Составляем регламент кадрового делопроизводства и документооборота
Светлана Дмитрищук (Руководитель отдела по кадровому администрированию)
От правильного документирования кадровых процедур и качества оформления кадровых документов зависит успешность прохождения организацией проверок контрольно-надзорных органов, позиция организации в тех случаях, когда кадровая документация выступает доказательством в судебном разбирательстве.
Для того, чтобы в организации применялись единые правила кадрового делопроизводства (КДП), основанные на требованиях трудового законодательства, необходимо разработать регламент, определяющий систему КДП и документооборота.
Регламент составляется с учетом специфики деятельности организации, ее организационной структуры, особенностей и объема документооборота. В современных организациях со сложной структурой такой регламент затрагивает работу нескольких подразделений, поэтому регламент определяет также порядок взаимодействия подразделений и работников организации при проведении полного цикла кадрового документооборота.
При составлении регламента, прежде всего, необходимо учитывать требования действующего законодательства Российской Федерации в области трудового права, нормативных правовых актов и методических рекомендаций в области организации делопроизводства. Регламент рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Кроме того, необходимо учесть требования учредительных документов организации по оформлению трудовых отношений.
Наиболее полное содержание регламента может быть следующее.
-
Порядок назначения должностных лиц, ответственных за ведение КДП, их полномочия и ответственность.
-
Основные требования к оформлению кадровых документов.
-
Порядок согласования кадровых документов, их нумерации, присвоения индексов и регистрации.
-
Особенности оформления отдельных кадровых процедур (приема, перевода, изменения условий трудового договора и т.д.). При этом необходимо закрепить сроки формирования, порядка движения каждого вида документа и указанием ответственных должностных лиц, за которыми закрепляются функции получения первичных документов (заявлений, служебных записок), проверки правильности их составления, формирования проекта распорядительных документов, организации их согласования и подписания, регистрации, контроля соблюдения сроков, организации ознакомления работников, передачи документов в бухгалтерию, организации хранения исполненных документов.
Возможно определить ответственных лиц как за проведение полного цикла каждой из процедур, так и
распределение ответственности среди работников кадровой службы по каждому из этапов указанного цикла.
Отдельными подразделами указать особенности процедур расторжения трудового по истечению срока трудового договора, по дисциплинарным основаниям и сокращению численности или штата работников.
Для каждой из процедур необходимо разработать формы документов, которые могут быть оформлены приложением к регламенту.
-
Особенности оформления трудовых отношений с определенными категориями работников (руководители организации, несовершеннолетние работники, работники – инвалиды, лица с семейными обязанностями, иностранные работники и т.д.).
-
Порядок оформления документов при привлечении к дисциплинарной ответственности.
Особое внимание следует уделить описанию процедурных моментов и сроков, которые определены трудовым законодательством.
-
Порядок формирования и утверждения штатного расписания, графика отпусков.
-
Порядок табельного учета рабочего времени.
-
Порядок ведения учета входящей и исходящей информационно-справочной документации.
-
Порядок использования печати на кадровых документах.
-
Порядок и особенности электронного документооборота, электронного ведения учета и хранения определенных кадровых документов.
-
Порядок и периодичность проверки состояния КДП (внутреннего кадрового аудита).
-
Порядок подготовки и выдачи копий документов.
-
Порядок выдачи оригиналов документов в случае затребования государственными органами.
-
Порядок составление номенклатуры, подготовки и передачи дел на архивное хранение.
Регламент, как бы подробно он не был составлен, не может быть долгое время неизменным документом. Его необходимо изменять и дополнять соответственно текущей ситуации, стадии развития организационной структуры.
ЖУРНАЛ "СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА" №9, сентябрь 2014 г.