+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

"Что нужно знать для применения электронной подписи в документах"

Нещадина Виктория (юрисконсульт Coleman Services)

В настоящее время все чаще мы используем электронный формат документов, что порождает потребность в особом способе их удостоверения. Таким особым способом является – электронная подпись, которая придает электронному документу юридическую силу.

Сразу возникает много вопросов, касающихся получения и применения электронной подписи.

На основные из них мы постараемся дать ответы в настоящей статье.

Что такое «электронная подпись» и её виды.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Существует три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Рассмотрим, прежде всего, простой вид электронной подписи. Каждый из нас использует простую электронную подпись, когда совершает покупки в интернет-магазине или управляет своими денежными средствами с помощью мобильного банка. Простая электронная подпись применяется при подаче электронных образцов документов (то есть электронных копий бумажных документов) в арбитражные суды и суды общей юрисдикции. Также, простой электронной подписи достаточно для получения некоторых государственных или муниципальных услуг.

Важно знать, что возможность использования простой электронной подписи для получения некоторых государственных или муниципальных услуг должна быть прямо указана в нормативно-правовом акте, регулирующем порядок получения данной услуги.

У другого вида электронной подписи - неквалифицированной электронной подписи сфера применения шире: организации могут использовать ее для обмена документами, причем, как для внутреннего документооборота (подписание и направление кадровых, бухгалтерских и иных документов в пределах одной организации), так и внешнего (обмен документами с партнерами).

Третий вид электронной подписи - квалифицированную электронную подпись необходимо получить тем, кто планирует в электронной форме:

  • подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ);
  • направлять заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе (п. 5.1. ст. 84 Налогового кодекса РФ);
  • подавать налоговую декларацию (п. 1 ст. 80 Налогового кодекса РФ);
  • принимать участие в торгах и государственных закупках (Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. № 325-ФЗ «Об организованных торгах»; Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»);
  • обмениваться документами с дистанционными работниками (ст. 312.1. Трудового кодекса РФ);
  • подавать документы для государственного кадастрового учета (ст. 18 Федерального закона от 13 июля 2015 г. № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»);
  • подавать документы в арбитражные суды и суды общей юрисдикции (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251; Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2016 г. № 252).
 
Таким образом, наглядно видно, что каждый вид электронной подписи используется для определенных случаев подписания электронных документов.

При этом, сферы применения каждого вида электронной подписи не ограничиваются вышеперечисленными.

На примере судебной практики рассмотрим наиболее часто встречаемую ошибку, связанную с использованием электронной подписи.

Индивидуальный предприниматель обратился в УФАС по Краснодарскому краю с жалобой на действия организатора при подготовке и проведении аукциона. В ходе рассмотрения жалобы Комиссией Краснодарского УФАС России установлено нарушение в порядке проведения аукциона – в составе заявки Индивидуального предпринимателя Организатором была принята незаверенная копия электронной выписки из ЕГРИП (Единый Государственный Реестр Индивидуальных Предпринимателей) на бумажном носителе. Организатор торгов ошибочно полагал, что распечатанная выписка из ЕГРИП (с отметкой «Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью») приравнивается к электронному документу, подписанному электронной подписью.
Суд разъяснил следующее: электронный документ является удостоверенным носителем информации исключительно в виде электронного документа, то есть источника информации, пригодного для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин.
Выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ (Единый Государственный Реестр Юридических Лиц) на бумажном носителе должна быть подписана собственноручной подписью должностного лица налогового органа и заверена печатью налогового органа.
(Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2020 № 15АП-3847/20; Решение Арбитражного суда Краснодарского края от 29.01.2020 № А32-42544/19).
 
Таким образом, важно помнить, что электронная подпись имеет силу только применительно к электронному документу. Если распечатать документ с отметкой: «подписан электронной подписью», то распечатанный документ автоматически становится копией электронного документа и не будет считается подписанным электронной подписью, а, следовательно, утратит свою юридическую силу.
 
Электронная подпись – это аналог собственноручной подписи?

Простая и неквалифицированная электронная подпись могут приравниваться к собственноручной подписи на бумажном носителе, только если это прямо указано в нормативно-правовом акте и(или) в соглашении между участниками электронного взаимодействия.  

Квалифицированная электронная подпись в силу Закона уже приравнена к собственноручной подписи на бумажном носителе, и участникам электронного взаимодействия не требуется дополнительно указывать на юридическую силу квалифицированной электронной подписи в соглашении об электронном документообороте.

Как и где можно получить электронную подпись?

В настоящий момент существует много систем, для регистрации в которых нужна электронная подпись. «Логин» и «Пароль», сформированные в такой системе для пользователя, как раз выступают в качестве простой электронной подписи и подтверждают правомочность действий, осуществляемых конкретным пользователем.
Помимо регистрации может потребоваться идентификация - подтверждение личности владельца пароля или кода при личной встрече.

Например, подтверждение учетной записи на портале «Госуслуги» осуществляется с помощью личного посещения Центра обслуживания пользователей.

Если требуется получить неквалифицированную электронная подпись, то необходимо обратиться в удостоверяющий центр.

Удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Обращаем внимание, что для получения неквалифицированной электронной подписи не имеет значения, есть ли у удостоверяющего центра аккредитация или нет.

Квалифицированная электронная подпись также выдается удостоверяющими центрами. В данном случае у удостоверяющего центра обязательно должна быть аккредитация. Наличие аккредитации можно проверить на сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Как защищен документ, подписанный электронной подписью?

Условно можно выделить три степени защиты документа, подписанного электронной подписью: низкую, среднюю и высокую.

Каждая степень защиты соответствует определённому виду электронной подписи.

Первая степень защиты (низкая) применяется для документов, подписываемых простой электронной подписью. Единственная и основная задача первой степени защиты – подтвердить, что документ подписан определенным лицом. Больше никаких сведений о документе, подписанным простой электронной подписью, вы получить не сможете.
Если вам необходимо зафиксировать больше сведений о документе, подписываемом электронной подписью (например, вы хотите иметь возможность установить, вносились ли изменения в документ после его подписания), то нужно использовать неквалифицированную электронную подпись и, соответственно, вторую степень защиты документа (среднюю).

У квалифицированной электронной подписи самая высокая степень защиты (высокая). Она включает в себя все, что мы писали ранее для простой и неквалифицированной электронной подписи. Кроме этого, квалифицированная электронная подпись обладает некоторыми особыми характеристиками:

  • Для создания и проверки квалифицированной электронной подписи используются средства криптозащиты, сертифицированные Федеральной службой безопасности РФ.
  • Получить квалифицированную электронную подпись можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.

Рекомендуем обратить внимание, что только вторая и третья степень защиты документа, подписанного электронной подписью, помогут вам узнать, был ли документ подделан.

Таким образом, электронная подпись – это удобная альтернатива собственноручной подписи, если речь идет о подписании электронного документа. Использовать ее легко, но необходимо четко понимать, для каких целей вам требуется электронная подпись, и какой вид электронной подписи следует применять в каждом конкретном случае.

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться