Бизнес в кризис: делегировать или оставлять?

Аутсорсинг – это использование ресурсов, знаний и налаженной инфраструктуры внешнего поставщика (провайдера) для организации собственных бизнес-процессов и решения бизнес-задач компании.
 

Основные задачи аутсорсинга:

• Дать возможность конкретным службам компании сконцентрироваться на стратегически важных задачах.
• обойти существующие ограничения (например, размер штатного расписания не позволяет достаточно эффективно вести работу по проекту или направлению).

Как правило, на аутсорсинг отдаются направления, обеспечивающие функционирование основных бизнес-процессов компании по созданию продукта/услуги (сопровождение договоров, организация закупок, обслуживание зданий и оборудования и т. п.). При этом услуга аутсорсинга носит долговременный характер.

В России наиболее популярными функциями, передаваемыми провайдерам, являются административные (аутсорсинг ресепшн, курьеров и mail-room, ведение баз данных, обработка счетов, авансовых отчетов и т. д.) и учетные (аутсорсинг расчета заработной платы, аутсорсинг кадрового делопроизводства, аутсорсинг подбора персонала (RPO) и т. д.).

В пользу эффективности аутсорсинга говорят результаты совместного исследования HeadHunter, UCMS Group и Intercomp, проведенного в конце 2013 г.: 40% компаний в России уже используют или планируют использовать аутсорсинг учетных функций.

Главные преимущества аутсорсинга бизнес-процессов (Business Process Outsourcing):

• Возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, стратегических целях.
• Качество работы. Провайдер – это эксперт в своем деле. Он специализируется на выполнении той или иной функции, аккумулирует зарекомендовавшие себя практики, а также пристально следит за инновациями и изменениями в этой сфере.
• Ответственность за выполнение работ аутсорсинга несет аутсорсинговая компания, и это четко прописывается в договоре. Заказчик отвечает только за предоставление достоверной информации по операциям или действиям сотрудников.

Пример: отдел закупок компании-клиента работает на базе BPM-системы (business process management), вследствие чего обязательная процедура согласования договоров носит сложный характер и отнимает массу времени на согласование с юридическим и финансовым департаментами. Несмотря на четко прописанные сроки согласования договора, сотрудники отдела закупок часто жаловались на их постоянное несоблюдение смежными отделами. Более того, у каждого менеджера по закупкам в работе находится одновременно несколько договоров, и в этой ситуации крайне сложно отслеживать работу коллег (своевременность ответов на запросы, согласование проблемных вопросов). Следовательно, риск несвоевременного продления/подписания договора крайне велик, что может повлечь за собой негативные последствия (например, поставки сырья на производство).

На момент контакта с провайдером клиент определил перечень процессов, которые он хочет передать на аутсорсинг, рассчитал планируемое количество рабочих часов на выполнение поставленных задач и обработку всех имеющихся в отделе закупок документов и тем самым обозначил первоначальный количественный состав проекта.

Провайдер, исходя из полученных данных и планируемых результатов, организовал поиск и подбор сотрудников, которые отвечали требованиям клиента, и обеспечил успешное прохождение обучения работе в BPM-системе, организованного клиентом. Для управления командой был выделен менеджер проекта со стороны провайдера (он же и единое контактное лицо для клиента).
 

В результате аутсорсинговая команда отвечает за согласование всех необходимых документов в программе клиента в срок и в утвержденном порядке, а при возникновении трудностей и проволочек со стороны других департаментов и поставщиков информирует ответственного менеджера отдела закупок клиента.

Более того, с течением времени команда проекта выросла (за счет расширения объема работ), и к ней уже проявляют интерес другие структурные подразделения клиента, которые также готовы передать часть своей работы на аутсорсинг.