Кадровое агентство Coleman Services
+7 (495) 640-17-55 
+7 (495) 640-16-55
Личный кабинет
Your corporate or personal HR-adviser

Срывая покровы: аутсорсинг бизнес-процессов

Голубоцких Людмила (Руководитель направления "Предоставление временного персонала")

Любая организация стремится к повышению эффективности собственной деятельности, увеличению доходов и снижению расходов. Одним из инструментов для достижения этой задачи является аутсорсинг бизнес-процессов. Аутсорсинг – это использование ресурсов, знаний и налаженной инфраструктуры внешнего поставщика (провайдера) для организации собственных бизнес-процессов и решения бизнес-задач компании. Как правило, услуга аутсорсинга носит долговременный характер. Основная цель использования данной услуги – возможность сконцентрироваться на основном бизнесе компании за счет передачи провайдеру непрофильных функций.
Другая задача – обойти существующие ограничения (например, размер штатного расписания не позволяет с достаточной эффективностью вести работу по проекту или направлению). Как правило, это бизнес-процессы, которые обеспечивают функционирование основных бизнес-процессов организации по созданию продукта/услуги. Это процессы заключения договоров, организации закупок, обслуживания зданий и оборудования и т. п.
Если говорить о российской HR-сфере, наиболее популярными функциями, передаваемыми на управление провай-дерам, являются административные (аутсорсинг ресепшен, курьеров и mail-room, ведение баз данных, обработка счетов, авансовых отчетов и т. д.) и учетные (аутсорсинг расчета  заработной платы, аутсорсинг кадрового делопроизводства, аутсорсинг подбора персонала (RPO) и т. д.). В пользу эффективности этого метода говорят результаты совместного исследования HeadHunter, UCMS Group и Intercomp, проведенного в конце 2013 г., согласно которым 40% компаний в России уже используют или планируют аутсорсинг учетных функций.
 
Какими преимуществами обладает аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing)?

Отметим главные преимущества аутсорсинга бизнес-процессов:
  • Возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, стратегических целях, не отвлекаясь и не тратя свои силы на вспомогательные функции.
  • Возможность передать провайдеру «головную боль». Не секрет, что работа с персоналом требует много времени и ресурсов: поиск, обучение, построение системы мотивации, контроль, обеспечение замены в случае отсутствия на рабочем месте того или иного сотрудника, а также многое другое. При аутсорсинге именно провайдер берет на себя ответственность за работу с персоналом.
  • Качество работы. Провайдер – это эксперт и профессионал в своем деле. Он специализируется на выполнении той или иной функции и аккумулирует зарекомендовавшие себя практики. Более вам не требуется пристально следить за инновациями и изменениями в этой сфере, т. к. это одна из функций провайдера.
Выбор провайдера

К выбору поставщика следует подойти со всей серьезностью и ответственностью, т. к. именно он будет отвечать за качественное выполнение возложенных на него функций.
Наибольшее внимание стоит уделить следующим вопросам:
 
1.Опыт провайдера в области предоставления аутсорсинговых услуг.
 
2.Система работы с персоналом и наличие разработанных мотивационных программ. Персонал – это база, без которой невозможно качественное выполнение функции, поэтому важно, чтобы провайдер умело с ним работал. Наличие тренингового центра и/или разработка тренингов специально под нужды клиента будет являться существенным плюсом.

3. План запуска проекта, который имеет установленные сроки и включает в себя поэтапную передачу вашей экспертизы провайдеру.

4.Команда проекта – один из ключевых факторов успеха. Какие специалисты будут поднимать проект на старте и какие будут привлекаться в процессе? Где сосредоточена экспертиза провайдера – в Москве или регионах? Оптимально наличие на территории клиента постоянного представителя провайдера (site manager), который будет отвечать за реализацию проекта и его бесперебойное функционирование. Как правило, появление такой позиции обусловлено масштабами проекта.

5.Организационная структура проекта. Попросите провайдера представить вариант оргструктуры будущего проекта на основе предоставленных вами данных.

6.Система коммуникации «клиент – провайдер». Важно на начальном этапе проекта определить, каким образом будет происходить передача информации от вас провайдеру и обратно. Отдельно стоит обсудить, какое количество времени дается провайдеру на решение той или иной возникшей проблемы, кто будет инициатором изменений, возникающих в ходе проекта.

Механизм запуска проекта по аутcорсингу HR-функции.

Как правило, запуск проекта аутсорсинга состоит из нескольких этапов: изучение провайдером текущих бизнес-процессов клиента, подготовка карт рабочих мест, описание существующих механизмов и процедур, а также последующее их закрепление совместно с клиентом. Возможно, потребуется адаптация текущих бизнес-процессов компании к их передаче на сторону. Есть вероятность, что уже на этом этапе провайдер сможет предоставить заказчику рекомендации по оптимизации деятельности. Но, как правило, это относится к типовым услугам (например, аутсорсинг службы ресепшен). Только после тщательной подготовки провайдер может приступить к самостоятельной работе.
Ожидаемые результаты от передачи бизнес-процесса провайдеру описываются в соглашении о гарантированном уровне сервиса, там же закрепляются сроки выполнения работ. Дополнительно необходимо определить ключевые показатели эффективности (KPI), которые должны быть легко измеримы и отражать объективную оценку работы провайдера.
Если говорить о передаче провайдеру уникальных или специфичных функций, характерных исключительно для кон-кретной организации (например, администрирование коммерческих контрактов), то провайдеру потребуется время на изучение особенностей работы именно вашей организации. При реализации сложных проектов тестовый период может продолжаться от 1 до 6 месяцев, при стандартных – проект может стартовать через 1–2 недели после выбора вами провайдера.

Пример реализации аутсорсингового проекта.

В качестве примера рассмотрим следующую ситуацию. Отдел закупок компании-клиента работает на базе BPM-системы (business process management), вследствие чего обязательная процедура согласования договоров носит сложный характер и отнимает массу времени на согласование с различными отделами внутри компании, как минимум юридическим и финансовым департаментами. Несмотря на то, что в процедуре прописаны четкие сроки согласования договора каждым департаментом, сотрудники отдела часто жаловались на постоянные нарушения установленных сроков со стороны смежных подразделений. Более того, у каждого менеджера по закупкам в работе находится одновременно несколько договоров, и в этой ситуации крайне сложно отслеживать работу коллег (своевременность ответов на запросы, согласование проблемных вопросов). В связи с этим риск несвоевременного продления/подписания договора крайне велик, что может повлечь за собой негативные последствия, особенно если говорить о поставках сырья на производство.
На момент контакта с провайдером клиент продумал перечень процессов, которые он хочет передать на аутсорсинг, рассчитал планируемое количество рабочих часов на выполнение поставленных задач и обработку всех имеющихся в отделе закупок документов и тем самым обозначил первоначальный количественный состав проекта. Провайдер, исходя из полученных данных и планируемых результатов, организовал поиск и подбор сотрудников, которые отвечали требованиям клиента, и обеспечил успешное прохождение организованного клиентом обучения по работе в BPM-системе. Для управления командой был выделен менеджер проекта со стороны провайдера (он же и единое контактное лицо для клиента).
В результате аутсорсинговая команда отвечает за согласование всех необходимых документов в программе клиента в срок и в утвержденном порядке, а при возникновении трудностей и проволочек со стороны других департаментов и поставщиков информирует ответственного менеджера отдела закупок клиента.
Таким образом, контракты всегда своевременно проходят согласование по действующей в компании процедуре. Более того, с течением времени команда проекта выросла (за счет расширения объема работ), и к ней уже проявляют интерес другие структурные подразделения клиента, которые также готовы передать часть своей работы на аутсорсинг.

ЖУРНАЛ СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА, №10, 2014
ЖУРНАЛ СПРАВОЧНИК ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ, №10 2014

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться

Пригласить в тендер