+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Что такое аутсорсинг ресепшн и какие проблемы бизнеса он решает?

Кирьянов Михаил (Специалист по маркетингу)

Зона ресепшн – это значимая составляющая любого крупного офиса, которая выполняет ряд важных административных функций, таких как распределение звонков, встреча и информирование гостей, обработка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими и транспортными службами.  Подбор квалифицированных секретарей, администраторов, их оформление и контроль за работой – это достаточно трудоемкая задача, которая требует к тому же немало времени. 

Очень часто компании сталкиваются со следующими проблемными моментами:

  • Необходимо снизить риски некачественной работы секретарей, отсутствия сотрудников на рабочем месте, контроля выполнения задач.
  • Необходимо снизить объем административной работы и сконцентрироваться на более стратегических вопросах.
  • Необходимо обеспечить бесперебойность работы службы ресепшн.

Для того, чтобы избежать подобных проблем, компании обращаются к услугам специализированных провайдеров, которые берут на себя комплекс функций, связанных с обслуживанием зоны ресепшн для полноценного функционирования бизнеса клиента. 

Как выстраивается работа по проекту?

Со стороны провайдера выделяется единое контактное лицо – менеджер проекта.
Менеджер проекта отвечает за работу с персоналом (формирование команды, расстановка персонала, обучение, обеспечение бесперебойности работы/ замен), регулярное посещение и мониторинг работы персонала на объектах, повышение эффективности бизнес процессов, предоставление отчетности и многое другое.
Итак, остановимся подробнее на проблемных моментах и методах их решения.

Проблемный момент №1: снижение рисков некачественной работы секретарей и формирование новой команды.

Для того, чтобы снизить риски некачественной работы секретарей проводится аудит – визит на ресепшн «тайного посетителя», который задает различные вопросы по должностным компетенциям, тем самым проверяя уровень подготовки секретарей. Либо проводится телефонный звонок, который выполняет те же функции, только заочно. Наряду с аудитом осуществляется оценка текущей работы персонала. Руководство компании заполняет специальную анкету, в которой нужно оценить выполнение секретарями своих профессиональных обязанностей.  Данная анкета информирует провайдера о наличии проблемных моментов, над решением которых нужно будет сосредоточить особое внимание, чтобы улучшить качество работы зоны ресепшн.
Аудит и оценка текущей работы службы ресепшн проводятся не только на старте проекта.  Подобные проверки осуществляются систематически для контроля персонала и работы над ошибками.
Менеджер проекта осуществляет регулярный мониторинг работы персонала на объектах. После аудита, при необходимости, формируется новая команда. Ее создание полностью ложится на плечи провайдера. C помощью профессиональных рекрутеров осуществляется подбор персонала, а затем наиболее успешные кандидаты проходят собеседование на территории клиента.
После того, как набор новой команды осуществлен, менеджер проекта отвечает за расстановку персонала и его обучение. Также менеджер своевременно реагирует на проблемные ситуации и регулярно предоставляет отчеты о работе.

Проблемный момент №2: снижение объема административной работы.

После того как команда подобрана и сформирована, начинается работа по оформлению персонала в штат компании-провайдера. Теперь работа по ведению трудовых книжек сотрудников, расчету и выплате заработной платы, разработке графика отпусков, больничных листов, открытие банковских карт, отчисления в Фонд социального страхования, Пенсионный фонд и т.д. – это зона ответственности провайдера.
Таким образом, весь спектр работ от подбора персонала до администрирования команды переходит к компании провайдеру.

Проблемный момент №3: Обеспечение бесперебойной работы службы ресепшн.

Если кто-то из работников берет больничный, решает сменить место работы и т.д., компания оперативно осуществляет замену. Задача усложняется тем, что найти и обучить персонал нужно в предельно короткие сроки.
Провайдер способен предоставить необходимую замену максимально быстро. Как это работает? Существует база сотрудников, которые обладают опытом работы в административной сфере. Все они уже числятся в штате компании-провайдера и оформлены по договору ГПХ.  Когда возникает потребность в замене, менеджер проекта связывается с временным сотрудником, согласовывает дату и время выхода на проект.  Сотрудник может выйти на работу, как только это будет необходимо.  Временная замена может быть предоставлена как на 1 день, так и на более длительный срок, в зависимости от потребности Клиента. Это сильно экономит время и нервы внутреннему HR-у компании и руководству.     

Каким компаниям стоит обращаться к данной услуге?

Данная услуга подходит всем компаниям, которые хотят снизить объем административной работы и сконцентрироваться на более стратегических вопросах.

Какие еще виды аутсорсинга административного персонала существуют?

Помимо аутсорсинга ресепшн, существует еще ряд услуг:
  • почтовая комната (mail room);
  • курьерская служба;
  • офис-менеджмент;
  • call center;
  • служба горничных;
  • управление поставщиками;
  • административная поддержка работы отделов (закупки, финансы, продажи и т.д.).

Существует услуга административный аутсорсинг функций, который объединяет все вышеперечисленные административные задачи, то есть работа по всей административно-хозяйственной деятельности компании переходит под контроль провайдера.
Таким образом, аутсорсинг ресепшн помогает решить большой объем задач и избавить от «головной боли» руководство компании и HR отдел, позволяя сконцентрироваться на основных стратегических задачах, что очень важно в условиях современного бизнеса.

Журнал: "Деловой квартал"

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться