+7 (495) 640-17-55 +7 (495) 640-16-55
Your corporate or personal HR-adviser

Кадровое делопроизводство

Светлана Рыбалко (Руководитель направления "Кадровое консультирование")

Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание кадровому делопроизводству. Часто о кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так важно организовать правильное ведение кадровой документации, в том числе привести кадровое делопроизводство в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Одним из важнейших документов, являющихся основой для оформления многих кадровых, процедур является штатное расписание.

Как показывает опыт компаний, в которых проводились проверки государственных инспекций труда, работодатели продолжают допускать ошибки, за которые приходится расплачиваться.

Основным принципом международного трудового права является недопущение дискриминации в оплате труда. Равная оплата за равный труд – это конкретизация принципа запрещения дискриминации в сфере труда, нашедшая отражение в пункте 3 статьи 37 Конституции РФ, и в статьях 2, 3, 132 Трудового кодекса РФ.
Но на практике этот принцип постоянно нарушается. Так, во многих организациях широко распространены так называемые вилки в окладах, прямо зафиксированные в штатном расписании. Такой способ дискриминации трудовых прав работников не соответствует международному трудовому праву, выработавшему важнейший принцип: за равный труд - равное вознаграждение.

Судебная и инспекционная практика по данному вопросу складывается не в пользу Работодателя. Это объясняется тем, что Штатное расписание – обезличенный документ, и для одной должности разрабатывается одна должностная инструкция, т.е. одинаковые должности имеют одинаковые функции и, следовательно, одинаковые оклады.

В случае возникновения трудовых споров, суды принимают решение возместить «дискриминированным» работникам разницу в окладах с выплатой денежной компенсации, предусмотренной статьей 236 ТК РФ. Подобные решения выносились Московским городским судом, Свердловским районным судом г. Перми и др.
Иногда, в судебном порядке такие споры приводят к привлечению Работодателя к уголовной ответственности за нарушение конституционных прав человека, ст. 136 Уголовного кодекса РФ: «Дискриминация, то есть нарушение прав, свобод и законных интересов человека и гражданина в зависимости от его … имущественного и должностного положения, - наказывается штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо лишением свободы на срок до двух лет».

Штатное расписание – документ, в котором отражается структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание является основой для оформления многих документов при ведении кадрового делопроизводства: определения наименования должностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации, оно удобно для планирования штата сотрудников, фонда заработной платы.

Для оформления штатного расписания следует использовать унифицированную форму Т-3 из альбома унифицированных форм, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1., поскольку, в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, подтверждающие понесенные организацией расходы принимаются к рассмотрению, если они оформлены в соответствии с законодательством РФ. В противном случае инспектирующие органы (такие как инспекция по налогам и сборам, пенсионный фонд РФ) имеют право не принимать к рассмотрению первичную документацию, представленную в иной форме.

Пример заполнения унифицированной формы Т-3

3.JPG
Как видно из приведенного примера, форма Т-3 предусматривает внесение конкретной информации об окладе (тарифной ставке).

Зачастую работодатели допускают грубое нарушение, не устанавливая в штатном расписании конкретный оклад (тарифную ставку), либо указывая так называемую «вилку» окладов: в штатное расписании вместо конкретного оклада вносится интервал: 10 000 – 15 000. Такая практика нарушает требования трудового законодательства (ст. 22 и ст. 132 ТК РФ) и Конституции РФ (ст. 3 и ст. 37), допуская дискриминацию в оплате труда, ведь работодатель обязан обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности.

За такое нарушение инспектирующие органы обяжут работодателя возместить работникам разницу в окладах с уплатой процентов (в соответствии со ст. 236 ТК РФ) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки.

В то же время установление в штатном расписании «вилки» оклада либо разных окладов для работников, занимающих одинаковые должности, но имеющих разный стаж работы или образование это часть мотивационной схемы, которая является объективной необходимостью, ведь заработная плата устанавливается с учетом рыночной цены труда. Поскольку работодатели заинтересованы нанимать на ключевые должности высококвалифицированных специалистов, то они вынуждены ориентироваться, при установлении им оклада, на среднюю, по рынку труда, заработную плату. В связи с этим сохраняются высокие разрывы между минимальными и максимальными тарифными ставками и окладами.

Как же быть работодателю, чтобы сохранить баланс между требованием законодательства и интересами бизнеса при оформлении кадровых документов? Есть несколько вариантов, и мы их рассмотрим.

Первый вариант – разрабатывая штатное расписание разбить, например, в зависимости от опыта работы, должности менеджеров на: старший, ведущий, главный и т.д. В должностных инструкциях, либо, если в вашей компании принято прописывать функциональные обязанности непосредственно в трудовых договорах, также следует отразить различия, добавляя, скажем, старшему менеджеру дополнительные функции, например – предоставление отчетности, ответственность за выполнение группой менеджеров плана продаж и т.д.

Второй вариант - если в вашей компании проводится ежегодная аттестация работников, вы можете разбить должности специалистов на категории, прописав в локальных нормативных актах (например в Положении об аттестации) процедуру аттестации, а в должностных инструкциях обязанности – различающиеся для каждой категории (по стажу работы, образованию и др.). В этом случае в штатном расписании специалистам с различными категориями можно установить различные оклады.

Третий вариант – установление надбавок. В этом случае при равном окладе вы сможете стимулировать работников за дополнительные знания, как например, за знание иностранных языков, наличие профессиональных сертификатов, за дополнительный объем работы, наставничество и др. Установление надбавок также следует «узаконить» в одном из локальных нормативных актов компании (например, в Положении об оплате труда и премировании).

Как видим, при оформлении кадровой документации, совершенно необязательно нарушать требования российского законодательства. Можно использовать предложенные варианты действия, выбрав, какой из вариантов больше подходит именно для вашей компании.

Чтобы оставлять отклики, вам необходимо авторизоваться