+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Кадровый аудит vs финансовых рисков компании

Светлана Рыбалко (Руководитель направления "Кадровое консультирование")

Кто является потенциальным заказчиком услуг экспертизы и восстановления кадровой документации?
Экспертиза кадрового делопроизводства особенно интересна:
  1. активно развивающимся компаниям с разветвленной региональной сетью.
  2. небольшим компаниям, которые недавно присутствуют на российском рынке.
К услуге восстановления кадровой документации наши клиенты обращаются, как правило, после прохождения инспекционных проверок, понимая, что для формирования документов или для их корректировки понадобится дополнительный ресурс. Чаще всего эту услугу приобретают в пакете с экспертизой отдельных кадровых процедур.

Как часто необходимо проводить экспертизу кадровой документации?
Чем стремительнее растет компания, тем чаще нужно проводить аудит. Например: компания открывает подразделения в регионах, где законодательством для работников предусмотрены особые льготы и компенсации. Специалисты по кадрам, имеющие опыт работы в Москве, далеко не всегда могут корректно оформить трудовой договор с работниками, например, на Крайнем Севере. Ошибки, допущенные кадровиком при приеме региональных сотрудников, могут стать причиной претензий со стороны проверяющих органов и привести к штарфным санкциям.  Поэтому своевременно проведенная экспертиза кадровой документации может сократить вероятность финансовых потерь организации. Компаниям, численность которых увеличивается на 20% в год и более, мы рекомендуем проведение экспертизы кадровой документации не реже одного раза в полтора-два года. Если частая смена кадровиков в компании обычная практика, то периодичность проверок должна быть такой же. В остальных случаях аудит КДП и бизнес-процессов в кадровой службе может проводиться по мере необходимости либо не чаще одного раза в три года.

Что необходимо сделать перед заключением договора на аудит с провайдером?
  • Убедиться в том, что порядок передачи персональных данных прописан в ЛНА.
  • Получить у каждого работника согласие на передачу персональных данных третьей стороне и уведомить о целях обработки данных третьей стороной.
  • Внести в договор с внешним консультантом существенные условия относительно персональных данных, подписать с ним соглашение о сохранении конфиденциальности.
  • Обеспечить надлежащий контроль выполнения взаимных обязательств, в том числе возвращение консультантом всех носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию и персональные данные работников.
 
Каким образом решается вопрос о допуске аудитора/консультанта к коммерческой тайне?
Соблюдение коммерческой и служебной тайны клиента являются непременным условием договора между клиентом и консалтинговым агентством, в котором должна быть определена ответственность за его нарушение. С провайдером обязательно следует заключить соглашение о сохранении конфиденциальности полученной им информации, не лишним будет перечислить в соглашении сведения, которые передаются для обработки консультанту, обязательства агентства по сохранению коммерческой тайны, сроки и способы возвращения консультантом клиенту полученных носителей информации после выполнения обязательств по договору.

Что получит заказчик по итогам аудита состояния кадровой документации?
В отчете по результатам аудита наши консультанты не только описывают возможные риски, но и предлагают клиентам план и сроки проведения мероприятий по устранению недостатков. Этот план – одно из существенных условий договора на восстановление документации, он же помогает заказчику контролировать соблюдение провайдером условий договора.

Какие документы могут быть подготовлены или же исправлены в ходе восстановления КДП, а какие  исправлению не подлежат?
Под термином «восстановление» чаще всего имеют в виду корректировку документации, а не ее повторное создание взамен утраченной. Случаи утраты кадровых документов крайне редки. Если говорить об исправлении документов, то следует пояснить, что практически каждый подготовленный кадровиком документ поступает в бухгалтерию на оплату (приказы) либо сопровождает этот процесс (личные карточки работников, трудовые книжки и т. д.). Поэтому «переиздать» все эти документы нельзя. Восстановление или корректировка такой кадровой документации будет производиться текущей датой, и цель этой работы – устранение допущенных ошибок. Подготовить корректировочную документацию не только можно, но и нужно: своевременное исправление ошибок поможет сэкономить средства работодателя и устранить риски.
Если говорить о документах, которые исправлять никак нельзя, то к ним относятся утвержденные графики работы, приказы об увольнении сотрудников и другие связанные с ними документы, в том числе документация, сопровождающая процедуру сокращения численности/штатов, а также приказы о наложении дисциплинарного взыскания.

Как поступить с исправленными кадровыми документами с реквизитом «подпись работника»?
Приобретая услугу, заказчик подразумевает, что она будет оказана  «под ключ». Возможны, как минимум, два варианта:
1. Провайдер может взять на себя функцию ознакомления работников,  но здесь есть определенные минусы: чем дольше консультант присутствует на проекте, тем дороже услуга и любые HR-решения следует доводить до персонала с учетом корпоративной культуры компании, а консультант не является  частью команды.
2. Консультант готовит отдельный конверт с документами для каждого работника, куда вложена памятка с необходимыми пояснениями. Заказчик самостоятельно организует ознакомление сотрудников с документами. И это оптимальный вариант.

Что входит в зону ответственности провайдера и какие могут быть гарантии качества?
Договор на проведение диагностики КДП регламентирует взаимоотношения провайдера услуг с клиентом. От правильного и четкого составления договора во многом зависят качество проверки.
Экспертиза кадровой документации - это всегда субъективный взгляд конкретного консультанта на процесс делопроизводства. Исходя из собственных знаний и опыта консультант выражает свою точку зрения и приводит логичные обоснования своей позиции, поэтому необходимо подробно прописать, что конкретно будет являться продуктом и показателем качества услуги. Восстановление кадровой документации - это процесс создания документов, большинство из которых будет храниться у заказчика в течение длительного времени, от 5 до 75 лет. Следовательно, приобретая комплексную услугу «аудит + восстановление», заказчик более защищен от ошибок и некачественной работы исполнителя: документы - это не просто экспертное мнение консультанта, а «след» его деятельности, который в дальнейшем поможет вести конструктивный диалог с целью компенсации возможного ущерба.
На наш взгляд, дополнительной гарантией качества и страховкой от возможных проблем может служить имидж компании-исполнителя, срок ее существования на рынке.
 
Светлана Рыбалко, руководитель направления «Кадровое консультирование», Coleman Services, Москва
Журнал «Справочник кадровика», №11, 2012 г.

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться

Работая с сайтом www.coleman.ru, вы принимаете условия использования файлов cookies.