+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Комплексный аутсорсинг учетных функций: преимущества и нивелирование рисков.

Орехова Юлия (руководитель направления «Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг».)
Передача на аутсорсинг учетных функций в комплексе – и расчета заработной платы и кадрового администрирования - дает компании определенные преимущества и выгоды, и в то же время требует внимания и проработки, а также знания и учета ключевых моментов, от которых зависит успешность аутсорсингового проекта для организации.

Ресурсная и финансовая экономия.

Цель аутсорсинга учетных функций, как и любого другого аутсорсинга, в первую очередь – снять с компании и руководителей вопросы принятия решений по непрофильным функциям, несущим определенные финансовые риски и находящимся в зоне регулярных изменений. Экономия - в первую очередь ресурсная - дает возможность сосредоточиться на ключевых компетенциях компании и эффективнее контролировать затраты. Финансовая экономия достигается за счет ответственности провайдера за качество услуг, возмещение поставщиком услуг в полном объеме ущерба (полученного по вине провайдера), включая финансовые санкции со стороны налоговых органов, социальных фондов и других государственных органов. Помимо взятия на себя финансовой ответственности поставщик услуг обеспечивает непрерывность услуги: проект вписывается в налаженную систему взаимозаменяемости сотрудников провайдера. Взаимодействия между блоками кадрового администрирования и расчетом заработной платы также выстраивает провайдер. И в этом случае нет необходимости согласования точки входа кадровой информации и формат предоставления данных по расчету заработной платы для внесения информации в главную бухгалтерскую книгу (как это обычно происходит при передаче только одного блока услуг – КДП или расчета заработной платы). У опытного провайдера, имеющего отлаженные бизнес процессы, компания-заказчик может получить скидки при заказе комплексном аутсорсинге (в том числе на дополнительные услуги) до 10-30%.

Двойная экспертиза.

 Получая услугу комплексного аутсорсинга учетных функций, компания-заказчик получает доступ к экспертизе консалтинговой компании, которая накапливается, аккумулируется и регулярно обновляется. Сотрудники поставщика услуг кадрового администрирования и расчета заработной платы, работающие на комплексных проектах, обладают дополнительными компетенциями «соседнего» блока – т.е. видят комплексно оба участка. Поэтому клиент получает и двойную экспертизу, и двойной контроль качества оказываемых услуг. Пример проектов Coleman Services только с одним блоком процессов (payroll) показывает, что сотрудники отдела расчета заработной платы могут увидеть большую часть ошибок (до 70-75%), ведущих к неправильному расчету в оформлении кадровых документов.

Комплексный аутсорсинг и автоматизация.

Если речь идет о комплексном аутосрсинге учетных функций в базе провайдера – то это не только передача функции на аутсорсинг, но и полноценный IT проект. Автоматизированная база провайдера – основной инструмент оказания услуг со всеми вытекающими положительными моментами для компании-заказчика:
  • Репутация и сложность услуги диктуют необходимость наличия у провайдера современной и безопасной IT системы.
  • Программное обеспечение, в котором уже настроены базовые отчеты и выгрузки, и которое поддерживается и регулярно обновляется за счет провайдера.
  • Разработка кастомных (под заказ) отчетов и выгрузок (помимо готовых комплексных решений по настройкам и отчетам).
  • Внутренняя автоматизация контроля расчетов заработной платы, благодаря которой провайдер может предложить возможность забрать базу и развернуть ее на собственных лицензиях по окончанию проекта. Последний вариант особенно важен для сохранения исторической информации и документов по блоку учетных функций.
Зоны риска: нивелирование и контроль.

Чтобы преимущества и экономия работали эффективно, необходимо учитывать риски при выборе поставщика и переходе на услугу, и заранее планировать мероприятия по их нивелированию. Несоответствие ожиданий и реальных результатов аутсорсинга – одна из зон риска, с которой сталкивается компания-заказчик, особенно, если это первый опыт вывода функции за штат. Цели аутсорсинга и ожидаемый результат (как на этапе старта, так и в дальнейшем) должны быть сформулированы на этапе выбора поставщика и до старта проекта, согласованы с поставщиком и зафиксированы в контракте. Все это, а также план переходного (тестового периода) составит проработанный алгоритм перехода на аутсорсинг и максимально соотнесет ожидания и реальность. Зона риска также кроется в области анализа ресурсов и финансов. Здесь важно оценить полную стоимость аутсорсинга, убедиться в отсутствии «скрытых платежей», согласовать с провайдером срок переходного периода, объем и особенности коммуникаций на этапе старта, сроки и критерии оценки тестового периода, оценить ресурсы и затраты на контроль поставщика. Непроработанные операционные задачи – угроза любого аутсорсинга, и особенно важно нивелировать этот риск при передаче провайдеру блока учетных функций – участка с высокой финансовой ответственностью. Для этого необходимо обеспечить участие в проекте сотрудников со стороны компании-заказчик0а с компетенциями и опытом управления процессом выбора поставщика, оценить стандартность/сложность передаваемых на аутсорсинг процессов, разграничить зоны ответственности, детально проработать операционные условия и отразить все эти условия в контракте с поставщиком. При оценке рисков особое место занимает оценка человеческого фактора, как внутри компании, так и со стороны поставщика услуг. Передача функций на аутсорсинг может повлечь за собой сокращение штата и/или изменение функционала работников компании-заказчика. Это, с одной стороны, сложные процедуры, требующие достаточно высокой квалификации исполнения, с другой стороны, требующие внимания к персоналу и его мотивации, а также работы с сопротивлением изменениям. И, конечно же, особое внимание необходимо уделить сотрудникам провайдера: уточнить на этапе выбора их квалификацию, компетенции, а также организацию взаимозаменяемости и управление проектом со стороны поставщика услуг.

Результат.

Подводя итоги, можно резюмировать, что, проведя максимально тщательную работу на этапе принятия решения, выбора поставщика и старте проекта, компания-заказчик получает максимум преимущества от комплексного аутсорсинга: экономия на внедрении двух услуг, получение автоматизации двух бизнес-процессов – кадрового администрирования и расчета заработной платы. Результатом является качественный документооборот и расчет заработной платы, отсутствие штрафных санкций при проверках, отсутствие жалоб сотрудников и отличные результаты внутренних и внешних аудиторских проверок.

 
ЖУРНАЛ «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться