Светлана Рыбалко (Руководитель направления «Кадровое консультирование» )
Полина Добриян, руководитель управления «Маркетинг и развитие бизнеса»
Компания Coleman Services предлагает комплексные решения в сфере HR: поиск и подбор постоянного, временного, промышленного и складского персонала, аутстаффинг, кадровый консалтинг, аутсорсинг КДП и расчета заработной платы.
Залогом долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества является ориентация на потребности наших клиентов и успешное решение проблем их бизнеса.
Мы работаем как на всей территории России, так и в странах СНГ.
Что имеет смысл передавать провайдеру, а что - оставить за службой персонала компании?
Полина Добриян: С моей точки зрения, данный вопрос не имеет однозначного ответа, поскольку каждая компания индивидуальна и функционирует по своим правилам и стандартам. Поэтому то, что является нормой для одной организации, совершенно неприемлемо для другой. Всё зависит от особенностей того или иного клиента, и любая специфика должна быть учтена - отрасль, размер, структура бизнеса, цели и задачи, бизнес-процессы и прочее. Поэтому нет универсального решения, и любой проект, связанный с аутсорсингом HR-функций, кастомизируется под конкретного клиента.
В таком случае, какие основные риски таит в себе передача тех или иных HR-функций на аутсорсинг?
Светлана Рыбалко: Отношения между компанией и провайдером носят договорной характер, а значит, о параметрах, процессе взаимодействия и зонах ответственности следует договориться самым тщательным образом. Чем подробнее услуга будет прописана в контракте, тем меньше рисков останется у компании. То есть главная область рисков - юридическое оформление отношений с провайдером. По статистике, пересмотр компаниями соглашений и контрактов вызывает дополнительные затраты размером от 15 до 30% от первоначально согласованной цены, а в некоторых случаях ведет и к судебным разбирательствам.
Передача каких HR-функций гарантированно и обоснованно дает экономию бюджета, а каких - спорна в части оптимизации затрат?
Светлана Рыбалко: Передача функций по подготовке кадровой документации, безусловно, поможет сэкономить средства компании.
Во-первых, провайдер может себе позволить иметь в штате дорогостоящих высококвалифицированных специалистов, поскольку их зарплата окупится при одновременном ведении этими менеджерами нескольких клиентских проектов. Понятно, что далеко не каждая компания может позволить себе роскошь иметь в штате такого специалиста. Однако в территориально-распределенных компаниях это уже не роскошь, а необходимость. Например, создание и функционирование филиалов в северных регионах страны должно осуществляться с учетом предоставляемых работникам льгот и компенсаций, различающихся по объему и порядку предоставления от территории к территории. Всё документальное сопровождение трудовых отношений с региональными сотрудниками следует организовать с применением этих особенностей. Аутсорсер, обладая опытом в такого рода нюансах, способен учесть все нюансы и минимизировать возможность возникновения трудовых споров и претензий со стороны инспекций.
Во-вторых, корректность документального сопровождения трудовых отношений с работниками с момента передачи его аутсорсеру лежит в зоне его ответственности, а это значит, что и риски, которые могут возникнуть, также принимает провайдер.
В-третьих, провайдер отслеживает изменения законодательства, что также дает экономию бюджета, поскольку компании не нужно прибегать к помощи профессиональных юристов.
расходов. Например, стоит учитывать еще и такие издержки, как расходы на предоставление работникам соцпакетов и аренду офисных площадей, оборудование и автоматизацию рабочих мест, их IT-поддержку, обучение и повышение квалификации персонала, уплату штрафов при наложении санкций, а также транзакционные издержки - время, затрачиваемое менеджерами компании на взаимодействие,
Полина Добриян: Думаю, здесь важно понимать, что же стоит за достаточно избитой фразой «оптимизация бизнес-процессов компании». Скажем, вы отдаете на аутсорсинг такую функцию, как расчет заработной платы. Для вас это означает, что компания-провайдер (при правильно организованном и качественном подключении к услуге) принимает расчет заработной платы с учетом различных видов начислений и удержаний: эксперты компании-провайдера обеспечивают корректный, соответствующий текущим требованиям законодательства расчет всех налогов и взносов с ФОТ, готовят и сдают все виды обязательной отчетности и несут ответственность за своевременность, правильность расчетов и соблюдение сроков сдачи. Компания-заказчик при этом не тратит ресурсы на дополнительных сотрудников, их обучение и прочее, а концентрируется на основных задачах бизнеса.
Однако всегда стоит помнить, что только строгое следование совместно выработанному регламенту позволит в конечном итоге говорить об экономии.
Для наглядности также приведу пример окупаемости: реалии рынка таковы, что при передаче на аутсорсинг функции расчета заработной платы в компаниях со штатом до 100 человек экономия бюджета наступает приблизительно через 6-8 месяцев и может доходить до 60%. Если говорить об организациях с численностью персонала от 500 до 1000 человек, срок, при котором наступает экономия бюджета, значительно больше и может достигать трех лет.
На какой стадии развития должна быть HR-функция в компании, чтобы можно было безболезненно передать ее составляющие на аутсорсинг внешним провайдерам?
Светлана Рыбалко: Грамотный аутсорсер способен работать с данными любого формата и принять документооборот от HR-службы в любом состоянии. При этом провайдер и его клиент должны понимать, что качество работы провайдера находится в прямой зависимости от полноты полученной информации. Если документация содержит большое количество ошибок и для сбора достоверных данных провайдеру понадобится восстанавливать исторические документы, быстрого результата ожидать не стоит. Тем не менее для тех, кто задумался о передаче кадрового делопроизводства в руки провайдера, есть простой рецепт: подготовьте всю имеющуюся информацию к передаче самым тщательным образом, не пожалейте времени для формирования списков, отчетов и описей.
Полина Добриян: Передача HR-функций на аутсорсинг может происходить практически на любом этапе развития, всё зависит от целей и задач, поставленных компанией. Однако наиболее эффективным является применение аутсорсинга HR-функций для компаний-стартапов и активно развивающихся бизнесов.
Применение аутсорсинга в первую очередь позволяет оптимизировать бизнес процессы и сосредоточиться на основных задачах, обеспечить экономию ресурсов. Ключевой момент здесь - безболезненная передача, а для этого необходима качественная подготовка как со стороны компании, так и со стороны провайдера. От правильно и четко подготовленного старта зависит течение проекта в дальнейшем.
Полина, что дает основания считать, что HR-аутсорсинг выгоден стартапам, когда в компании, по сути, еще даже нет оформившейся HR-стратегии?
Полина Добриян: Давайте посмотрим, какие преимущества дает здесь передача на аутсорсинг HR-функций. Прежде всего, после образования компании первоочередной ее задачей становится запуск основного бизнеса и отладка ключевых бизнес-процессов. Именно на этом сконцентрировано всё внимание, а такие функции, как управление персоналом, являются, по сути, второстепенными. Поэтому логично передать их провайдеру. К тому же делегирование экспертам аутсорсера процесса реализации базовых HR-функций, таких как расчет заработной платы и ведение кадрового документооборота, позволяет изначально выстроить эти процессы наиболее эффективным образом. В дальнейшем это поможет избежать возможных ошибок и затрат на их исправление, различных вопросов со стороны трудовой и налоговой инспекций. Всё это позволяет считать, что передача базовых функций HR-менеджмента на аутсорсинг в момент возникновения компании в 90% случаев - оптимальное решение. Это подтверждается стабильным спросом на услуги аутсорсинга КДП и расчета заработной платы со стороны компаний в фазе стартапа.
Светлана Рыбалко: Абсолютно согласна. Если говорить о постановке КДП, то, безусловно, чем раньше за дело возьмутся профессионалы, тем качественнее окажется результат. Корректно выстроить кадровый документооборот с нуля гораздо проще, нежели исправлять уже допущенные кем-то ошибки.
В случае со стартапами аутсорсер просто выстраивает функции кадрового делопроизводства и расчета заработной платы с нуля. А вот как подготовить HR-функцию перед ее передачей на аутсорсинг тем компаниям, которые имеют опыт ее самостоятельной реализации? Эксперты отвечают, что провайдеру на подготовку требуется минимум месяц.
Полина Добриян: Подготовка перед передачей HR-функций провайдеру не просто необходима, а является ключевым моментом: от того, насколько качественно, полно и достоверно произошло так называемое подключение к услуге (другими словами, подготовка к передаче: сбор всей необходимой информации, документов и прочее), зависит ведение проекта в целом и его бесперебойное функционирование и эффективность.
С точки зрения провайдера услуги, можно выделить несколько основополагающих элементов подготовки организации к работе с аутсорсером: добиться полного понимания клиентом целей и возможностей аутсорсинга; убедиться, что предлагаемые меры поддерживаются большей частью команды компании-клиента (людьми, вовлеченными в проект); организовать эффективный обмен информацией между сторонами; провести предварительный аудит бизнес-процессов компании и состояния документооборота; и, наконец, четко следовать утвержденному обеими сторонами регламенту.
А на чем следует сосредоточиться компании заказчику?
Светлана Рыбалко: При организации внешнего отдела кадров план передачи документов провайдеру следует продумать до мелочей. Вот лишь несколько пунктов этого плана: получение согласия работников на передачу их персональных данных третьему лицу, подготовка актов и перечней о передаче кадровых документов, назначение с обеих сторон контактных лиц для приема-передачи готовой документации и план-график предоставления провайдером отчетов о своей работе.
Нелишним будет также утвердить график подачи документов к заработной плате от провайдера в бухгалтерию. При этом провайдер также будет участвовать в подготовке графика в части передачи ему сведений от контактных лиц компании для подготовки документации. Такой график поможет четко контролировать не только процесс приема-передачи работы, но и сроки выплаты заработной платы, а также снимет риски по ее задержке. Чем точнее и детальнее заказчик и провайдер проработают процесс передачи функции, тем комфортнее будет совместная работа и тем более предсказуемым окажется результат.
Имеет ли смысл отдавать на аутсорсинг внедрение новых HR-функций (например, разработку KPI, грейдирование и прочих) или лучше передавать такие комплексные процессы, которые уже сложились соответствующим образом и требуется только их поддержание на определенном уровне?
Полина Добриян: Опять-таки всё относительно и зависит от целого ряда факторов, главным образом от потребностей компании. Как показывает практика, эффективным решением может быть такой вариант: передача на аутсорсинг разработки и внедрения систем грейдирования, KPI, BSC и осуществление их дальнейшей поддержки силами внутренних HR-специалистов. Рутинные же процессы, такие как кадровый документооборот, целесообразно передать на аутсорсинг, тем самым высвобождая сотрудников службы персонала для работы по этим ключевым задачам.
Опять же, исходя из опыта, если требуется разработка дополнительного функционала для уже существующей HRM-системы, наиболее эффективным будет передать данную функцию провайдеру. Хотя можно создать внутри компании проектную группу для решения данной задачи. В любом случае в каждой конкретной ситуации нужно четко видеть задачу, требуемый для ее реализации ресурс и выбирать наиболее рациональный вариант.
Для небольших организаций услуги провайдера аутсорсинга могут быть слишком дороги. Целесообразно ли в таком случае передавать выполнение каких-то HR-функций специалисту-фрилансеру, которых немало на рынке?
Полина Добриян: Целесообразность зависит от того, что компания намерена передать вовне. Консалтинговые агентства или аудиторско-консалтинговые структуры способны брать на себя полноценное ведение процессов и очень крупные и сложные задачи. HR-фрилансер или небольшая команда фрилансеров обычно специализируются на решении определенных задач, поскольку не имеют в распоряжении таких ресурсов и той постоянной практики, которые есть у компаний-провайдеров.
Кстати, кто, на ваш взгляд, должен быть инициатором перевода выполнения части функций кадрового менеджмента вовне? Кто должен выбирать провайдера?
Полина Добриян: Инициатором внедрения аутсоринга HR-функций может быть как первое лицо компании, так и функциональные специалисты, в чьи обязанности входят эти функции. Вопрос будет не в том, кто выбирает, а в том, нужен ли аутсорсинг как таковой и как выбрать провайдера под собственные нужды.
Если аутсорсинг инициирует HR-директор, как ему лучше аргументировать необходимость такого шага высшему руководству?
Полина Добриян: Полагаю, аргументация может и должна строиться на понимании особенностей бизнеса компании, четкой диагностике проблем и потребностей.