Спасение от бумажной напасти

Светлана Рыбалко

Каждая компания, так или иначе, сталкивается с рисками, связанными с кадровым делопроизводством и постоянно меняющимися правилами ведения кадрового учета. Кто-то нанимает группу специально обученных администраторов, а некоторым компаниям выгоднее раз и навсегда избавиться от бумажной волокиты, передав делопроизводство на аутсорсинг. В любом случае это важное и недешевое решение об аутсорсинге документооборота требует тщательного размышления со стороны HR-служб.

Гром среди ясного неба
Любая компания, независимо от направления деятельности и численности персонала, выполняя требования трудового законодательства организует ведение кадрового учета. Этот процесс, казалось бы, четко регламентированный Трудовым кодексом, ставит перед работодателем и HR специалистами множество вопросов. С чего начать? Какие документы при оформлении трудовых отношений являются обязательными, а какие «факультативными»? Какие риски возникнут при отсутствии надлежащей документации?
Вспомните свои ощущения, когда как гром среди ясного неба раздается звонок из Пенсионного или Фонда социального страхования с известием о грядущей проверке. Приходится бросать все и в срочном порядке, утопая в море макулатуры, наводить безукоризненный порядок.
Между тем, у вас как у HR-специалиста достаточно других стратегически важных задач - подбор и расстановка персонала, ежегодная аттестация, анализ рынка, мотивация сотрудников и многое другое.

Победа здравого смысла
Сегодня многие кадровые компании предлагают услуги по ведению кадрового делопроизводства. Давайте разберемся: что более выгодно для вашей компании -сэкономить бюджет, но иметь возможные проблемы в перспективе, ожидая проверки надзорных органов? Нанять группу сотрудников с юридическим бэкграундом, в круг задач которых будет входить отслеживание и внедрение законодательных новаций? Или все-таки, руководствуясь здравым смыслом, сконцентрироваться на первоочередных задачах вашего бизнеса и пригласить провайдера на внедрение актуальной и бесперебойной системы кадрового делопроизводства? В последнем случае, вам, конечно, придется заложить круглую сумму в бюджет. Это существенное обстоятельство, но, как мне кажется, если размышлять логически, - затраты с лихвой окупаются.
В таблице приведены плюсы и минусы четырех типичных способов организации кадрового делопроизводства в небольшой компании.

Провайдер отвечает за все
Приведу несколько фактов в пользу решения о передаче функции кадрового делопроизводства провайдеру.

• Если ситуация требует нестандартного подхода и быстрого решения, провайдер использует имеющийся опыт. Тогда как вам придется потратить время на изучение законодательства и консультации с корпоративными юристами.
• Провайдер оказывает услугу непрерывно: никогда не болеет, не уходит в отпуск и никогда не увольняется и не подвержен профессиональным «кризисам».
• Провайдер отслеживает изменения в законодательстве и всегда своевременно проинформирует вас о них
• Вы действительно экономите свое время и средства (подумайте о налогах, социальном пакете и других элементах мотивации специалистов).

Как это работает
Анализ & Переговоры. Когда клиент обращается в Coleman Services, мы проводим экспертизу текущего состояния кадровой документации клиента. По ее итогам мы представляем подробный отчет с описанием рисков и даем рекомендации по устранению недостатков. На этом этапе Coleman Services может определить условия Договора о сотрудничестве и его цену с учетом объема работы и особенностей вашей компании.
Если проведенная нами экспертиза выявляет большое количество недостатков и рисков, мы можем принять совместное решение об устранении недостатков и приведении кадровой документации в соответствие с требованиями ТК РФ.
Оформление & Передача дел. Далее заказчик и провайдер улаживают юридические вопросы по передаче документации и решают вопросы по подключению к информационной базе, определить этапы и сроки. Следующий шаг - прием-передача документов и начало совместной работы.
Регулярная работа. С этого момента регулярно (один раз в оговоренный период) первичная документация компании через курьера поступает в Coleman Services. Срочные задания и запросы отправляются по электронной почте. Специалист готовит кадровые документы, вносит информацию в базу данных, передает документы в бухгалтерию для расчета заработной платы, формирует папки и личные дела работников, заполняет трудовые книжки.
Часть этой работы (подготовка документации, ее регистрация, ведение базы данных, заполнение больничных листов, подготовка табеля и т.д.) выполняется удаленно (в нашем офисе). Остальная работа (подписание документов у руководителя и ознакомление с ними работников, расшивка документации по делам, заполнение карточек Т-2, трудовых книжек и т.д.) проводится специалистом Coleman Services в офисе клиента.

Накопление опыта
Работу специалиста, ведущего дела клиента, контролирует менеджер Coleman Services, ответственный за проект. Этот менеджер проводит регулярный аудит кадровой документации, если требуется, осуществляет оперативную замену специалиста и владеет абсолютно всей информацией по проекту.
Несмотря на то, что схема работы по ведению кадрового администрирования у различных клиентов требует унифицированного подхода, на самом деле, каждый новый проект требует от нас нестандартного подхода. Каждый клиент пополняет копилку наших знаний новым опытом. На стадии подготовки договора о сотрудничестве мы стараемся учесть все пожелания клиента с тем, чтобы переход на схему аутсорсинга был «безболезненным» для клиента.
Одно правило действует в нашей работе неизменно – мы ведем кадровую документацию таким образом, чтобы как клиенту, так и возможному нашему преемнику кадровый учет был понятен с первого дня работы.
В заключение хотелось бы сохранить объективность. Я не говорю, что выведение на аутсорсинг кадрового делопроизводства — это панацея, которая в момент избавит вас от проблем с документооборотом. Чудес не будет. Процесс перехода на новую правильную схему потребует как финансовых вложений так и затрат вашего времени — во всяком случае, на начальном этапе взаимодействия.
Безусловно, от ошибок не застрахован никто, в том числе профессиональный аутсорсер, только в том случае, когда ошибку совершаете вы, вам приходится нести за нее ответственность: как перед вашими работниками, так и перед инспектирующими органами. За ошибки провайдера ответит он сам, он же и потратит время на исправление ошибок и ситуации.
Но на самом деле, важно понимать, что снимая с повестки дня клиента существенную часть работы, мы делаем жизнь HR-подразделения чуть более спокойной. А, как следствие, у клиента появляется возможность сконцентрироваться на решении стратегических кадровых задач.

Материал подготовила Светлана Рыбалко
Руководитель направления «Кадровое консультирование», компании Coleman Services

"Элитный персонал" №3, 2011 г.