных данных (например, паспортных данных)  от юриста при оформлении доверенности для представления интересов организации в судебном процессе.
 
Также без согласия работников осуществляется  передача персональных данных в Фонд социального страхования РФ и Пенсионный фонд РФ.
 
Стоит отметить, что работодатель также освобождается от получения согласия работника на обработку специальной категории  персональных данных в случаях, когда обработка осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством и пенсионным законодательством РФ.
 
Так, например, работодателю, являющемуся медицинской организацией, не нужно получать согласие своих работников на опубликование и размещение сведений об уровне их образования и квалификации, потому что обязанность по размещению данной информации предусмотрена федеральным законом.
 
Работодатель имеет право обрабатывать сведения о состоянии здоровья работника без его согласия и в том случае, если такие сведения влияют на возможность выполнения работником своей трудовой функции. Например, получение работодателем информации о результатах предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя не будет являться нарушением законодательства об обработке персональных данных, поскольку такая информация необходима работодателю для определения пригодности работника к выполнению его должностных обязанностей.
 
Нам часто звонят из банков, где работник хочет взять кредит, или из визовых центров, куда работник обратился за визой, и спрашивают, числится ли в штате сотрудник и каков размер его заработной платы. Можем ли мы давать такую информацию без согласия работника?
 
Сообщение информации банку или визовому центру о наличии трудовых отношений с каким-либо работником, равно как и подтверждение или опровержение такой информации, а также указание  размера заработной платы – является передачей персональных данных работника. Предоставление этих сведений банку и визовому центру не обусловлено исполнением трудового договора с указанным работником, поэтому может осуществляться только с его письменного согласия.
 
Мы предоставляем своим работникам добровольное медицинское страхование. Для этого мы передаем страховой компании персональные данные наших работников. Должны ли мы получать согласие работников на это? 
 
Да, должны, поскольку эти действия не связаны непосредственно с исполнением трудового договора с работником и не являются обязательными в рамках трудового законодательства.
Аналогично, только при наличии согласия работника возможна передача работодателем его персональных данных банку в целях перечисления заработной платы, типографской организации для оформления визиток и т.д.
 
Мы получили запрос из прокуратуры о предоставлении информации о нашем работнике? Нам нужно получать его согласие?
 
Нет, не нужно. Согласие работника не требуется при получении, в рамках установленных полномочий, мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, от государственных инспекторов труда и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии со своей компетенцией.
 
Мы привлекли стороннюю организацию для ведения кадрового и бухгалтерского учета. Требуется ли согласие работников на передачу их персональных данных этой организации?
 
Да, согласие работников необходимо, поскольку в данной ситуации работодатель поручает обработку персональных данных другому лицу, что допускается только при наличии согласия работника.
 
Соискатель прислал резюме на вакансию, открытую в нашей компании. Можем ли мы хранить его резюме или иным образом обрабатывать персональные данные, содержащиеся в резюме, без согласия соискателя?
 
Нет. Обработка персональных данных соискателя на период принятия работодателем решения о приеме, либо отказе в приеме на работу может осуществляться только с согласия соискателя. В случае отрицательного решения в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя составляет 3 года.
 
А если мы нашли резюме соискателя на сайте hh.ru или ином сайте для поиска работы?
Соискатель разместил свое резюме в Интернете, тем самым сделав его доступным неограниченному кругу лиц. В этом случае закон не обязывает работодателя получать согласие соискателя на обработку данных из его резюме.
 
Надо ли получать согласие соискателя, в случае, если работодатель хочет направить о нём запрос в иные организации, в том числе, по прежним местам работы?
 
Да, получение согласия соискателя в данном случае является обязательным. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшими государственными или муниципальным служащим. Работодатель при заключении с ними трудового договора, в случае, если с момента увольнения с государственной службы еще не прошло 2-ух лет, обязан в десятидневный срок сообщить о заключении такого договора работодателю этого служащего по последнему месту его работы.
 
Может ли работодатель разместить на своих информационных стендах на территории организации сведения о сотрудниках (фамилия, имя, отчество, фотография), в назидание за срыв сроков выполнения работ или некачественное выполнение задания, поставленного руководством, при том, что данные сведения будут доступны остальным работникам?
 
У работодателя нет права размещать такого рода информацию на публичных информационных стендах без согласия работников. Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника без его согласия исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Размещение же на информационных стендах работодателя фамилии, имени, отчества, фотографии сотрудников, которые допустили срыв срока выполнения работ или не выполнили задания, установленные руководством, не подразумевает вышеназванных целей. В частности, такие действия нельзя отнести к обработке, направленной на обеспечение контроля количества и качества выполняемой работы. Поэтому в данном случае работодатель не вправе размещать на стендах сведения о работниках, не получив на то их соответствующие письменные согласия.
 
Мы уволили работника. Можем ли мы продолжать обрабатывать его персональные данные или наше право на их обработку прекращается с момента увольнения?

Как мы уже говорили, согласие субъекта персональных данных не требуется, если обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на работодателя функций, полномочий и обязанностей. К таким случаям, в том числе, относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Поскольку Налоговым кодексом РФ и законом о бухгалтерском учете установлена обязанность работодателей в течение определенного времени обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога, первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности и т.д., то работодатель вправе хранить (а в случае проверок госорганами – передавать им) персональные данные уволенных работников в рамках установленных законом сроков. Поэтому   согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется.
 
Таким образом, как мы видим, на практике работодатель может столкнуться с самыми разнообразными ситуациями, касающимися обработки персональных данных его работников.  Каждый раз, принимая решение о возможности обработки персональных данных работника без его согласия, работодателю необходимо задаться вопросом о правомерности такой обработки.
 
Если обработка персональных данных работника осуществляется работодателем в целях исполнения трудового договора с указанным работником, а также в случаях, когда персональные данные обрабатываются в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, пенсионным законодательством РФ, согласие работника на обработку персональных данных не требуется.

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться

Пригласить в тендер