Как оформить дубликат трудовой книжки

Елена Кожина (заместитель руководителя отдела по кадровому администрированию, Coleman Services)

Нормативные акты
Оформление и заполнение дубликата трудовой книжки регулируется двумя нормативными актами:

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Шаг 1. Заявление об утрате трудовой книжки
Работник, утративший трудовую книжку, подает письменное заявление в последнюю организацию, где он работал или работает в настоящее время. Заявление должно содержать причину утраты, просьбу о выдаче повторного документа, дату составления заявления и подпись работника. К заявлению надо приложить документы с прежних мест работы, подтверждающие трудовой стаж сотрудника. Если оформление дубликата связано с тем, что трудовая книжка испорчена, она прикладывается к бланку заявления. Срок подготовки дубликата - 15 дней после получения от работника заявления.
Срок давности по выдаче дубликата законодательно не урегулирован, поэтому последний работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки спустя любое количество времени после увольнения работника.
Предпоследний работодатель не обязан оформлять сотруднику дубликат трудовой книжки, даже в случае ликвидации последнего работодателя (п. 31 Правил). Отказ в оформлении дубликата будет правомерен и добавит работнику сложностей.
При поступлении на новую работу сотрудник также может обратиться к новому работодателю с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки, указав причину ее отсутствия.
В случае если трудовая книжка утеряна по вине работника, с него возможно взыскать стоимость бланка трудовой книжки. Организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Шаг 2. Сбор сведений о трудовом стаже
Работник или Организация собирает сведения о трудовом стаже.

Причины выдачи дубликата	Кто собирает сведения о трудовом стаже
утеря сотрудником	Работник. Если предъявленные работником документы не содержат полных сведений или работник вообще не смог собрать нужные данные, то в дубликат вносится только та информацию, которая подтверждена надлежаще оформленными документами (пункт 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 и пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69
утеря работодателем	Работодатель. На основании сведений, полученных от Работника
порча документа (сгорел, порвался, испачкался, намок)	Работник или Работодатель. В зависимости от того, кто виноват в порче документа
внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода (в том числе записи признанные недействительными)	Работодатель. На основании сведений, полученных от Работника.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. Это вовсе не значит, что работодатель должен собирать документы за работника. Но он может рассказать сотруднику порядок действий: направить работника в Пенсионный фонд, подсказать адреса архивов, сообщить, какие документы могут потребоваться. Также кадровик может помочь составить официальный запрос бывшим работодателям.
Если справки о трудовом стаже работника работодатель собирает самостоятельно, то необходимо получить от работника согласие на передачу его персональных данных третьим лицам. Без указанного согласия восстановить трудовой стаж работника, ранее работавшего в государственных органах или предприятиях с государственным участием не получится.
Также необходимо предупредить работника, что получить справки о стаже в органах МВД, УФСИН, таможне и иных компетентных органах он может только самостоятельно. К сожалению, указанные органы не предоставляют справок о трудовом стаже даже по запросу работодателя.
Обязательным к посещению при восстановлении трудового стажа является Пенсионный фонд по месту регистрации работника. Для этого работнику, необходимо прийти на прием в Отдел первичного назначения пенсий и написать заявление по форме ПФР.
Если нужной информации получить не удается, например организация была ликвидирована, то можно обратиться в суд. Сотрудник может подать заявление об установлении фактов своей работы в компании, скажем, подтвердить время работы за определенный период. В случае реорганизации работнику можно порекомендовать обратиться к правопреемнику юридического лица.

Шаг 3. Оформление дубликата
Уполномоченное лицо организации оформляет дубликат на чистом бланке трудовой книжки с учетом установленных правил и переносит в него информацию, соответствующую оригиналу документа. Все записи вносятся синей или черной гелевой или шариковой ручкой – помарки, ошибки или сокращения не допускаются.

3.1. Титульный лист
Достоверность данных на титульном листе должна быть подтверждена документально, поэтому при оформлении дубликата работник должен предоставить паспорт и документ об образовании. Фамилия, имя и отчество гражданина указываются в именительном падеже и в актуальном состоянии на день оформления дубликата.
Остальные реквизиты титульного листа оформляются аналогично оформлению титульного листа обычной трудовой книжки.
На титульном листе обязательны подпись работника, разборчиво указанная фамилия уполномоченного лица, фактическая дата оформления дубликата, а также печать организации.
В правом верхнем углу повторного документа пишется слово (проставляется штамп) «Дубликат».

3.2. Сведения о работе
Если работник до поступления в организацию (к существующему работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления в организацию (к существующему работодателю), подтвержденная соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. В общий стаж включается стаж у последнего работодателя.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Если в предоставленных документах указаны даты и номера приказов, они переносятся в графу 5. Если реквизиты приказов не указаны, в графе 5 указываются реквизиты документа (справки), подтверждающего наличие стажа.
После переноса данных со всех документов, без пропуска строчек, указывается наименование (полное и сокращенное) последнего работодателя. Вносятся все необходимые записи о работе у последнего работодателя (с указанием реквизитов приказов). Указанные записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью последнего работодателя. Таким образом, от первой до последней записи печати и подписи уполномоченных лиц отсутствуют.

Рассмотрим пример:

За дубликатом обратился бывший работник.
Последним работодателем является ООО «Астра»
Общий трудовой стаж подсчитан по 2-м местам работы.
Записи ОАО «Ромашка» не заверены печатью и подписью уполномоченного лица и это правильно, т.к. записи внесены на основании справки.
Записи ООО «Астра» заверены печатью и подписью уполномоченного лица и это правильно, т.к. запись вносит прямой работодатель.

Шаг 4 – Выдача готового дубликата
Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.
Копии подшиваются к задней обложке дубликата трудовой книжки работника.
Дубликат трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа. Поэтому выдачу готового документа производят путем регистрации в Журнале учета расхода бланков или составив Расписку о получении.

Некоторые нюансы

Если оформление дубликата связано с признанием какой-либо записи недействительной, то ее не переносят в дубликат.
Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник хранит у себя на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.
Часто работники обращаются с просьбой оформить дубликат на основании имеющейся у них на руках копии трудовой книжки. В соответствии с разъяснениями, полученными от заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости И.Шкловца оформление дубликата по копии трудовой книжке законом не предусмотрено.

Журнал «PRO-Персонал», май 2019

Как оформить дубликат трудовой книжки

Личный кабинет