Орехова Юлия (руководитель направления «Аутсорсинг бизнес-процессов.Аудит.Консалтинг», Coleman Services)

Период конца марта - начала апреля 2020 года, несомненно, стал для всех напряженным и стрессовым временем, когда потребовалось принимать решения в кратчайшие сроки.

В период пандемии департаменты и подразделения коммерческих организаций, до этого всегда являвшиеся «бэк офисом», внезапно оказались на передовой – это и юристы, и кадровики, и бухгалтеры по расчету заработной платы.

Юристам сразу были адресованы вопросы о статусе организации в соответствии с Указом Президента РФ.

Кадровикам стало необходимо вести учет рабочего времени, руководствуясь новыми реалиями «нерабочих оплачиваемых дней», бухгалтерам – рассчитывать заработную плату с учетом постоянно проходящих изменений.

Что же изменилось в функционале HR- отделов, и чем заняты сотрудники кадровых департаментов?

Конечно же, функционал зависит во многом от действий работодателей: собственников и руководителей организаций.

Однако на первый план для HR-должностей, независимо от любых аспектов, вышел функционал отслеживания изменений законодательства. Ежедневные (а иногда и чаще) изменения указов Правительства, внесение изменений в данные указы, появления понятий, ранее отсутствующих в трудовом законодательстве РФ и ожидание разъяснений Правительства, Минтруда и других инстанций – все это в первые недели занимало более половины рабочего времени каждого сотрудника кадровой службы.

В данной ситуации значительно легче оказалась ситуация для компаний, у которых функции кадрового администрирования и аутсорсинга расчета заработной платы отданы на аутсорсинг. В рамках своей ответственности подрядчики обеспечивали бесперебойность работ и своевременное информирование об изменениях в законодательстве, а также консультировали своих клиентов по самым специфическим кейсам, которые возникали в первые 2-3 недели действия Указа Президента РФ. Практика консультирования клиентов по трудовому праву показывает, что практически каждый вопрос – это индивидуальный кейс компании, который сочетает в себе и изменение статуса компании (например, часть времени - неработающая, часть времени работающая организация в соответствии с Указом Президента РФ), типа рабочего времени (в офисе, дистанционно, неработающая), изменение режима работы сотрудника с офисного на дистанционный и многое другое.

Ряд консалтинговых компаний организовали бесплатные вебинары, тематика которых коснулась как актуальных законодательных вопросов, так и общих тем работы с персоналом. Таким способом компании и HR-менеджеры поддерживают друг друга и делятся экспертизой в это непростое время. Второй блок работы – это собственно подготовка кадровых документов в рамках изменившихся условий: дополнительные соглашения на дистанционную работу, приказы по организации и так далее. Также изменения коснулись и заполнения табелей учета рабочего времени. Параллельно руководителям и сотрудникам HR-отделов было необходимо решить вопросы коммуникаций и подписания документов, с учетом всех изменений и разъяснений административных органов.

Вопросы коммуникаций были связаны не только с обменом кадровыми документами. HR совместно с IT службами принимали активное участие в организации постоянных коммуникаций между сотрудниками внутри отделов в условиях полной или частичной дистанционной работы.

Многие компании, находясь на дистанционной работе, продолжили обучение сотрудников уже в новом формате, используя как корпоративные системы, так и общедоступные, например, Zoom. HR-специалисты активно поддерживают сотрудников в сложившейся непростой ситуации, в первую очередь, информируя их о текущем положении дел и планах компании.

Ряд компаний организовал программы психологической поддержки своих работников. Кроме того, одной из актуальных задач в условиях стресса и дистанционной работы, является мониторинг мотивации и эмоционального состояния сотрудников.

Несмотря на стремительность развития ситуации и отсутствие времени на оценку и принятие решений, компании довольно быстро перестроились на дистанционную работу. Международные и российские компании, по данным опроса Coleman Services, перевели на дистанционную работу 85% штата, причем 72% сотрудников уже имеют подобный опыт и отлично справляются.

После первых стрессовых недель HR-департаменты занялись работой с поставщиками HR услуг.

Ряд компаний, в связи с изменением курса валют и ситуацией с пандемией, получил разрешение сменить глобальных поставщиков услуг на локальных. Это потребовало определённых усилий по поиску новых поставщиков, проведению тендеров на услуги, а также на организацию встреч в формате видеоконференций и звонков.

И, конечно же, от HR-руководителей и менеджеров потребовалась работа по актуализации и приведению в порядок кадровых документов, как самостоятельно, так и с помощью консалтинговых и HR-компаний.

Текущая ситуация, связанная с изменениями, касающимися трудовых отношений, требует внимательной работы с документами и консультаций экспертов-профессионалов. Аудит документов, связанных с особенностями регулирования трудовых отношений в период действия режима повышенной готовности, необходим практически всем организациям.

Наличие норм и понятий, не указанных в Трудовом законодательстве РФ, динамичное изменение документов (Указов Президента РФ и других), ориентация на разъяснения Минтруда и других инстанций, отсроченная реакция недовольных сотрудников и отсутствие судебной практики – все это заставляет кадровиков держать руку на пульсе и быть на связи как со своими юристами по трудовому праву, так и с внешними консультантами.

Также многие организации уже сейчас понимают возможность применения вынужденных мер оптимизации (сокращение штата, изменение условий работы и т.д.) или готовятся к осуществлению данных мер.

Это является одной из причин обращения к услугам аудита кадровых документов, в первую очередь, локальных нормативных актов организации, включая должностные инструкции, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Но не только подготовка к изменениям является причиной проведения аудитов, другая причина – это то, что многие HR специалисты в связи с переходом на дистанционную работу нашли возможность и время спокойно проработать ключевые кадровые документы компании. Тем более, что экспертизу данных документов можно сделать как раз в дистанционном режиме. Практика второй половины апреля 2020 года показала увеличение запросов на аудит локальных нормативных актов на 24%, а на консультации по трудовому законодательству - на 35%.

Подводя итоги, по общению с HR-руководителями и кадровыми менеджерами компаний, можно сказать, что в текущей ситуации департаменты и отделы по работе с персоналом не только продолжают выполнять свою работу, но и максимально быстро адаптировались к изменениям в своем функционале и пользуются возможностями, повышая качество своей работы и уровень профессионализма.