+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Ответ на глобальные вызовы рынка: аутсорсинг HR-функций.

Светлана Рыбалко (Руководитель направления «Кадровое консультирование» )
Полина Добриян, руководитель управления «Маркетинг и развитие бизнеса»

Компания Coleman Services предлагает комплексные решения в сфере HR: поиск и подбор постоянного, вре­менного, промышленного и складского персонала, аутстаффинг, кадровый консалтинг, аутсорсинг КДП и расче­та заработной платы.
Залогом долгосрочного и взаимовыгодного сотруд­ничества является ориентация на потребности наших клиентов и успешное решение проблем их бизнеса.
Мы работаем как на всей территории России, так и в странах СНГ.
 
Что имеет смысл передавать провайдеру, а что - оставить за службой персонала компании?
 
Полина Добриян: С моей точки зрения, данный воп­рос не имеет однозначного ответа, поскольку каждая компания индивидуальна и функционирует по своим правилам и стандартам. Поэтому то, что является нормой для одной организации, совершенно непри­емлемо для другой. Всё зависит от особенностей того или иного клиента, и любая специфика должна быть учтена - отрасль, размер, структура бизнеса, цели и задачи, бизнес-процессы и прочее. Поэтому нет уни­версального решения, и любой проект, связанный с аутсорсингом HR-функций, кастомизируется под кон­кретного клиента.
 
В таком случае, какие основные риски таит в себе передача тех или иных HR-функций на аутсорсинг?
 
Светлана Рыбалко: Отношения между компанией и провайдером носят договорной характер, а значит, о параметрах, процессе взаимодействия и зонах ответ­ственности следует договориться самым тщательным образом. Чем подробнее услуга будет прописана в кон­тракте, тем меньше рисков останется у компании. То есть главная область рисков - юридическое оформление отношений с провайдером. По статистике, пересмотр компаниями соглашений и контрактов вызывает допол­нительные затраты размером от 15 до 30% от первона­чально согласованной цены, а в некоторых случаях ведет и к судебным разбирательствам.


Передача каких HR-функций гарантированно и обоснованно дает экономию бюджета, а каких - спор­на в части оптимизации затрат?
 
Светлана Рыбалко: Передача функций по подготовке кадровой документации, безусловно, поможет сэконо­мить средства компании.
Во-первых, провайдер может себе позволить иметь в штате дорогостоящих высококвалифицированных специалистов, поскольку их зарплата окупится при од­новременном ведении этими менеджерами нескольких клиентских проектов. Понятно, что далеко не каждая компания может позволить себе роскошь иметь в штате такого специалиста. Однако в территориаль­но-распределенных компаниях это уже не роскошь, а необходимость. Например, создание и функциониро­вание филиалов в северных регионах страны должно осуществляться с учетом предоставляемых работни­кам льгот и компенсаций, различающихся по объему и порядку предоставления от территории к территории. Всё документальное сопровождение трудовых отно­шений с региональными сотрудниками следует орга­низовать с применением этих особенностей. Аутсор­сер, обладая опытом в такого рода нюансах, способен учесть все нюансы и минимизировать возможность возникновения трудовых споров и претензий со сто­роны инспекций.
Во-вторых, корректность документального сопровож­дения трудовых отношений с работниками с момента передачи его аутсорсеру лежит в зоне его ответственно­сти, а это значит, что и риски, которые могут возникнуть, также принимает провайдер.
В-третьих, провайдер отслеживает изменения законода­тельства, что также дает экономию бюджета, поскольку компании не нужно прибегать к помощи профессио­нальных юристов.
расходов. Например, стоит учитывать еще и такие издержки, как расходы на предоставление работникам соцпакетов и аренду офисных площадей, оборудование и автоматизацию рабочих мест, их IT-поддержку, обучение и повыше­ние квалификации персонала, уплату штрафов при наложении санкций, а также транзакционные издерж­ки - время, затрачиваемое менеджерами компании на взаимодействие,
 
Полина Добриян: Думаю, здесь важно понимать, что же стоит за достаточно избитой фразой «оптимиза­ция бизнес-процессов компании». Скажем, вы отдаете на аутсорсинг такую функцию, как расчет заработной платы. Для вас это означает, что компания-провай­дер (при правильно организованном и качественном подключении к услуге) принимает расчет заработной платы с учетом различных видов начислений и удер­жаний: эксперты компании-провайдера обеспечивают корректный, соответствующий текущим требованиям законодательства расчет всех налогов и взносов с ФОТ, готовят и сдают все виды обязательной отчетности и не­сут ответственность за своевременность, правильность расчетов и соблюдение сроков сдачи. Компания-заказчик при этом не тратит ресурсы на дополнительных сотрудников, их обучение и прочее, а концентрируется на основных задачах бизнеса.
Однако всегда стоит помнить, что только строгое следо­вание совместно выработанному регламенту позволит в конечном итоге говорить об экономии.
Для наглядности также приведу пример окупаемости: реалии рынка таковы, что при передаче на аутсорсинг функции расчета заработной платы в компаниях со штатом до 100 человек экономия бюджета наступает приблизительно через 6-8 месяцев и может доходить до 60%. Если говорить об организациях с численностью персонала от 500 до 1000 человек, срок, при котором на­ступает экономия бюджета, значительно больше и может достигать трех лет.
 
На какой стадии развития должна быть HR-функция в компании, чтобы можно было безболезненно передать ее составляющие на аутсорсинг внешним провайдерам?
 
Светлана Рыбалко: Грамотный аутсорсер способен ра­ботать с данными любого формата и принять докумен­тооборот от HR-службы в любом состоянии. При этом провайдер и его клиент должны понимать, что качество работы провайдера находится в прямой зависимости от полноты полученной информации. Если документация содержит большое количество ошибок и для сбора досто­верных данных провайдеру понадобится восстанавливать исторические документы, быстрого результата ожидать не стоит. Тем не менее для тех, кто задумался о передаче кад­рового делопроизводства в руки провайдера, есть простой рецепт: подготовьте всю имеющуюся информацию к пере­даче самым тщательным образом, не пожалейте времени для формирования списков, отчетов и описей.
 
Полина Добриян: Передача HR-функций на аутсорсинг может происходить практически на любом этапе разви­тия, всё зависит от целей и задач, поставленных компа­нией. Однако наиболее эффективным является примене­ние аутсорсинга HR-функций для компаний-стартапов и активно развивающихся бизнесов.
Применение аутсорсинга в первую очередь позволяет оп­тимизировать бизнес процессы и сосредоточиться на ос­новных задачах, обеспечить экономию ресурсов. Ключевой момент здесь - безболезненная передача, а для этого необ­ходима качественная подготовка как со стороны компании, так и со стороны провайдера. От правильно и четко подго­товленного старта зависит течение проекта в дальнейшем.
 
 
 
Полина, что дает основания считать, что HR-аутсорсинг выгоден стартапам, когда в компании, по сути, еще даже нет оформившейся HR-стратегии?
 
Полина Добриян: Давайте посмотрим, какие преиму­щества дает здесь передача на аутсорсинг HR-функций. Прежде всего, после образования компании пер­воочередной ее задачей становится запуск основного бизнеса и отладка ключевых бизнес-процессов. Имен­но на этом сконцентрировано всё внимание, а такие функции, как управление персоналом, являются, по сути, второстепенными. Поэтому логично передать их провайдеру. К тому же делегирование экспертам аутсорсера процесса реализации базовых HR-функций, таких как расчет заработной платы и ведение кадрового документооборота, позволяет изначально выстроить эти процессы наиболее эффективным обра­зом. В дальнейшем это поможет избежать возможных ошибок и затрат на их исправление, различных вопро­сов со стороны трудовой и налоговой инспекций. Всё это позволяет считать, что передача базовых функций HR-менеджмента на аутсорсинг в момент возникнове­ния компании в 90% случаев - оптимальное решение. Это подтверждается стабильным спросом на услуги аутсорсинга КДП и расчета заработной платы со сто­роны компаний в фазе стартапа.
 
Светлана Рыбалко: Абсолютно согласна. Если говорить о постановке КДП, то, безусловно, чем раньше за дело возьмутся профессионалы, тем качественнее окажется результат. Корректно выстроить кадровый документо­оборот с нуля гораздо проще, нежели исправлять уже допущенные кем-то ошибки.
 
В случае со стартапами аутсорсер просто выстраивает функции кадрового делопроизвод­ства и расчета заработной платы с нуля. А вот как подготовить HR-функцию перед ее передачей на аутсорсинг тем компаниям, которые имеют опыт ее самостоятельной реализации? Эксперты отве­чают, что провайдеру на подготовку требуется минимум месяц.
 
Полина Добриян: Подготовка перед передачей HR-функ­ций провайдеру не просто необходима, а является клю­чевым моментом: от того, насколько качественно, полно и достоверно произошло так называемое подключение к услуге (другими словами, подготовка к передаче: сбор всей необходимой информации, документов и прочее), зависит ведение проекта в целом и его бесперебойное функционирование и эффективность.
С точки зрения провайдера услуги, можно выделить несколько основополагающих элементов подготовки организации к работе с аутсорсером: добиться полного понимания клиентом целей и возможностей аутсорсин­га; убедиться, что предлагаемые меры поддерживаются большей частью команды компании-клиента (людьми, вовлеченными в проект); организовать эффективный обмен информацией между сторонами; провести пред­варительный аудит бизнес-процессов компании и со­стояния документооборота; и, наконец, четко следовать утвержденному обеими сторонами регламенту.
 
А на чем следует сосредоточиться компании заказчику?
 
Светлана Рыбалко: При организации внешнего отдела кадров план передачи документов провайдеру следует продумать до мелочей. Вот лишь несколько пунктов это­го плана: получение согласия работников на передачу их персональных данных третьему лицу, подготовка актов и перечней о передаче кадровых документов, назначение с обеих сторон контактных лиц для приема-передачи готовой документации и план-график предоставления провайдером отчетов о своей работе.
Нелишним будет также утвердить график подачи доку­ментов к заработной плате от провайдера в бухгалтерию. При этом провайдер также будет участвовать в подготов­ке графика в части передачи ему сведений от контактных лиц компании для подготовки документации. Такой график поможет четко контролировать не только процесс приема-передачи работы, но и сроки выплаты заработной платы, а также снимет риски по ее задержке. Чем точнее и детальнее заказчик и провайдер проработают процесс передачи функции, тем комфортнее будет совместная ра­бота и тем более предсказуемым окажется результат.
 
Имеет ли смысл отдавать на аутсорсинг внед­рение новых HR-функций (например, разработку KPI, грейдирование и прочих) или лучше передавать такие комплексные процессы, которые уже сложились соот­ветствующим образом и требуется только их поддер­жание на определенном уровне?
 
Полина Добриян: Опять-таки всё относительно и за­висит от целого ряда факторов, главным образом от потребностей компании. Как показывает практика, эффективным решением может быть такой вариант: передача на аутсорсинг разработки и внедрения систем грейдирования, KPI, BSC и осуществление их дальней­шей поддержки силами внутренних HR-специалистов. Рутинные же процессы, такие как кадровый докумен­тооборот, целесообразно передать на аутсорсинг, тем са­мым высвобождая сотрудников службы персонала для работы по этим ключевым задачам.
Опять же, исходя из опыта, если требуется разработка дополнительного функционала для уже существующей HRM-системы, наиболее эффективным будет передать данную функцию провайдеру. Хотя можно создать внутри компании проектную группу для решения данной задачи. В любом случае в каждой конкретной ситуации нужно четко видеть задачу, требуемый для ее реализации ресурс и выбирать наиболее рациональ­ный вариант.
 
Для небольших организаций услуги провайдера аутсорсинга могут быть слишком дороги. Целесооб­разно ли в таком случае передавать выполнение ка­ких-то HR-функций специалисту-фрилансеру, кото­рых немало на рынке?
 
Полина Добриян: Целесообразность зависит от того, что компания намерена передать вовне. Консалтин­говые агентства или аудиторско-консалтинговые структуры способны брать на себя полноценное ве­дение процессов и очень крупные и сложные задачи. HR-фрилансер или небольшая команда фрилансеров обычно специализируются на решении определен­ных задач, поскольку не имеют в распоряжении таких ресурсов и той постоянной практики, которые есть у компаний-провайдеров.
 
Кстати, кто, на ваш взгляд, должен быть ини­циатором перевода выполнения части функций кад­рового менеджмента вовне? Кто должен выбирать провайдера?
 
Полина Добриян: Инициатором внедрения аутсоринга HR-функций может быть как первое лицо компании, так и функциональные специалисты, в чьи обязанности входят эти функции. Вопрос будет не в том, кто выбирает, а в том, нужен ли аутсорсинг как таковой и как выбрать провайдера под собственные нужды.
 
Если аутсорсинг инициирует HR-директор, как ему лучше аргументировать необходимость такого шага высшему руководству?
 
Полина Добриян: Полагаю, аргументация может и должна строиться на понимании особенностей бизне­са компании, четкой диагностике проблем и потреб­ностей.

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться

Работая с сайтом www.coleman.ru, вы принимаете условия использования файлов cookies.