+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Аутсорсинг учетных функций: ключевые шаги для запуска проекта.

Юлия Орехова (Руководитель направления «Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг»)
Клиенту и провайдеру на данном этапе предстоит решить ряд задач, которые заложат фундамент долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества: это вопросы организационные, юридические, технические и распределение ответственности.

Как правило, все начинается с организационных моментов. Необходимо определить круг вопросов, которые предстоит решить на этапе старта, сроки, ответственных и формат их взаимодействия, составить план-тайминг стартового этапа проекта. Блоки вопросов, которые могут быть включены в план: согласование контракта и алгоритма взаимодействия, передача данных и перенос их в систему провайдера, прописывание бизнес-процессов/алгоритма взаимодействия и сроки тестового расчета (если речь идет о аутсорсинге расчета заработной платы).

Следующим этапом необходимо определить департаменты и ответственных лиц, которые участвуют в запуске проекта, а также создать «службу заказчика» - одного или нескольких сотрудников (в зависимости от масштаба проекта), которые будет координировать проект, руководить коммуникациями и оценивать качество проекта в соответствии с соглашением об  уровне сервиса (SLA).

Масштабные и сложные проекты могут потребовать от клиентской стороны пересмотра ряда бизнес-процессов в компании, что тоже необходимо учесть при организации перехода на аутсорсинг.
Здесь же стоит обратить внимание на согласование алгоритма/регламента работы, особенно если с каждой стороны задействованы несколько контактных лиц: права по направлению заявок, доступ к информации, согласование отдельных вопросов, нюансы и детали документов и начислений. Подобный документ может быть как частью договора, так и отдельным элементом, которым руководствуются стороны. Также необходимо обеспечить коммуникацию с сотрудниками клиента, задействованными в проекте, и подписать с ними согласие на передачу и обработку персональных данных провайдером.

Следующий шаг – согласование договора. Как правило, качественный поставщик предлагает клиенту контракт, который учитывает все необходимые моменты сотрудничества – от передачи данных до ответственности. Помимо полного описания услуги, сроков предоставления данных, технических аспектов, безопасности и конфиденциальности, в договоре отражается ответственность сторон. Поставщик услуг несет полную (в т.ч. и финансовую) ответственность за качество документов, и расчетов, сделанных им в процессе оказания услуг, а также за качество отчетности, предоставляемой в налоговые органы, ПФР, ФСС и статистику. Значительным плюсом является наличие у провайдера страхования гражданской ответственности.

Клиенту необходимо помнить и о своей зоне ответственности – провайдер формирует документы и расчеты на основании тех данных, которые предоставляет клиент. Соответственно, клиенту необходимо обеспечить корректность и правильность исходных данных со своей стороны, закрепив это в ответственности соответствующих отделов, и обеспечив собственный контроль качества. Это очень важно, например, при передаче на аутсорсинг услуги расчета зарплаты: кадровые операции, отражённые в документах и занесенные в программу учета, являются основанием для расчета заработной платы, и их корректность остается в зоне ответственности клиента.
Безопасность и конфиденциальность данных отражается в соответствующих разделах договоров. Достаточно часто провайдеры отражают вопросы безопасности и сохранности данных в отдельном приложении или разделе договора - Политике IT безопасности или другом схожем документе.

Скорее всего, вопрос о месте хранения персональных данных (в соответствии с ФЗ-242, на территории РФ) клиент уже проговорил с поставщиком услуг на этапе выбора, теперь необходимо получить письменное подтверждение – включить в контракт или запросить официальное письмо.
Передача данных для аутсорсинга учетных функций - важный технический момент старта проекта. Важно сохранить специфику документооборота и расчетов клиента. Данный вопрос потребует технической встречи с участием IT специалистов сторон и разработки подробного ТЗ со стороны клиента в случае наличия нестандартных или специфичных начислений или документов (связанных, в основном, с мотивационными/бонусными программами клиента).

Большинство провайдеров завершают этап внедрения и тестирования подписанием соответствующего акта с клиентом. Во всех проектах в тестовый период могут вноситься корректировки и уточнения в алгоритм взаимодействия сторон.
При учете всех аспектов и при должной подготовке клиент получает хорошо налаженную систему работы, по которой провайдер: несет полную финансовую ответственность за качество проекта, за обновление и обслуживание ПО, бесперебойность процесса, а клиент освобождает ресурсы и время на вопросы, которые особенно важны для бизнеса в текущий момент.

PRO-персонал.ру


Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться